Отдел обучения на аутсорсе: так можно было?

Есть уже хорошо укрепившееся в маркетинге понятие inhouse и outsource команда.

Outsource — это когда часть или все работы по маркетингу отдаются подрядчику, inhouse команда —когда задачи маркетинга закрываются своими собственными силами.

То же самое в PR, в разработке (например, в штате нет wordpress разработчика, или доработку портала на Bitrix заказывают у стороннего подрядчика). Часто задачи по подбору персонала выполняет внешний отдел кадров. Это становится обычной практикой.

Главное — на старте наладить все процессы взаимодействия с внешней командой, аналитику, точки, по которым будете определять, как идет процесс и соблюдаются дедлайны.

То же самое — с отделом обучения в компании. Можно организовать обучение сотрудников внутри компании, а можно отдать часть работ или полностью запустить и вести обучение с помощью подрядчиков.

Широкий набор компетенций

Как правило, для организации полноценного отдела обучения нужно выстроить систему обучения продукту, систему информирования, Базу знаний, систему развития soft skills. Один человек в штате не может обладать глубокой экспертизой и опытом по всем направлениям. Для каждого направления вам придется брать специалиста.

Например, для того, чтобы разработать систему информирования - необходимы навыки проведения глубинного интервью, коммуникационного анализа, паттернизации. Для проведения метода оценки 360 градусов вам нужен сотрудник, владеющий именно этой методологией. А для внедрения культуры обучения — хорошо бы разбираться во внутреннем PR и коммуникациях.

В агентстве же на работу над проектом выделяют именно тех специалистов, навыки которых нужны для реализации той или иной задачи.

Например, для записи курса по продукту с вашим экспертом будет направлен продюсер и методист, которые разработают и обернут в нужный формат контент в соответствии с целью обучения, возрастом сотрудников, специфики отрасли, tone of voice компании.

Для развития навыков лидерства у руководителей — специалист направления soft skills, который сможет провести предтренинговую диагностику и подобрать обучение на основе выявленных потребностей и узких мест.

Экономия

Очень часто на hh.ru можно встретить вакансию бизнес-тренера с зарплатой 60 000 рублей (по Москве). В описании вакансии же — перечислена работа минимум трех человек + руководителя отдела обучения со стратегическими задачами. То есть в этом случае или часть работы будет не закрыта, или нужно задуматься о качестве последующего обучения.

Посчитаем, сколько может стоить запуск отдела обучения внутри компании. Средняя зарплата руководителя отдела будет в районе 120 000 рублей. Добавим сюда еще T&D специалиста (средняя ЗП на hh.ru - 80 000 рублей), методолог (допустим, 60 000 рублей). Тут мы не считаем продюсера для записи курсов, project менеджера, аренду студии, подготовку материалов (дизайн, корректор).

Итак, первый месяц ваш ФОТ 260 000 рублей. Добавим налог до 43% (мы говорим про Россию). Итого

371 000 рублей за первый месяц работы (плюс стоимость найма этих сотрудников). Месяца три сотрудники знакомятся с отраслью. На третий месяц начинают выстраивать систему обучения, привлекая подрядчиков с дополнительным бюджетом. Допустим, вы тот счастливчик, у которого все 3 сотрудника пройдут испытательный срок, и не придется терять деньги на возобновлении подбора.

В среднем запустить обучение в компании с нуля можно за 4 -6 месяцев (если с записью собственных курсов, предтренинговой диагностикой, ИПР и прочими серьезными направлениями).

371 000 рублей x 8 (2 месяца “въехать в тему”: понять отрасль компании, найти экспертов, которые действительно хорошо разбираются в теме, изучить рынок; 6 - выстроить систему обучения) = 2 968 000 рублей. Это минимальная стоимость построения отдела с надеждой на то, что сотрудники, которых вы нанимаете, будут на самом деле обладать всеми описанными в резюме навыками и не уйдут через несколько месяцев.

Стоимость работы агентства естественно будет зависеть от ваших потребностей, и нет единого ценника, но если сравнивать такие вводные как стоимость, сроки и экспертиза — зачастую взять агентство на аутсорс выходит гораздо выгоднее.

Также у агентства часто бывают агентские скидки на проведение внешних оценок, студии видеозаписи, тренинги.

Сроки запуска проекта

Как мы говорили выше, за счет набора компетенций, опыта работы с клиентами из разных отраслей, который позволяет агентству быстро погрузиться в тему, срок запуска полноценной системы обучения будет в районе 6 месяцев.

Чтобы запустить новое направление, вам необходимо расставить приоритеты, так как время штатных сотрудников увы ограничено 8 рабочими часами в день.

Агентство же может подключить дополнительных специалистов и параллельно реализовывать ряд проектов для одного клиента ( тоже при сохранении 8 часового рабочего дня): записать курс по продукту, настроить систему информирования, Базу знаний и предтренинговую диагностику. Получится минимум на пару месяцев меньше, чем у команды в штате.

Да, все было бы замечательно, но минусы в работе с аутсорс агентством обучения тоже есть.

Агентство не знает специфику работы и не сможет построить обучение для нашей компании

Да, с вероятностью 99,9% агентство не будет обладать теми экспертными знаниями, которыми обладает ваш линейный менеджер. Для этого при разработке обучения обязательно привлечение экспертизы со стороны компании (проводится достаточно много интервью), обязательно согласование итоговых материалов с заказчиками.

В остальном метод обучения будет одинаковым - что для построения обучения в сфере сухих строительных смесей, что для системы обучения ИТ стартапа.

Агентство сложно контролировать, непонятно, идет все по плану или через полгода мы поймем, что все очень плохо.

• Всегда ставьте и фиксируйте KPI, по которым будете оценивать качество работы агентства. Не всегда этот KPI можно зафиксировать в деньгах ( как раз в сфере обучения это практически невозможно). Но можно установить KPI - с соблюдением сроков, уровнем NPS обученных сотрудников, средним баллом в тестировании. KPI лучше обсуждать еще на стадии договора, чтобы не махать кулаками после драки.

• Всегда просите разбивать большие проекты по частям с указанием дедлайнов. Чтобы у вас были точки, по которым можно проконтролировать, что сделано — не через полгода, а через месяц. Очень поможет общий с агентством таск-менеджер или обычная диаграмма Ганта в excel, где будут расписаны все этапы работы, сроки и ответственные с обеих сторон.

После окончания проекта все равно придется нанимать человека, агентство не может работать вечно в компании

Можно попросить агентство помочь подобрать специалиста с нужными компетенциями и передать ему уже настроенную систему обучения. Еще лучше — на основе оценки компетенций сотрудников найти человека из компании, которому хочется расти в новом направлении, и перевести его в отдел обучения.

Можно договориться с агентством на абонентское обслуживание в будущем.

1. посчитайте трудовые и финансовые затраты

2. оцените временные ресурсы

3. оцените свои компетенции в обучении сотрудников (чтобы контролировать результат)

4. пообщайтесь с кандидатами и агентствами и сделайте выбор, который подходит именно вам.