Подробные ответы на 10 частых вопросов о мониторинге рабочего времени

Это полезный инструмент для бизнеса, который помогает убедиться, что сотрудники в рабочее время занимаются своей работой, а не просмотром видео или общением в социальных сетях. Системы мониторинга также помогают выявить некорректные действия, случайные или злонамеренные, которые поставят под угрозу вашу информационную безопасность.

Независимо от количества сотрудников, будь то несколько человек или несколько сотен, такая программа будет полезной, так как сегодня на любом рабочем месте присутствует много отвлекающих факторов, особенно, если имеется подключение к Интернет. Программы полезны для контроля офисных и удаленных сотрудников.

Программные системы давно уже позволяют много больше, чем стандартный учет рабочего времени. Они позволяют отслеживать посещаемые сайты и используемые приложения, анализировать продуктивность, периодически делать скрины экранов и фото веб-камерой, запоминать нажатия клавиш, указывать почасовую ставку и автоматически начислять зарплату, управлять проектами и задачами в них.

По видам информации, которая отслеживается, мониторинг делят на 4 группы:

Выбирать систему следует с учетом того, что именно вам важно фиксировать – работу за компьютером или физическое пребывание в офисе.

В первом случае применяют, системы учета, онлайн-таймеры, кейлоггеры, т.е. любые приложения, которые фиксируют активность человека за компьютером.

Во втором случае подойдут СКУД, видеонаблюдение, биометрические системы. Они помогут определять, когда сотрудники находятся в офисе, а когда – нет. Хорошо подходят для обеспечения безопасности, но не подходят для удаленных сотрудников. Также эти системы будут не слишком полезными в компаниях, сотрудники которых работают за компьютерами, так как не смогут предоставить информацию, чем человек реально занимался на работе.

Системы оказывают положительное влияние на разные стороны работы, в первую очередь, помогают в повышении продуктивности и безопасности компании.

Функции, которые отслеживают разные виды активности сотрудников, в том числе, количество реально отработанного времени, перерывы, позволят вам убедиться, что команда работает продуктивно.

Фиксация посещенных сайтов и программ, поможет убедиться, что сотрудники не просматривают контент, который не нужен на работе.

Тип решения зависит от политики безопасности и других особенностей вашего бизнеса. Большинство разработчиков предлагают продукты в двух вариантах. Если вы выбрали коробку, то программа устанавливается на сервере вашей компании. Все данные также будут храниться на ваших серверах, количество времени хранения зависит только от вас. Такой вариант больше подходит крупному бизнесу, но настраивать его сложнее, чем облачные сервисы.

SaaS-систему настроить проще, она быстро развертывается, вам не нужны собственные серверах для хранения данных. При этом вы доверяете уровню безопасности, который предлагает разработчик.

Один из главных страхов руководителей при выборе систем мониторинга – это риск нарушения безопасности и утечки конфиденциальных данных. Потому разработчики постоянно совершенствуют инструменты защиты информации:

Для уверенности, изучите предварительно популярные системы, почитайте отзывы пользователей, выберите лучшее решение. Так вы будете уверены, что система безопасна и не содержит в себе вирусов.

Да. Если удаленные сотрудники работают на корпоративных компьютерах, вы можете установить любую систему мониторинга. Если они используют собственные ПК, можно установить Yaware.TimeTracker. Система работает в открытом режиме, сотрудник сможет видеть свою статистику и запускать мониторинг только тогда, когда выполняет рабочие задачи.

При использовании скрытого режиме сотрудники не будут знать, что их действия отслеживают. В явном они знают о контроле и могут сами отслеживать свою статистику. Какой из режимов лучше – решать руководителю.

Мы уже 10 лет работает в сфере учета рабочего времени, за этот период мы заметили, что при явном режиме руководителю чаще удается выстроить доверительные и крепкие отношения с сотрудниками. Кроме того, если персонал знает, что его деятельность контролируется, и видит свою статистику, продуктивность повышается, чего не наблюдается при отслеживании в скрытом режиме.

Вы, как работодатель, имеете законное право устанавливать программы для отслеживания продуктивности работы. Но тот факт, что это законно, не значит, что люди будут в восторге. Чтобы команда была настроена позитивно, и программа внедрялась без стресса нужно начинать с максимально открытого общения. Вместо того, чтобы устанавливать программу тайно и давать сотрудникам повод подозревать, что вы им не доверяете, поговорите с ними открыто. Поясните, почему вы решили устанавливать такую программу, расскажите, что вы ожидаете от них, какую пользу такая система принесет им самим. В первую очередь, говорите о безопасности и о возможности развития сотрудников, а также о повышении общей эффективности работы.

Цена SAAS (облачного) решения колеблется от 3 до 10 долларов в месяц за одного сотрудника. «Коробочные» версии оплачиваются единоразово, например, Yaware.TimeTracker будет стоить вам 4800 долларов (версия для 50 сотрудников). При решении финансовых вопросов следует обратить особое внимание на такие вещи: