Как мы перевели весь учет расходов компании в Битрикс24

Сколько денег на какую сделку/компанию/сотрудника ушло? Фиксируем сразу в Битрикс24

О важности управленческих и финансовых отчетов вам расскажет любой адекватный собственник.

Самый базовый отчет, который дает реальную картину положения дел в компании, это ДДС (движение денежных средств или cash flow). Название говорит само за себя: ДДС учитывает все действия с деньгами, будь то приход оплаты от клиента или оплаты доставки воды в офис. Немного теории:

Рост популярности Битрикс24 и других систем показывает, что в СНГ компании уже неплохо научились считать доходы. Но если занесением данных в CRM как правило занимаются менеджеры по продажам, то кто будет считать расходы и где?

Плюсы: хоть какой-то учет

Минусы: это просто список и бессвязный набор данных, по которым почти невозможно построить точный отчет

Этот подход можно сравнить с записями от руки в блокноте: они как бы есть и сохранены, но соотнести их потом с чем-то и проанализировать будет крайне сложно. Например, если просто добавить в сделки в Битрикс24 поле «Расход», но не учитывать, кому, когда, на каком основании и с какого юрлица было оплачено, полноценный отчет не построить. Он требует большего количества данных.

Плюсы: данные уже можно как-то систематизировать

Минусы: нужно поддерживать дополнительную систему, поддерживать интеграцию, приходится работать в нескольких окнах, если захотите собрать единый отчет — использовать технически разные способы получения, хранения и обработки данных из каждого источника

Многие предприниматели начинают именно с Google Таблицы, тем более, для отчетов сейчас можно найти много шаблонов. Но это работает только в начале: с ростом компании неизбежно начнется хаос в заполнении данных, всплывают вопросы безопасности.

Сами мы раньше считали расходы в 1С:УНФ, а доходы — в CRM Битрикс24, но в какой-то момент столкнулись со всеми проблемами использования сторонней системы. А так как мы профессионально занимаемся интеграцией Битрикс24, то решили разработать для себя любимых удобное решение внутри системы.

1. привязать факт расхода к конкретному объекту, генерирующему доход, в CRM (компания, сделка, товар и тд) — то есть можно посчитать себестоимость и прибыль любого проекта

2. привязать расход к нескольким объектам (например, оплата исполнителю будет расходом по сделке в пользу сотрудника)
3. учитывать любые параметры расходов: планируемая и фактическая дата расхода, статья ДДС, налоги, кто из сотрудников инициировал расход, контрагент, с какого вашего юрлица идет оплата и тд и тп
4. хранить документы по расходам: счета, договоры, акты, чеки
5. формировать расходки на основе счетов и сделок
6. планировать расходы и заранее добавлять записи о будущих тратах

А главное — все это реализовано внутри Битрикс24 на основе его интерфейса, а пользоваться «Расходками» могут ваши сотрудники на основе счета или сделки.

То есть не надо заставлять бухгалтера или администратора собирать со всех счета и заводить их в систему, все данные может заполнить сотрудник, ответственный за расход. Руководитель проекта зафиксирует оплаты исполнителям, HR — траты на корпоратив, менеджер — оплату подрядчикам. Остается только периодически проверять отчеты и наслаждаться тем, как все автоматизировано.

Модуль устанавливается на коробочный Битрикс из маркетплейса вендора. есть бесплатный пробный период.