В работе мелочей не бывает: что важно не упустить при организации ИТ-мероприятия
Привет! На связи команда «БАРС Груп». Мы частенько сталкиваемся с организацией конференций и порядком набили себе руку. Понятно, что всего не предусмотреть, но ведь хочется, чтобы было как можно меньше неожиданностей и «ой, ну как же мы это просмотрели». Статья как раз об этом.
К счастью или к сожалению, сложно придумать более практичный формат для обмена опытом и продуктивных дискуссий, чем офлайн-мероприятия. Поэтому многие компании задумываются об организации своего форума или конференции. Эта задача поручается event-менеджерам, HR-специалистам, маркетологам, пиарщикам и всем причастным. Если вы в их числе, то, надеемся, что статья будет вам полезна.
Предыстория
Мы всегда делали мероприятия своими силами, не отдавая процесс на аутсорс. Да, есть много event-агентств, готовых взять эту задачу на себя. Но мероприятие должно отражать ценности и философию компании, которые разделяются сотрудниками и могут быть непонятны сторонним исполнителям. Наш путь – усиливать команду лучшими специалистами в сфере event, внутренних коммуникаций и PR, которые не просто упаковывают идею, а искренне болеют за дело и доводят начатое до качественного результата.
Наша гордость – конференция Up!Date, которая стартовала в 2017 году и сейчас собирает широкий круг представителей ИТ-сообщества. «БАРС Груп» проводит Up!Date в честь дня программиста, выпадающий на 256 день в году. Изначально это было внутреннее корпоративное мероприятие, мы пробовали разные форматы и в итоге проект вырос в большую конференцию. Так, в 2019 году к нам на огонек заглянуло свыше 600 человек. Впрочем, даже при таких цифрах до 2022 года мероприятие было скорее «песочницей», которая сейчас доросла до выхода на внешний контур.
В этом году наша конференция Up!Date стала частью Международного форума «Kazan Digital Week 2022». Количество задач и ответственности резко выросло, как и риск что-то недосмотреть.
Так мы начали вести список неочевидных моментов, которые важно не упустить в ходе подготовки собственных мероприятий. И вот что у нас получилось.
Спикеры:
Откуда к вам будут приезжать эксперты. Не факт, что приглашенные вами топовые спикеры живут в Москве. Вполне может оказаться, что ваш гость полетит из Хабаровска или Калининграда, и это потребует пересмотра бюджета. Перед заказом билетов уточните все еще раз. Бывает так, что человек по личным или рабочим причинам куда-то поехал незадолго до конференции, и к вам направится из новой локации. В идеале – заказывать билеты с открытой датой или бесплатным перебронированием.
- Комфортное передвижение и проживание. Если спикера в аэропорту будет встречать такси, то позаботьтесь о том, чтобы случайно не заказать тариф эконом. Гостиница по умолчанию предполагается не ниже трех звезд. Предпочтения по фуршету и другим приемам пищи выясняйте заранее.
Райдер. Проявляйте клиентоориентированность и будьте готовы к тому, что спикеры могут обращаться с дополнительными запросами и пожеланиями. Возможно, кто-то захочет, чтобы ему организовали обзорную экскурсию по городу или подарили сувениры, что в принципе легко выполнимо. Но встречаются и нестандартные задачи. Например, при подготовке крупного международного ИТ-мероприятия участие одного из приглашенных нами спикеров чуть не отменилось по семейным обстоятельствам. Наша команда предложила эксперту взять с собой всю семью и подыскала для малышей няню. Так мы спасли деловую программу форума и показали, что для нас нет нерешаемых вопросов.
- Актуальная должность спикера. В ИТ, как, наверное, и в других сферах, название компании может многое сказать о функционале и уровне профессионализма сотрудников. Об экспертности спикера аудитория тоже, как правило, судит по компании, которую он представляет. Согласитесь, на звезду из Яндекса люди пойдут охотнее, чем на того, кто работает в небольшой и малоизвестной организации. Поэтому перед публикацией программы на сайте и в соцсетях не поленитесь уточнить должность еще раз. У нас был случай, когда спикер сменил место работы, и мы узнали об этом случайно.
