Создаём Телеграм-бота для бронирования помещений и запросов на смарт-офисы в коворкинге

Это первая такая задача у нашего коворкинга. Бот получился не самый сложный, но и не совсем простой. Повествование может быть полезным любому бизнесу, задумывающемуся об автоматизации и улучшении процессов коммуникации с клиентами. Много подробностей.

В начале лета, когда стартанул наш марафон продаж новых смарт-офисов коворкинга в Москве на Павелецкой, мы всё чаще стали обсуждать "поход" в Телеграм.

Объективная причина обратить пристальное внимание на этот мессенджер?

Изначально чёткой задачи не ставилось, размышления были на уровне "Надо срочно заходить в Телеграм" без конкретики и плана. О том, как происходил процесс создания специального бота аренды помещений в коворкинге мы расскажем в этой статье.

Наш бот должен делать бронирование переговорных комнат, конференц-зала и отправлять запрос на подбор смарт-офиса. Всё перечисленное заканчивается отправлением информации определенному аккаунту Телеграм, в зависимости от города и пространства.

Без подключения администратора пока работать не планировали и вот почему. Рабочее пространство коворкингов BLOKS в большей степени ориентировано на аренду юридическими лицами, наш основной продукт - смарт-офисы. Личная консультация очень важна при закрытии подобных сделок. Из бота администратору должен приходить запрос на подбор рабочего пространства для группы лиц.

Площадкам для деловых мероприятий, по нашему опыту, онлайн оплата (например) не подходит из-за календаря бронирований - хороший календарь для краткосрочного бронирования помещений это одна из важных задач технологического улучшения сети коворкингов BLOKS. Вторым препятствием стала оплата бронирований по счету, на этот метод оплаты приходится до 50% от всех платежей. До сих пор есть любители наличной оплаты, но их совсем мало.

Схема для ТЗ нарисовалась такая:

Схема бота Телеграм коворкинга BLOKS 1.0

Эту схему сделали только после того, как начали решать вопрос реализации проекта, искать создателя бота. Таков был один из первых запросов разработчика.

В штате нашей компании есть IT-поддержка (мы тянем терабитные каналы некоторым клиентам смарт-офисов и предлагаем аренду серверов), но это не программирование. Наш айтишник может наладить вход по Face-ID, однако можно ли ему ставить задачу на создание бота? Нет. И даже отдел маркетинга, который за 1 день может сверстать на конструкторе сайтов вполне приличный лэндинг, не сможет создать корректного Телдеграм-бота самостоятельно.

Тогда, может обратиться к разнообразным конструкторам Телеграм-ботов, которые легко находятся в том же гугле? Проверив все возможности конструкторов ботов, мы сделали однозначный вывод о необходимости обращаться с этой задачей к подрядчику. Пока ещё конструкторы не могут обеспечить необходимый нам функционал.

Значит ищем подрядчика. Тогда выбор встаёт между фрилансом и компанией.

Если обращаться к списку компаний с первой страницы поиска того же гугла, то стоимость работы может ввести в уныние и отбить желание заказывать что-либо. Стартовый ценник в 200 000 рублей на наш взгляд не самый подходящий для тех задач, которые нам виделись в достаточно простой схеме бота.

Если сотрудники этой компании узнали скриншот со своего сайта, не обижайтесь, просто этот ценник совсем не для нас

И ещё несколько компаний для заказчиков со схожим минимальным бюджетом были сразу вычеркнуты из списка к сотрудничеству.

Значит попробуем искать частного подрядчика. На одной из площадок по поиску фрилансера делаем заказ с тестовым бюджетом.

На одной из площадок - к чему эта неточность? Не рекламы ради, а информативности статьи для... Может быть у кого-то есть свои предпочтения, но мы нашли исполнителя на Профи.

Техзадания и схемы тогда действительно небыло

Ждём откликов и предложений. Целых 5 минут ждём, пока нам не отключают получение откликов из-за их большого количества. При этом, было несколько предложений выполнить работу за 4000 рублей.

Как сделали мы. Пообщались с разработчиками, потом продумали механику и отрисовали схему бота.

Как делать правильно. Описать все процессы заранее до мелочей и нарисовать их.

Сейчас бот запущен и анонсирован на корпоративных площадках. Он работает.

Бот для бронирования и аренды коворкинга BLOKS

Промежуточная стоимость для нашего проекта стала 5870 рублей на момент написания этой статьи. В процессе работы появились ещё несколько доработок и подводных камней, которые были не предусмотрены в нашей схеме.

