Новая эпоха в организации деловых поездок. Гайд по выбору сервиса
2020 год стал годом отмен. Закрытые границы и ограничения в перемещениях, мягко говоря, не принесли пользы компаниям, а тревел-координаторам и руководителям организаций пришлось столкнуться с рядом сложностей в командировочных процессах. В связи с тем, что кризис COVID-19 сократил международную и внутреннюю мобильность, выбор компании по управлению поездками стал, как никогда, важным.
Кроме кризисных условий, есть немало причин, по которым компания может искать нового TMC (Travel Management Company).
Основные из них:
Ваш текущий тревел-организатор не соответствует вашим потребностям или не имеет достаточных технологий и процессов
Вы приближаетесь к завершению текущего контракта с TMC и уверены, что не получаете необходимый уровень сервиса
- Компания расширяется, требуя большего внимания и эффективных средств в области организации командировок
С чего начать?
Определите ваши потребности. Акцентируйте внимание на таких ключевых моментах, как - общее количество командировок в определенный период (месяц, год), срок оформления одной поездки с учетом бронирования билетов, мест проживания и составления четкого маршрута. Не стоит забывать и про финансовую сторону вопроса - рассчитайте объем затрат.
После того, как вы составили свои исчерпывающий запрос, самое время сравнить его с предложением компании по организации деловых поездок, чтобы понять насколько эффективно она поможет решить ваши задачи.
Есть 3 важных вопроса, которые стоит задать потенциальному поставщику услуг:
1. Снизятся ли дорожные расходы?
Подрядчик должен снизить общие затраты, связанные с командировками, без ущерба для качества. Изучите предложение, обратив внимание на количество и уровень партнеров данного сервиса - авиакомпании и ЖД- перевозчики, отели и иные варианты размещения.
2. Как будет выглядеть техническое обслуживание?
Сейчас, как никогда, важна заботливая круглосуточная служба поддержки клиентов, которая решит ваши экстренные вопросы с поездками. Обратите внимание на первый контакт, а также на каналы взаимодействия - звонки, онлайн-чат, деловая переписка (электронная почта).
3. Каковы возможности сервиса?
Чтобы эффективно контролировать деловые поездки, необходим полный набор функции. Изучите спектр возможностей, удобство интерфейса, глубину работы с аналитикой и отчетностью. Безусловно, оформление билетов и бронирований - одна из базовых задач, но, крайне важным аспектом является способность сервиса облегчить работу финансового блока вашей компании. Поэтому, особое внимание уделите возможности интеграции с учетными системами (бухгалтерия, кадры).
Заключение
Современные технологии развиваются и внедряются повсеместно. Деловой туризм не стал исключением, получив эффективные технологичные решения, способствующие сокращению расходов и времени при организации командировок, что, определенно, стало серьезным подспорьем для среднего и крупного бизнеса. Главное, выбрать универсального и надежного партнера, который сможет дать вашей компании необходимую поддержку и сервис в управлении корпоративными поездками.