С какими факапами сталкиваются руководители команд на удаленке?
Привет! Это Коченевский Антон, CEO teamcheck.online (сервис синхронизации удаленных команд).
События последних 3 лет, уже окончательно сделали удаленку нормой.
А успели к этой смене парадигмы адаптироваться руководители? Их подходы к менеджменту и управлению? На какие подводные камни можно натолкнуться? Пока специальности в ВУЗах «Удаленный менеджмент» еще не создали (сарказм), мы здесь, чтобы хоть немного изучить этот вопрос и найти рабочие практики.
Мы поговорили с компаниями из разных сфер - надеемся их опыт будет полезным для тех, кто работает на удаленке.
Период работы на удаленке:
с 2022
Kто работает на удаленке?
В команде на удаленке два аккаунт-менеджера, три таргетолога и тимлид.
Kак организована работа?
Работа команды организована в Trello и чатах, для личных задач используются Apple заметки. Никита:
Традиции — делить все задачи на день на те, что связаны с агентством, задачи по моим сайд-проектам и личные.
Время от времени, когда есть несколько жестких по времени звонков и встреч добавляю группу задач «TIME», там название всех задач начинается со времени и построено в соответствующем порядке. Рутина — каждый день делать пул одинаковых задач до начала рабочего дня, в результате к началу рабочего дня есть выстроенный список актуальных задач. Несколько раз пытался пользоваться календарями, но не прижилось, если нужно запланировать задачу наперед, то создаю карточку с названием даты просто в заметках.»
Егор: «Способ организации работы очень похож, тоже заметки (но по-другому, у меня все в одной большой заметке, с которой я работаю каждый день), тоже календарь не прижился (думаю потому, что созвонов мало и вряд ли будет когда-то много, это слишком дорогой способ коммуникации, только если ты не трушный СЕО, где у тебя 90% работы это разговоры с людьми).»
Какие правила работы на удаленке?
В STEREO правило одно — все задачи должны быть поставлены в Trello с дедлайном, а потом об этом нужно написать в рабочий чат и тэгнуть нужного человека. В Trello доски разделены не по проектам, а по сотрудникам.
В маркетинге нет серьезных регламентов, просто есть еженедельные встречи и подготовка статистики и новостей, ежедневная отчетность без коммуникации (но это уже не про удаленку, это в целом про управление).
Когда кто-то в команде дает маху, как вы его поддерживаете?
Если человек невероятно тупит, то ничего не поможет, надо как можно раньше это увидеть. Если просто кто-то косякнул, то отношение «всякое бывает». Даже у стажеров есть старший ответственный, кто будет виноват за косяки и в таких случаях просто обсуждается, как будем решать. Стараемся делить финансовые последствия от косяка, если они есть.
Как можно улучшить удаленную работу?
На удаленке сильно возрастает важность самых базовых скиллов: дисциплины и коммуникации. Было бы классно иметь какой-то способ это проверять быстро (если говорим про найм), чтобы отсекать тех, кто, может, и хардами обладает, но по базе проседает и работать не сможет.
В бизнес-процессе «поговорить с коллегой» сильно больше трудозатрат на удаленке. В офисе ты видишь человека, можешь подойти в правильный момент и без прелюдий начать обсуждать вопрос. На удаленке тебе надо написать ему, дождаться, согласовать время, на все это тратится большое количество времени.
Период работы на удаленке:
5 лет
Кто работает на удаленке?
В моей команде все удаленщики, живущие в разных уголках мира: Индонезия, Грузия и Россия.
Как организована работа?
Мой главный ритуал - это заварить кофе, открыть Teamcheck и размеренно составить план на день. На протяжении дня он помогает мне систематизировать себя и измерять количество времени, которое я трачу на задачи. Если кто-то спрашивает меня о сроках - я всегда знаю, сколько времени мне на самом деле будет нужно.
Какие правила работы на удаленке?
У нас все устроено по Agile-культуре.
Утренние дейли, чтобы быть в фокусе и соблюдать прозрачность. Проводим пятничные ретро, чтобы снимать стресс и быть ближе к друг другу на удаленке.
Главное отличие от других мест работы - это отсутствие микроконтроля. Все ответственные люди, которым не нужно писать ежедневные отчеты о работе. Каждый человек в команде - это эксперт, которого не нужно пинать для выполнения задач. Это очень важно. Когда на тебя не давят и не навязывают свое видение, а всецело доверяют тебе.
Когда кто-то в команде дает маху, как вы его поддерживаете?
Кидаем человеку мемасы поддержки в чате, предлагаем забавные задачи в Teamcheck. Например, на прошлом месте работы человек стабильно не приходил на ретро. Мы договаривались всей командой предложить ему много задач «Не забыть про ретро». И он наконец-то пришел 😌
Как можно улучшить удаленную работу?
Может добавила бы психологическую поддержку на удаленке, чтобы всегда в компании был человек, который может профессионально поддержать.
Период работы на удаленке:
c 2020
Кто работает на удаленке?
10 человек, которые работают над созданием контента
Как организована работа?
