КАК НАЙТИ 10% ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ, НАНЯВ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА

Как-то я писал статью о том, что энергия важнее времени. На тот момент она вызвала довольно большой резонанс, и мне в личку отписалось довольно много людей, сказав, что я попал прямо в точку.

Самое время раскрыть оптимизацию энергии и времени через делегирование бытовых и личных задач с помощью личного ассистента.

Для кого-то мой подход покажется пустым расточительством, кто-то посчитает меня снобом и, скорее всего, такой формат жизни подходит не всем. Но, как ни странно, я смог стать на 10-20% эффективнее благодаря подходу, который опишу ниже.

Перед тем, как я перейду к конкретному опыту, дам немного вводных, чтобы был понятен контекст. Я предприниматель, больше 12 лет занимаюсь бизнесом, я акционер и партнер в рекламной группе JAMI, основатель и генеральный директор в автомобильном консьерж-сервисе Alfred, параллельно нахожусь в еще нескольких бизнес-командах. С недавнего время у меня добавилось хобби — делаю интервью с долларовыми миллиардерами в бизнес-клубе Equium и довольно много времени провожу на различных мероприятиях, иногда на них выступаю или веду панельные дискуссии. При этом, я стараюсь не забивать на спорт, путешествовать и заниматься своим образованием.

Такая занятость подразумевает то, что я должен быть в курсе большого количества деталей, быстро переключаться не только между разными контекстами, но и между степенью погружения, много делегировать, уметь ставить приоритеты. Количество задач, которое постоянно появляется, невозможно сделать в полном объеме, поэтому приходится от части отказываться, часть делегировать, часть сильно оптимизировать. Умение расставлять и корректировать приоритеты в каждый момент времени, возможность посмотреть сверху — это такие вещи, которые невозможно эффективно делать с головой погружённым в рутину.

Как делегировать в бизнесе, чтобы освобождать себя от рутины, написан фургон книг, но мне нигде не попадалось про то, как делегировать те вещи, которые окружают нас в жизненной рутине, которые нельзя не делать и нельзя поручить каким-то специалистам на работе. Это вещи на стыке личных задач и бизнеса.

К таким задачам относятся наш быт, наш комфорт и наша жизнь. Безусловно, я могу попросить кого-то, кому я плачу зарплату на работе, забронировать мне перелёт или сходить принести мне обед, когда у меня нет времени пойти даже поесть, но через какое-то время человек, которого нанимали совсем на другое, будет сильно демотивирован и обескуражен. В случае же специфичных задач, секретарь не обладает нужными мне компетенциями или требуется слишком много времени для единоразового погружения.

Персональный ассистент. Для тех, кто понимает что такое сильная занятость и ценность концентрации, наличие персонального ассистента — не какая-то экзотика, а то, без чего они уже не могут обойтись. Один мой знакомый управляющий крупным онлайн-бизнесом считает такого человека — одним из своих топ-менеджеров. Но сколько я не общался с разными людьми, у всех немного разный опыт в этой области и я решил описать свой. В какой-то момент у меня появился ассистент, я так быстро вжился в этот формат, что когда внезапно нам пришлось расстаться, я ощутил сильный дискомфорт и потерю в своей эффективности.

Задача ассистента сделать мою жизнь продуктивнее и взять на себя то, что я не хочу или не умею делать, но могу делегировать, и это бьется на условно личные задачи и бизнесовые задачи. Приведу примеры, чтобы стало понятнее.

В область личных задач, входит:

• Ведение бюджета и проведение мелких оплат по бытовым делам (перечисляю ежемесячно деньги на отдельную карту, ассистент оплачивает с неё билеты, разные расходы и вносит всё в приложение splitwise). Таким образом, я не делаю мелкие оплаты сам.

• Поддержание моего жилья в хорошем состоянии (Вызов уборщицы, разруливание мелкого ремонта). До появления ассистента, задача поехать по мелочам в IKEA откладывалась года на полтора.

• Покупки в интернет-магазинах (Заказать, оплатить, отследить доставку, встретить курьера). Это обычно жутко отвлекает, когда курьеру нужно что-то уточнить, он потерялся и звонит мне посередине встречи. Время на переключение и отвлечение стоит очень дорого.

• Разруливание семейных бытовых нужд. Типа, у мамы сломался кран на кухне, нужно купить новый, вызвать мастера, который поставит и прочее.

• Обеспечение моего сбалансированного бесперебойного питания и координация моего повара и диетолога (об этом расскажу как-нибудь в другой статье).

• Помощь в поддержании контакта с близкими. Когда ты весь в делах, они страдают первыми. Мы начинаем забывать поздравить с ДР, в последний момент покупаем не самые лучшие подарки. Ассистент сильно помогает в этом, когда ты просишь его придумать классный подарок.

• Организация и планирование поездок. (Это не просто покупка билетов, но и планирование поездки, чтобы не потратить лишнего, максимизировать удовольствие и пользу от поездки за выделенное время. Например, я постоянно сталкиваюсь с тем, что приехал на новое место и начинаю судорожно искать лучший ресторан, он, конечно, всегда забронирован, хорошего жилья в последний момент также остаётся мало и т.д.)

• Отдельный вопрос - это здоровье. Пока у нас что-то не заболит, к врачу никто не ходит. Я люблю ходить к зубному до того, как заболит зуб. Это касается и остальных вещей. Но, если это не стоит в расписании и никто это не менеджерит, то получается как у всех. И здесь также выручает ассистент, у которого есть задача поиска лучших врачей по рекомендациям.

Бизнес задачи бывают такие:

• Организация встреч (поиск мест, букинг столов, встретить гостей, объяснить, как добраться и пр. Я просто прихожу на встречу). Сюда же относится организация конф-колов, сбора всех и прочего. Кажется, что это же всего несколько минут, но там где 5, там бывает 15, так 4-5 раз в день и спокойно находится 30-45 минут ежедневно.

• Оптимизация моего календаря (особенно для внешних встреч. Т.к. ассистент следит за оптимальностью логистики).

• Перепланирование календаря, когда какая-то встреча двигается или сносится. (Это жутко геморно двигать и передоговариваться со всеми).

• Помощь в подготовке к важным встречам (запаковка презентаций, чек проектора и оборудования, подготовка досье на важных и незнакомых мне участников).

• Следит и напоминает за выполнением повторяющихся рутинных задач (типа периодического отчета инвесторам).

• Помогает отслеживать задачи команде. Без создания давления в трубе, команда периодически расслабляется, задачи, которые люди взяли на себя, просачиваются и нужно периодически всех пинговать для создания темпа.

• Просматривает документы, которые приносят мне на подпись.

• Помогает в поддержании отношений с нетворком. Как-то подсмотрел это у Питера Тиля и его ассистента. Эти задачи он называет making network feel loved. Буквально — продвинутый ассистент может общаться в социальных сетях от моего имени, устанавливать нужные контакты и прочее. (Я пока до его уровня не дошёл, но мой ассистент может отсмотреть всех, кто добавляется в мой Facebook и интересным людям отправить welcome note (обычно классные люди классно на это откликаются). Ведение friend list с пониманием кто, где и на какой позиции сейчас работает. Это все то, что в моменте не приносит ценности, и что я обычно не делаю, но в долгую — это очень полезно.

• Помогает лучше утилизировать мой Нетворк (особенно, когда нужно кого-то найти, получить интро или собрать фидбек или экспертизу). Ассистент пишет (иногда даже от моего имени, собирает рекомендации, договаривается на встречи, подтверждает их заранее, фолоуапит и чейсит их.)

• Помогает с публичными коммуникациями и мероприятиями (принять решение по интервью или участию в выступлениях, куда меня зовут, выясняет детали, планирует логистику, фолоуапит и размещает контент от моего имени уже после выступления). У меня есть план по активностям, которые я хочу успевать сделать за год, ассистент следит за выполнением этого плана и помогает с организацией и выходом на нужных людей при необходимости.

• Отвечает за встречу входящих внешних запросов, создавая первичный фильтр на основании моих критериев принятия решения.

• Делает простые исследования, нужную мне аналитику для принятия решений и встреч. Например, сделать подборку топовых конференций на тему, подумать за меня, куда стоит поехать, какой бюджет подготовить, с кем согласовать и прочее. Или промониторить активности конкурентов за последние 6 месяцев, сделать выжимку и т.д

• Помогает с HR. Отсмотр резюме, сетапы встреч, помощь в получении reference checks, поиск рекомендаций, связь с кандидатами, follow up и отслеживание, кто куда вышел работать.

Это только примеры задач, которые я смог быстро вспомнить. Каждый день происходит куча всего.

Изначально, я начинал работать с ассистентом для того, чтобы все успеть, не терять концентрацию на самых важных вещах и хоть как-то делать то, что как бы не очень важно, но нужно делать и уже давно горит.

Я очень быстро ощутил плюс от того, что я смог лучше концентрироваться. Переключение, даже короткое и на небольшую задачу, сильно выбивает из потока. Тратится большое количество энергии, чтобы вернуться обратно в процесс (каждый испытывал на себе, когда делаешь важную вещь, полностью сфокусировался на ней, ты в потоке, тебя прет и тут 3-й раз уже звонит человек, отменяет встречу и из-за этого тебе прямо сейчас нужно перепланировать весь график, всех предупредить об изменениях. Концентрации конец).

Но после этого я еще и увидел, что стал тратить меньше денег в ряде вещей.Я перестал оплачивать свои поездки в последний момент. Покупка авиабилетов ощутимо дороже, когда делаешь это за несколько дней. В интернет-магазинах ассистент находит лучшую цену на те же самые вещи.

Помимо этого, я еще получаю и более качественные экспириенсы в виде того, что все мои поездки подготовлены (я хожу ужинать в заранее заброненых топовых местах, куда обычно всегда нужна бронь заранее), (у меня лучше продуман маршрут в поездках и заранее подготовлена программа, где и что лучше посетить на основании моих предпочтений), на рейс я тоже регистрируюсь заранее и на нормальные места. У меня лучше места в театре и кино, т.к. они тоже покупаются заранее, я не стою в очередях, т.к. прихожу теперь по записи, я перестал пропускать интересные события, про которые я просто забывал или откладывал на потом. Собрать друзей на поход в кино тоже отбирает время, теперь согласование времени со всеми и букинги делает мой ассистент.

В идеале, персональный ассистент постоянно взаимодействует с тобой и учится мыслить как ты, что позволяет задействовать тебя по-минимуму для принятия простых и рутинных решений. Таким образом, ты можешь фокусироваться только на тех вещах, где можешь создавать уникальную ценность.

В этом случае, если бизнес активностей много, то такой ассистент вырастает до позиции Chief of staff (CoS), а под себя для рутинных административных задач берет executive assistant.

Опыт общения с теми, у кого ассистент дорос до CoS говорит о том, что это не только долгий процесс, но и очень трудоемкий. Для реальной синхронизации могут потребоваться годы. Для этого ассистент должен хотеть развиваться, ему нужно помогать с планом личностного развития, тренингом увеличения его скилов, брать на важные встречи, обсуждать принятые решения: что, как и почему. О таком человеке нужно заботиться, тогда можно будет получить заботу в ответ. Кто смотрел сериал Suits поймёт о чем я говорю. Это не просто художественный прием. Эта история собрана из реальных кейсов.

Кстати, о стоимости. Эта позиция может стоить от 50 до 250 тысяч рублей в месяц. Есть несколько типов ассистентов.

1. Новички, еще не осознавшие, во что они ввязались.

2. Новички осознанные, которые понимают, что такое работа персональным ассистентом и зачем им это нужно.

3. Опытные и очень опытные.

Вознаграждение зависит от опыта, знания языков и каких-то специфических навыков, которые могут быть необходимы. Например, аналитические способности для помощи с аналитикой, или умение делать понятные и красивые отчеты, или презентабельно выглядеть и быть уверенной опорой на важных встречах.

Один из способов сократить издержки — взять ассистента на несколько человек. Удобнее всего, если это партнеры или руководители, которые находятся в одном офисе, но у меня есть разные примеры среди друзей.

В заключении скажу, что на моем опыте (который явно релевантен не для всех) персональный ассистент в какой-то момент становится сильной необходимостью и там точно есть 10% личной эффективности занятого руководителя/владельца бизнеса. Мне даже как-то мама один раз сказала, слушай, а как ты жил до этого без неё? Если у вас структура под управлением больше 100 человек, то с большой вероятностью ассистент окупит себя уже через пару месяцев и ваша продуктивность вырастет.

Надеюсь, эта статья даст вам несколько ценных идей, как повысить свою продуктивность и получить больше от жизни.