Как быть, если ваша ИТ-система — это единственное, что сдерживает рост компании

Однажды вы открыли свое дело. Все шло хорошо, и, будучи здравомыслящим бизнесменом, вы честно выделяли деньги на сервисные программы, современные компьютеры и, конечно же, на дорогих айтишников. Бизнес рос. Росла и зависимость отделов от работоспособности IT-сети: финансисты, бухгалтеры, кассиры, менеджеры по продажам. Все переплелось настолько, что малейший сбой мог парализовать практически всю команду. С течением времени этих сбоев становится больше, а с ними росло и раздражение коллектива на весь IT-отдел.

● Ну, сколько можно! - это за стеной возмущается бухгалтерия.

● Ну, звони!

● Да там все равно трубку не возьмут. Скажут, что уже в курсе и решают.

Вам это знакомо?

Ну, тогда, скорее всего, вам знакомо и вот это…

Вы вызываете системного администратора на ковер, но уже заранее знаете, что дальше будет происходить. Сначала он начнет жаловаться, что сотрудников стало больше, а часть из них вообще открывает по сто вкладок. Потом сообщит, что новые программы, которые установили финансистам, требуют больше ресурсов. Обязательно подчеркнет, что тормозят сами программы (все-таки не он же их писал). Ну, и в конце опять попросит денег.

Деньги-то вы выделите. Но знаете, что самое страшное? Выделите не потому, что это решит проблему, а потому что просто не знаете, что еще можно сделать. Вы подписываете эти платежки, но в глубине души понимаете, что глобально ситуация не изменится. По сути, вы платите лишь за возможность немного продлить мучения всего коллектива, но ни о каком масштабном расширении речи вообще не идет.

● Вы понятия не имеете, что творится в IT-области вашей фирмы

● Вы не представляете, какие и кому нужно ставить задачи, чтобы привести IT-сферу в порядок

● Вы не знаете, как это все контролировать, и как, в конце концов, перестать зависеть от IT-отдела

И при всем этом вы панически боитесь требования вашего HR заменить системного администратора. Потому что сейчас хотя бы так работает, а новый “специалист” вообще может все разломать.

Однако не все так страшно, как кажется, и ваш системный администратор действительно может быть совсем не виноват. Об этом далее…

Прежде, чем наметить пути решения, давайте разберемся, что привело нас к печальной картине Репина, и кто во всем этом виноват. Отвечаем сразу, без прелюдий. Ответ на вопрос, который задает Герцен в своем романе, не в вас и не в менеджменте, и не в ошибочных инвестициях. И даже не в системном администраторе. Глобально вы все делали так, как должны были делать, а то, к чему вы пришли — это неминуемый итог процесса нормального развития компании.

Вы ведь не купили готовый бизнес под ключ, вы его вырастили!

Вот смотрите. Сначала у вас работает 5 человек и хватает примитивной локалки. Потом 10 человек, но смысла покупать новый сервер нет, ведь можно прекрасно апгрейдить старый. И это верное решение. Потом появляются новые сервисные программы, например, для обслуживания посетителей и требуется еще немного вложений. Потом нужно подключить 10 новых пользователей. Не перестраивать же ради этого всю систему заново. Потом появляется филиал вашей компании, а с ним и новые подпорки.

Конечно, время от времени ваш админ пытается провести полный апгрейд (поменять серверное оборудование, переложить сеть), но глобально вся IT-система все равно остается системой, построенной на “костылях”. Вы можете пригласить хоть десяток экспертов, но никто не будет вникать в работу всех отделов одновременно. Обороты растут, финансисты стонут от числа отчетов, безопасность системы компенсируется верой в людей, но иначе было нельзя. Это и есть закон эволюции.

Вывод: В процессе развития компании IT-сеть всегда развивается по схеме подпорок и костылей. И это нормально. Ненормально продолжать реанимировать систему старыми методами в тот момент, когда вы осознали простую вещь — масштабирование в старой конструкции невозможно.

Вы уже поняли, что все нужно перестраивать с нуля, но к кому бежать? Ведь ваша вера в возможности системного администратора давно пошатнулась. С болью в сердце нужно признать факт, что сисадмин не сможет выполнить эту работу. Почему? Да потому что он именно системный администратор, а решение вашей задачи лежит не в области IT -технологий, а в области бизнес-процессов и бизнес-проектов.

Чтобы было проще понять ситуацию системного администратора, представьте, что вас просят организовать процесс управления IT-отделом. Ну, чисто игровая ситуация. Вы же менеджер. Вот и сделайте свою менеджерскую работу. В принципе, менеджер может все организовать, если есть у кого и что спросить.

Однако вы почти ничего не понимаете в IT-технологиях. Соответственно, вам сложно даже правильно сформулировать вопросы. При этом айтишники вам не помогают, и не потому что не хотят. Просто у вас с ними совершенно разная теоретическая и даже терминологическая база. Согласитесь, что даже с огромным опытом в менеджменте будет непросто разобраться во всей этой IT-катавасии.

А теперь встаньте на место системного администратора, которого отправляют в финансовый отдел или в торговый зал… А ведь у него, в отличие от вас, нет навыков проектного менеджмента. Он не умеет проводить “мозговые штурмы” и тем более выстраивать бизнес-модели. Скорее всего, его компетенции в области консолидации командной работы при внедрении нововведений и работы с “протестующими” достаточно слабые.

В этой ситуации лучшее, что он может — это выслушивать проблемы, огрызаться, додумывать то, что ему не пояснили, и решать локальные задачи локальными способами.

Итак, Вам нужны те, кто обладает следующими компетенциями:

● разработка и внедрение бизнес-процессов

● IT-технологии

● управление проектами и группами проектов

Уберите один из этих навыков и в результате у вас будет тот же самый дореволюционный завод. Вам же требуется современное предприятие, в котором техника думает за людей, а не сотрудники IT-отдела думают за эту технику.

С точки зрения стратегической цели вам нужно потребовать, чтобы они не избавили вас от сбоев, а придумали, как создать систему, в которой все перестанут вспоминать имя руководителя IT-отдела, даже если бизнес вырастет в 2 или 3 раза.

Кстати, это очень хороший критерий эффективности работы системного администратора - чем реже о нем вспоминают, тем лучше он работает. Как и сантехник :)

К функциональным задачам, которые должны быть решены, мы бы отнесли следующие:

✔ Прозрачность и управляемость IT

● IT-специалисты должны иметь легкую и удобную систему автоматического мониторинга всей сети и ее систем.

● Руководство компании должно иметь всю информацию о работе IT-отдела: количество сбоев и ошибок, скорость решения задач, степень удовлетворенности персонала и другие статистические данные.

⠀

✔Автоматизация операционных процессов

● Персонал должен тратить минимум времени и усилий на решение операционных задач, что не только экономит рабочее время, но и минимизирует вероятность сбоев.

✔Управление финансами и отчетность

● Руководство компании должно получать во время и в удобном для анализа виде все необходимые отчеты, и при этом сотрудники финансового отдела не должны половину рабочего времени тратить на составление отчетов.

⠀

✔Цифровая трансформация бизнеса

⠀

● Компания должна идти в ногу со временем, а не узнавать о новых технологиях или сервисных решениях от своих конкурентов.

✔ Обеспечение безопасности данных и инфраструктуры

Начинать работу с экспертами мы рекомендуем с проведения первичного аудита всех проблемных зон. Цель: определить проблематику и наметить пути решения. Фактически эксперты должны оценить ситуацию, определить ключевые сбои, определить запросы, определить вероятные слабые места системы и предложить дальнейшие шаги.

Прежде чем обратиться к экспертам, которые смогут решить данную задачу (например, к нам), у вас обязательно возникнет вот такая ситуация:

● Давайте купим более мощное оборудование и думаю, что проблема решится.

● Решится?

● Ну, сбоев станет меньше.

● Сколько?

● ..

● Сколько????

Если у вас уже состоялся подобный диалог с вашим сисадмином, то берите телефонную трубку, набирайте номер 8-800-201-33-75 и заказывайте консультацию наших экспертов.

Ну, а на правах авторов этой статьи, немного о себе

Мы специалисты bobday

Все выходцы из ТОП-менеджмента одного из крупнейших продуктовых ритейлеров России.

Наши направления:

● Разработка IT-продуктов

● Автоматизация бизнес-процессов

● Консалтинг в сфере инфотехнологий

И помните! Наша цель: не только построить IT-систему, но и помочь сделать сотрудников IT-отдела самыми надежными вашими помощниками.