С вечера либо с утра планирую задачи, мне важен личный утренний ритуал начала дня для эффективной работы, день планирую в Google календаре, вношу личные дела, под них подстраиваю рабочий день, я за work life balance.
Какие правила работы на удаленке?
Главное - эффективная коммуникация, обсуждаем рабочие процессы, возникающие проблемы, эмоциональное состояние. Заранее уведомляю команду о созвонах, особенностях конкретных задач, важно акцентировать внимание на тех поинтах, которые обязательно должны быть в течение дня. Отслеживать эффективность мне довольно просто - это связано с конкретными цифрами за день и четкими задачи, процесс устроен прозрачно.
Для новых сотрудников на удаленке я проводила индивидуальный созвон и выдавала гайд - нахожу такой подход максимально эффективным для онбординга новых сотрудников.
Когда кто-то в команде дает маху, как вы его поддерживаете?
Допущение ошибок неизбежная часть процесса, никто от этого не застрахован. Важно относиться к этому с вниманием и поддержкой, потому что это определенные точки роста для сотрудника, я всегда даю обратную связь, объясняю, что можно было сделать иначе, поддержка сотрудника способствует тому, что мотивация работать не пропадает.
Как можно улучшить удаленную работу?
Очень важно сохранять фокус на командной связи, я бы добавила встречи онлайн и офлайн по ситуации, чем больше команда связана эмоционально, тем больше вероятность взаимовыручки в рабочем процессе.
Работа дистанционно - это определенный скилл, который нужно формировать, я считаю, что должен быть специалист в этом направлении, который помогал бы сформировать такой скилл, как Scrum Master, только по удаленке.
Период работы на удаленке:
c 2018
Кто работает на удаленке?
В моей мини-команде тимлид, разработчики и аналитик.
Как организована работа?
Я использую приложение ТикТик - это спасение. Очень удобно заносить задачи 1 кликом.
Какие правила работы на удаленке?
Стендап-митинг ежедневно на 15 минут в 1 время. Четкий регламент когда каждый по очереди рассказывает о своей части.
Jira, Confluence, MIRO - все по классике. Для немодерируемых UX-тестов мы используем Maze.
А также для ретроспетивы мы используем Parabol. И не только их, кстати, еще груминги (чистку задач и обсуждение разработки).
Период работы на удаленке:
c 2018
Кто работает на удаленке?
Директор агентства, руководители отделов, маркетологи, дизайнеры, разработчики.
Как организована работа?
Часть команды у меня на удаленной работе еще с 2018. Мой софт для этого за все время был таким (именно для digital-агентства): Trello, календарь, Teamсheck, Notion.
Но с 2020 года ушел от своего любимого Trello к связке Notion + TeamCheck.
Notion у нас для стратегического планирования и всего всего (база знаний, чек-листы, управление командой, менеджмент и прочее). Вот так выглядит базовый дашборд - пункт управления.
Какие правила работы на удаленке?
Teamсheck же у нас для оперативного планирования. Самый главный плюс - видеть статусы команды и кто что делает. Также мы используем эту систему для расчета зарплаты.
Задачи ставятся и самому себе и другу другу. У нас уже привычка, все что обсуждаем сразу заносится в Teamсheck. Работаем агентством в сервисе 3-ий год.
Очень важная штука - отслеживание эмоционального состояния и итоги дня
Вот здесь на скрине у меня 4-ки и нет итога, но ребята часто пишут и часто прям искренне ставят 1 и 2. Я на это обращаю внимание и всегда выясняю, что случилось, пытаюсь помочь и поддержать. Часто это внимание помогало избегать повторения проблем.
Какие правила работы на удаленке?
Мне бы хотелось рассказать именно про анти-кейс удаленки. Главное «проклятие» удаленки, это для меня «потеряшки». Стажеры или новые сотрудники, которые через пару дней после начала работы буквально пропадают. Без объяснений и причин. Причем были даже такие, которые недели 3 классно работали и общались, а после «пиши-пропало». И вот ты сидишь, смотришь в статус в ТГ «была недавно» и грустишь, пытаясь копаться в себе в поиске причин почему так вышло.
Когда кто-то в команде дает маху, как вы его поддерживаете?
Как уже выше сказали ребята из STEREO важно отделять системные ошибки от эпизодов. Я придерживаюсь такой же тактики.
Как можно улучшить удаленную работу?
На удаленке супер-важно, как руководителю, адаптироваться под тип общения.
Кто-то любит переписку, кто-то голосовые, кто-то зумы. Я думаю, мы как руководители, должны быть «всеядными» и идти навстречу каждому из команды.
И уж лучше мы пойдем здесь навстречу, но потратим больше времени на обсуждение, чем будем заставлять общаться сотрудника тем способом, который у него вызывает негатив.
PS допускаю, что это правило актуально только для творческих команд, где высокая конкуренция за кадры.
Удаленное руководство - это не только адаптация к технологиям и расстояниям, но и оттачивание человеческого фактора командной работы в этих условиях.
При правильном подходе, инструментах и мышлении мы можем не только эффективно руководить в условиях удаленной работы, но и создавать среду, в которой все - от человека до команды - могут по-настоящему процветать.
Развивайте свои навыки удаленной работы и достигайте новых высот!