Как и зачем мы внедрили Notion в рекламный отдел юридической фирмы из Казахстана

Я руковожу “Единой регистрационной службой Казахстана”, мы регистрируем ТОО, открываем счета для фирм нерезидентов, и оказываем еще примерно 2 десятка юридических услуг иностранному бизнесу и частным лицам в нашей стране.

У нас сайт, социальные сети, чат-бот, поэтому создание и размещение контента для всего этого и необходимость как-то организовать таким образом:

- Чтобы идеи не забывались, а задачи по подготовке контента не терялись и выполнялись в полном объеме и в установленный срок.

- Чтобы снизилось количество времени, которое ежедневно тратится на вспоминание и поиск нужной информации, фрагментированной по разным местам её хранения.

Я устал от бесконечного количества гугл таблиц и текстовых файлов, закрепленных в браузерах, от папок в нескольких облаках, и хотел найти инструмент, который во-первых собрал бы мне всю информацию в одну кучу, а во-вторых бы дал возможности для командной работы с нею.

В процессе поиска я пробовал разные инструменты. Некоторые даже понравились, но ни один из них не мог закрыть мои потребности. И мы по прежнему пользовались Google табличками. Но однажды мне попался Notion.

Я скачал приложение, полез в настройки, посмотрел на английский, корейский и прочие иностранные интерфейсы и приуныл…

Что греха таить, мои знания языков находятся на уровне Ландэн из зе кэпитал…, но в Notion можно вручную переименовать на русский практически весь интерфейс, и этот процесс меня почему-то очень увлёк.

Пока я переводил, всё что может быть переименовано, я немного изучил компоненты Notion и понял, что в моём случае это просто находка, поскольку с его помощью можно:

1. Создать рабочее пространство - среду для совместной работы коллег;

2. Хранить в одном месте всю ту информацию, которая раньше у нас была разбросана по разным файлам, папкам, облачным хранилищам, дискам, а порой и телефонам или даже флешкам;

3. Работать с этой информацией:

- планируя задачи по ее поиску и обработке,

- распределяя задачи между разными проектами и специалистами,

- контролируя ход выполнения поставленных задач.

Следующие пару недель я продолжил игры с Ноушен, и изучением его возможностей, и мне все больше и больше нравилось то, что я узнавал. Покликав между переключениями представлений разных баз и компонентов и ощутив на себе все прелести нового инструмента, я твердо решил - надо внедрять!

Далее, я создал рабочее пространство, за $60 купил платные доступы для себя и коллег и мы начали пытаться работать.

Я ни разу не специалист по базам данных, но почему-то решил попытаться выполнить все настройки «своими руками». Тем более, что там же все легко - просто переведи интерфейс на русский и настраивай базы и связи между ними как хочешь! Потрать чуть-чуть времени на настройку и наслаждайся, - наивно думал я.

В результате моих опытов получилось то, что я назвал Первым говновариантом.

Почему так? Потому что объективно - этот вариант организации Teamspase получился вообще не алё.

Вроде бы и инфа уже собрана в кучу, и даже разложена по каким-то базам данных, но что-то работает не так как нужно, потому, что информация дублируется в разных базах, а базы между собой или не связаны, или связаны некорректно.

Cправедливости ради надо сказать, что с появлением первого teamspace работать стало несомненно удобнее, чем в то время, пока мы вообще не пользовались Notion, но от трудностей с контролем за своевременностью выполнением задач я далеко не ушёл. Со временем количество задач росло, они по прежнему копились, забывались и терялись.

Ну и отдельно добавляло печали то, что Notion удовольствие, к сожалению, не бесплатное, а в расчете на 5-8 человек, за каждого из которых нужно платить $10-20 месяц, так вообще обходится в неприятную сумму в год.

Пару месяцев я смотрел на то, как разрастаются наши базы, видел, как неудобно ими становится пользоваться, считал, сколько времени уходит на поиск дублирующихся задач уже в Notion, и пытался придумать разные варианты того, как может выглядеть рабочее пространство “моей мечты” - то есть то, которым мне будет удобно пользоваться.

По ходу пьесы, я где то вычитал, что оказывается совсем необязательно подключать платные доступы всем пользователям Teamspaces.

Вкратце так: есть пользователи, которые пополняют базы данных информацией и работают с нею, или иными словами, что-то складывают в Notion, а есть те, которые только берут из него информацию или задачи. И за доступы для вторых не обязательно что-то платить. А это же экономия! А если посчитать в расчете хотя бы на 1 год?!

В общем, эта была последняя капля, после падения которой мне на голову я решил прекратить самодеятельность, найти спеца и передать настройку Notion ему.

Я записал список своих хотелок, нашел специалиста по Notion и мы начали внедрение.

Мы созванивались и я показывал, что есть и рассказывал чего хочу. Спец терпеливо выслушивал меня, время от времени задавал вопросы и стучал по клавиатуре, что-то записывая. Таких созвонов было несколько.

Затем он приступил к работе и у нас появилось новое Teamspace с новой структурой хранения информации и механикой ее обработки и тут думать ушел уже я. Мне требовалось время, чтоб уложить в голове вновь созданные представления, изменившуюся логику и обновленную механику работы с компонентами Notion.

Итак, у нас появилось новое рабочее пространство - Корпоративный портал, который представлял собой несколько корректно связанных между собой баз данных. И это был уже не мой говновариант, а круто!

Я смог быстро найти почти все потерянные или дублирующиеся задачи, раскидать их по исполнителям, заполнить необходимой инфой Базу знаний, зайти под профилем исполнителя, потестить и представить, как все это заработает после внедрения.

Забегая вперёд скажу, что этот вариант Teamspace нас тоже не устроил и его пришлось допиливать, поскольку структура хоть и стала удобнее, но механика работы у нас получилась какая то иррациональная с большим количеством кликов и переключений между несколькими разными компонентами базы данных.

Потому что:

— во-первых, механика взаимодействия с рабочим пространством не очень вписывалась в привычные нам бизнес-процессы;

— во-вторых, потому что одна из баз данных у нас получилась сильно громоздкой.

И чтобы все встало на свои места, будет достаточно перенести часть информации из одной базы в другую, и адаптировать механику работы под наши процессы.

Чтобы не забыть об этом за ночь, часа в 3 или 4 утра по моему времени я сообщил свои мысли специалисту по внедрению, а он находясь в другом часовом поясе быстро протестировал мою гипотезу и написал, что она сработала!

Я с чистой совестью ушел спать, а Александр в ту ночь так и не уснул.

Судя по тому, что к утру он выкатил следующий вариант - второй из разработанных им и третий по счету за все время моего знакомства с Notion, до рассвета Александр давил на кнопки, а не на подушку.

Именно этот - третий вариант мы утвердили, затем внедрили и сейчас успешно используем в работе.

По итогам мы наконец получили:

Качество и эффективность работы, напрямую зависят от удобства рабочего пространства.

Работа виртуального рабочего пространства, которое мы создали по итогам внедрения Notion, теперь полностью совпадала с нашими бизнес-процессами, базы перестали быть громоздкими, поэтому мы быстро смогли выстроить интуитивно понятную механику работы и сделать Teamspace удобным в использовании для всех членов команды. И для тех, кто пользуется Notion с компьютера и для тех кто использует его преимущественно с телефона.

Ни у одной идеи нет шансов остаться потерянной или забытой!

Каждый наш пост, статья или Reels теперь проходят путь:

От "Идеи" в сборнике Идей, т.е. первой мысли о том, что не плохо было бы запилить пост на эту тему, до "Мастерской контента", где идеи, проходя через стадии "В разработке" и "Доработка" превращаются в пост или статью, а затем попадают в стадию "Перенесено в контент-план" - когда готовые к публикации пост или статья попадают в "календарь публикаций" , чтобы затем в нужное время быть опубликованным в соц сетях.

Мы поделили все наши задачи на две большие категории - контентные и технические, где задачи по производству контента мы назвали «контентными», а задачи типа опубликовать пост, изменить базу данных или изучить мануал назвали «техническими».

Все задачи технического характера, то есть напрямую не связанные с производством контента, мы распределили по нескольким тематическим проектам.

В каждом проекте создается отдельный пул задач.

По мере их выполнения менеджером, задачи проходят путь от стадии "Черновик" , до стадии "Выполнено" , через стадии "В работе" и "На проверке".

Задачи, которые уже выполнены и требуют проверки, находятся в представлении "Согласовать/Проверить" (на экране слева). Если задача выполнена, статус задачи меняется на "Выполнено" и она улетает из представления

В результате, мы можем фильтровать задачи по:

- Проекту, для работы над которым эти задачи созданы;

- По исполнителю;

- По дате постановки и выполнения, по постановщику;

- По стадии выполнения (статусу) в которой задача находится в данный момент.

Используя фильтры задач в ноушен, можно оставлять в представлении только те задачи, у которых близок дедлайн или задачи только конкретных исполнителей.

Учитывая, что зачастую обучение людей работе с новой системой - это самая сложная часть внедрения, поскольку нужно научиться работать по новому, я предполагал, что чтобы привыкнуть к работе в новой базе данных, нам потребуется время и рассчитывал, что примерно неделю мы будем париться и работать с траблами.

Однако, фактически для внедрения нового рабочего пространства внутри компании нам потребовались коротенький письменный мануал, ознакомление с которым мы поставили первой задачей для всех членов команды и всего один получасовой созвон, на котором специалист объяснил, как что работает, показал куда нужно нажимать и мы тут же начали работать в новом рабочем пространстве. Да, разобрались не с первого раза, но достаточно быстро.

Доволен ли внедрением? Да, доволен!

Почему доволен?

У нас появилось рабочее пространство, в которое мы собрали всю работу рекламного отдела компании по производству и размещению контента в наших рекламных каналах;

В нём одновременно и независимо друг от друга работают сразу несколько специалистов, выполняющих свои задачи;

Стало удобно планировать и контролировать работу коллег вовлеченных в процессы создания и размещения рекламы.

#Notion #упорядочивание #работа #реклама #управлениеконтентом