В начале этого года к нам обратилась руководитель юридической службы МХТ им. Чехова. Мы обсудили проблемы с подготовкой документов в её подразделении и оказалось, что «Комбинатор» вполне может их решить.
Задача
Проблемы заказчика вполне типичные для наших клиентов — из-за использования в качестве шаблона обычного вордовского документа, бумаги готовятся долго и в них часто просачиваются досадные ошибки, которые потенциально могут создать множество неприятностей организации.
Руководитель была вынуждена лично проверять каждый документ, составленный линейным юристом. При потоке в несколько тысяч документов ежегодно это изматывающий труд, и ошибки всё равно просачивались в конечный вариант даже после всех перепроверок.
Особенно остро стоял вопрос с гражданско-правовыми договорами, которые театр заключает с актёрами. Сложность здесь в том, что актёры имеют разные правовые статусы: физлица, ИП, самозанятые, несовершеннолетние. К тому же в договоре нужно прописать, на каких сценах он будет выступать, и ещё ряд нюансов. В результате один договор может очень сильно отличаться от другого.
Также много трудностей вызывали многочисленные договоры поставок товаров.
Задачей внедрения было упростить для сотрудников составление документов, сократить время, которое они тратят на эту часть своей работы, и минимизировать ошибки в финальных версиях.
Решение
Функционал редактора шаблонов системы «Комбинатор» позволил нам свести все договоры с актёрами и договоры поставок товаров всего к двум умным шаблонам.
Мы составили их так, чтобы все факторы, от которых зависит содержание документа, можно было выбрать из списка. Юрист, составляющий документ, просто кликает мышкой по нужным пунктам. Ручной ввод данных с клавиатуры сведен к минимуму.
Система автоматически подставляет данные в документ в нужные места, в заданном в шаблоне формате, учитывая род, падеж и т. д.
Отзыв заказчика
Разработчики системы "Комбинатор Про" очень внимательно отнеслись к нашей проблеме и предложили оптимальное и эффективное решение. Обучиться пользоваться программой оказалось несложно, и мы смогли внедрить и начать полноценно ей пользоваться в течение пары недель. В результате удалось практически исключить ошибки и опечатки в документах, а время, которое тратится на формирование документации, сократилось в два раза.