Исполнителя работ выбирали по отзывам, манере общения (какие вопросы задаёт? открыт ли к консультации? и т.п.) и рейтингу. Например, в переписке с нашим фрилансером появилась регулярная затрата на содержание бота - те самые 370 рублей в месяц на аренду облачного сервера, из-за которых стоимость стала не "круглой".

Элемент общения, на который мы обращали внимание. Вместо типичного вопроса "А есть схема?"

Тех исполнителей, кто пользуется конструкторами ботов отсекли сразу.

Выбрав подрядчика, мы перевели общение в Телеграм. Что вполне логично. Договорились о стоимости в 5000 рублей и 1 сутки на исполнение. Предоплата 20%. В тот же день арендовали облачный сервер на рег.ру (опять же, выбор за вами). Работа началась с нашего первого небольшого, но самого глобального изменения в схеме.

Схема бота Телеграм коворкинга BLOKS 2.0. Немного упростили задачу

Механика с появлением смарт-офисов в зависимости от числа сотрудников на размещение имеет несколько проблем:

Проблема технической поддержки. Необходимо регулярно обновлять данные о свободных помещениях, т.е. оперативно привлекать разработчикам бота для внесения изменений.
Проблема визуализации. У нас на одном этаже коворкинга на Павелецкой 10 смарт-офисов для аренды, а их только в этом здании два этажа. Бросать пользователю бота выбор из кучи сообщений в чат показался не лучшим вариантом.
Проблема исключения консультации. Этот вопрос выше уже поднимался, для него есть более конкретное пояснение - что делать, если есть свободные 3 офиса на 4-х сотрудников каждый, а в компании пользователя бота работает 12 человек? Предлагать ему весь список свободны офисов с подробным описанием и фото кучей сообщений, как мы указали в пункте 2, не вариант. Не предлагать ему вариант разделить компанию на 3 помещения в рамках одной площадки тоже нельзя.

Если у кого-то из читателей появились идеи как это можно нормально реализовать, будем рады увидеть их в комментариях.

Мы оставили призыв на подбор помещения под задачи компании при обращении к нам по вопросу смарт-офисов в коворкинге.

В процессе описания пошаговой работы бота появились наши дополнительные "хотелки" вроде кнопок возврата, кнопок "Забронировать" под сообщением с описанием зала и переговорок и получение @name пользователя в информации о заказе. Это увеличило бюджет всего на 500 рублей.

В процессе создавались новые и дописывались имеющиеся тексты промежуточных сообщений. Их тоже надо делать заранее!

Сначала исполнителем был создан тестовый бот для проверки функционала и описания. Следующий шаг - создание бота через BotFather, на которого потом "ляжет" код нашего бота. Там для нас оказалось интуитивно всё понятно.

Откуда брать пользователей бота мы задумывались ещё до его создания. Для первой итерации тестирования мы решили использовать наш сайт и рекламную подписку на картах. Было опасение, что если в рекламных материалах на Яндекс.Бизнес в качестве ссылки на кнопку "Написать в Telegram" поставить ссылку на бота, то такое исправление не пройдёт модерацию. Опасение не оправдалось. Да и как тут следовать точному совпадению значений кнопок в этом сервисе, если большая красивая кнопка "Позвонить", появляющаяся на Яндекс.Картах у платных аккаунтов сервиса, делает всё что угодно, только не звонит. Хотелось бы узнать у Яндекс.Бизнес когда это будет исправлено.

На старте такие методы как покупка постов в тематических каналах применяться не будет. Ads Telegram пока тоже не трогаем. Тем более, что на VC мы узнали про порог вхождения с какими-то совершнно фантастическими бюджетами.

Мы бота за 5К сделали вместо 200К, а уж про 2 млн. евро что говорить

Статистика и отчетность. Поступление распределенных по аккаунтам городов броней и обращений это хорошо, но как понять, что у бота есть пользователи вообще и сколько из них отправили сообщение о брони или запрос на смарт-офис?

Исполнителем было предложено 2 варианта решения:

Команда, которая покажет сообщение со сводной статистикой в самом боте.
Сводная таблица эксель с данными: user_id; first_name; username; дата подачи заявки; город; что интересовало; информация пользователя, которую он заполнял

Мы выбрали оба варианта и сейчас находимся в процессе доработок. Стоимость реализации этой задачи будет 2300 рублей. Так что промежуточная стоимость создания бота для бронирования и аренды коворкинга BLOKS на данный момент составит 8100 рублей.

Но это похоже ещё не конец истории.

Спасибо за внимание и вот вам красивые фотографии нашей площадки: