Почему лучше передать организацию мероприятия на аутсорс

Организация различного рода мероприятий - неотъемлемая часть пиар стратегии компании. Проведение мероприятий является важной частью в продвижении бизнеса. Они выполняют две основные функции: присутствие компании в информационном поле и привлечение внимания журналистов, партнеров а также клиентов к компании.

Пиар мероприятия направлены на формирование имиджа, трансляцию каких-либо сообщений для общественности, укрепления существующих связей и приобретение новых. А также установление или укрепление дружеских отношений со СМИ, клиентами, партнерами, информирование о работе компании, представление новых продуктов и услуг.

Организация события - это всегда трудоемкий и кропотливый процесс, требующий постоянного контроля и внимания к мелочам. Чтобы избежать трудностей и учесть все нюансы, подготовка к различного рода событиям как правило начинается за три месяца до даты икс. Творческая часть организации и создание концепции мероприятия - самый первый этап при подготовке к событию. Кроме этого важно выбрать место проведения, создать список приглашенных, поэтапно распределить подготовку, установить тайминг, создать сценарий мероприятия, подобрать подрядчиков и т.д. Затем, не менее трудная часть - административная или менеджерская. Важно проконтролировать все процессы подготовки, даже самые мелкие, проследить, чтобы вся работа была выполнена в срок. Работа со СМИ тоже входит в пул работ по организации мероприятия. Ведь если о нем не будут говорить, значит мероприятия не существует. Важно сделать анонс мероприятия в СМИ, пригласить журналистов и убедиться в их присутствии на предстоящем мероприятии.

Организация мероприятий - сложная задача, которая требует не одну неделю подготовки и множество задействованных лиц. В корпорациях существует целый отдел, который занимается организацией мероприятий для компании. Но что делать бизнесу, если у него нет такого отдела? Казалось бы решение простое - найти человека, который будет этим заниматся. Но взваливать весь процесс подготовки на одного человека - моветон. Тогда на ум приходит нанять команду для организации мероприятий. Ведь сложно организовывать мероприятие на высоком уровне и учесть все нюансы - поэтому лучше отдать организацию мероприятия на аутсорсинг. Но если вас интересует не только ивент часть, но и пиар, то стоит обратится в пиар-агентство, которое учтет не только внешний вид мероприятия, но и его внутреннее содержание и пользу для бизнеса. Пиар агентства способны не только создать или защитить вашу репутацию. Они также организовывают пиар мероприятия для решения бизнес задач.

Существует множество видов пиар мероприятий, среди которых специалисты выбирают наиболее подходящее для конкретной бизнес задачи. Ведь если проводить мероприятие, не преследуя никакой цели, то можно обнаружить, что вы организовали просто корпоратив для ваших сотрудников и партнеров. Именно поэтому важно иметь перед глазами пиар стратегию компании или четко обозначенную цель, в достижении которой вам и поможет проведение мероприятия.