Цифровизировать нельзя ждать: почему кадровые документы нужно переводить в электронный вид уже сегодня?
Эта мода на цифру сама пройдет.
Пока переход на кадровый электронный документооборот не обязателен, и неизвестно, станет ли таким.
Это основные аргументы сотрудников КДП, которые не торопятся цифровизовать кадровые документы в компании. Но если присмотреться чуть более пристально, можно увидеть явный тренд на обязательную цифровизацию.
Рассказываем, как КЭДО из амбициозного проекта активно трансформируется в обязательную меру.
Яркий пример с электронной подписью
В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ, давший компаниям право подписывать документы в электронном виде. А спустя 6 лет 97% компаний вынуждены были в срочном порядке перестраивать свои бизнес-процессы. Что случилось? Вышел новый закон, который обязал предприятия-налогоплательщики со штатом более 100 человек представлять отчётность только в электронном виде.
Без экстренных мер обошлись лишь 3% компаний, которые успели перевести соответствующие бизнес-процессы в цифру.
Как Минтруд уже цифровизирует кадровые процессы
Эксперимент по переводу кадровых документов в цифру был регламентирован приказом Минтруда России № 194 от 26.03.2018. Однако быстро выяснилось, что для массового перехода на КЭДО следовало обеспечить дублирование информации о занятости работника в государственной информационной системе.
И такая система не заставила себя ждать. Уже в 2019 появились первые электронные книжки. Что интересно, — работник должен был подписание о переводе книжки в цифровой вид, но вот обратной силы постановление не имело. Отказаться от электронной трудовой, единожды перейдя на нее, нельзя.
А в 2020 году появился Федеральный закон № 377-ФЗ, который зафиксировал право за компаниями вести кадровый электронный документооборот. Исключение составили только три формата документов:
- акты о несчастных случаях;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
В 2022 тем, кто впервые устраивается на работу выбирать не приходится. Новые сотрудники автоматически подключаются к КЭДО, если его уже используют в компании. С трудовыми книжками аналогично: если нет стажа, то работнику заводят только электронную трудовую книжку.
«Цифра» будет обязательной — в этом нет сомнений
Темпы перевода документов в электронный вид и настойчивость законодателя дают однозначный ответ: электронному документообороту в России быть. Единственный вопрос, который всё ещё остаётся открытым, — как долго нам ждать повсеместного внедрения кадрового ЭДО
Цифровизировать кадры в числе первых стали крупные компании. И на сегодня тенденция сохраняется. Причин для перехода крупных компаний на пока необязательный КЭДО несколько:
- Большое количество сотрудников — это серьёзные затраты на оформление документов, которые сокращаются при переходе в цифровой вариант.
- Отлаженные процессы в крупных компаниях позволяют проще переложить их на электронный лад.
- Чем больше организация, тем больше времени требуется на внедрение нововведений.
По данным СберКорус внедрение электронного кадрового документооборота в компании от 1000 человек занимает от 3 до 6 месяцев. И сейчас — лучшее время подготовить кадровые процессы к цифровизации, пока за ошибки и неточности нет штрафов
Внедрение КЭДО не просто не повлечет за собой лишние расходы в компании. Напротив, перевод в цифру кадровых документов поможет сэкономить. Ниже представлен пример расчета экономии:
Что компания получает помимо экономии
- КЭДО исключает ошибки в документах и возможность утери.
- Согласовать и подписать цифровые документы можно за несколько минут, не отходя от рабочего места. В крупных компаниях согласование и подписание одного бумажного документа может занять несколько дней. И это только для офисных сотрудников — тем, кто трудится на удаленке, придется нарушать свой привычный график и ехать в офис.
- КЭДО помогает наладить бизнес-процессы управления документами сотрудников: можно просматривать статусы документов и сроки их подписания, управлять напоминаниями для сотрудников через e-mail.
Выводы
- Если вы сомневаетесь насчет обязательного введения электронного кадрового документооборота — не сомневайтесь. Обязательному КЭДО — быть. Вопрос только в сроках.
- Сегодня — лучшее время, чтобы начать готовится к обязательной цифровизации КДП. Во-первых, есть опыт компаний, перешедших на КЭДО, и его легко перенять. Во-вторых, у вас будет время для проб и ошибок, которые неизбежны в налаживании и перестройке бизнес-процессов.
- Не стоит воспринимать КЭДО как попытку бюрократизировать кадровые процессы — у цифровизации документов ряд преимуществ, среди которых снижение расходов на бумагу и курьерские службы, уменьшение ошибок в документов и риска утери бумажных образцов.
Новости и инсайды о цифровизации бизнеса в России ежедневно читайте в Telegram-канале СберКорус.
супер спасибо