Визуал и информация:
- Фото и профессиональное досье на спикеров. В ворохе срочных задач кажется, что с подобной задачкой можно повременить, но это не совсем так. Лучше запросить информацию заранее и в максимальном объеме. Когда несколько спикеров присылают по одному фото в абсолютно разных стилях и форматах, у дизайнеров прибавляется седых волос, а задача сильно выбивается из дедлайна.
- Презентации спикеров. Красиво и статусно, когда все презентации выполнены в единой стилистике мероприятия. Желательно заранее проговорить с экспертами этот момент и выслать им шаблон. Нелишне будет убедиться, что они поняли и приняли ваши условия, а также обговорить крайний срок, в который вам должны передать файл для демонстрации участникам мероприятия. Файлам желательно давать названия, содержащие порядок выступления и фамилию спикера (например «1_Иванов»), а также удалять старые версии, если спикер что-то поменял и прислал обновленную презентацию. Сохраняйте файлы в PDF-формате – так у вас точно не слетит верстка и фирменный шрифт не превратится в неопознанные символы. Про генеральный прогон презентаций тоже не забывайте!
- Трансфер. Если мероприятие проводится за городом (в нашем случае – на МВЦ «Казань Экспо», в 30 минутах езды от центра Казани) и предполагается трансфер до места и обратно, закладывайте время с учетом посадки/высадки из автобуса и уличных пробок.
- Волонтеры. Постарайтесь привлечь добровольцев, которые помогут гостям и сотрудникам разобраться с навигацией, посадкой в автобус и другими организационными вопросами.
Продвижение мероприятия:
- Содержание рекламы. Проверяйте все ссылки на публикации, которые вам присылают. Тут могут обнаружиться съехавшая верстка, некорректные подписи под фото или не поместившиеся целиком заголовки. Возможно и такое, что менеджер перепутал и прислал не ту ссылку. Важно, чтобы эта ошибка не была скопирована в отчет. У нас был случай, когда рекламный отдел СМИ упорно утверждал, что наш баннер вывешен, хотя мы его на сайте не видели. Оказалось, что вместо нас ошибочно был размещен баннер другого заказчика.
- Дедлайны. Оставляйте коллегам достаточно времени на обработку запроса (согласование договора, оплату счетов, создание дизайнерских макетов и т.д.). Чем раньше будут поставлены четкие задачи и прописано ТЗ, тем больше шансов, что все будет сделано вовремя и без косяков.
- Бюджеты. Выбирая подрядчиков и рекламные площадки, уточняйте, включен ли в прайс НДС (если, конечно, компания работает в данном налоговом режиме). Бывает так, что агентство или СМИ, пытаясь привлечь клиентов, умалчивает, что сумма в прайсе и в счете отличается на 20%.
Юридические тонкости:
- Актуальные законы. Буквально недавно, с 1 сентября 2022 года в РФ вступили в силу изменения в «Закон о рекламе», и это тот еще квест для желающих прорекламировать свое мероприятие через СМИ, соцсети и другие интернет-площадки. Чтобы не получить штраф, важно правильно оформлять договора, баннеры и текстовую рекламу. В случае с Up!Date под новые требования закона пришлось срочно перекроить медиаплан проекта.
- Работа с персональными данными. Не забывайте брать у зарегистрировавшихся на конференцию согласие на обработку персональных данных. Иначе простое напоминание о мероприятии уже может квалифицироваться как нарушение.
На самом деле подводных камней в разы больше. Но хорошая новость в том, что внимательное отношение к участникам и спикерам конференции, а также подрядчикам и коллегам, помогающим вам в организации мероприятия, позволит избежать большинства из них. Уточняйте, советуйтесь, предлагайте посильную помощь, прокручивайте различные сценарии и верьте в успех!
Конференция Up!Date состоится 21 сентября 2022 года, сейчас полным ходом идет регистрация (кому интересно – присоединяйтесь, ждем вас в Казани!), так что список будет пополняться.
Все, у кого случались нестандартные ситуации при проведении мероприятий и кому есть, что добавить в этот чек-лист – пожалуйста, пишите в комментарии. Давайте вместе сделаем мир лучше, а наши мероприятия – безупречнее!