Планирование руководителя: как все успевать и кайфовать от работы?

Вам будет интересна статья, если к концу недели/месяца вы с ужасом понимаете, что сделали много всего, но совсем не то, что было нужно.

Или: вы не можете оценить, хорошо ли вы поработали за неделю/месяц: из-за этого вы начинаете клевать себе мозг по поводу своей полезности.

Или: вы много и упорно работаете, но чувствуете, что постоянно что-то не успеваете. Пытаетесь работать больше, но это не помогает. И вас напрягает, что в 35 лет вы не можете работать так же много, как в 25.

Про что я расскажу:

• планировщик задач
• оценка своей эффективности за неделю и месяц
• работа со стратегическими и регулярными задачами
• как все успевать, обрести спокойствие, перестать сомневаться в себе и стать счастливее

Может показаться странным, что я связываю собственную эффективность на работе с ощущением счастья (гармонии, удовлетворенности жизнью - называйте как хотите). На это у меня есть два ответа.

Первый: психологи доказали, что уровень счастья на работе напрямую зависит от пользы, которую мы приносим другим людям. Не обязательно клиентам: это могут быть коллеги и руководители. Мы хотим видеть наш вклад в общее дело, быть причастным к чему-то, больше нас. И больше всего времени (после сна) в жизни мы проводим на работе. Если кажется, что ты ничего не успеваешь, то ты начинаешь сомневаться в твоем пользе для других и это отражается на твоем ощущении счастья.

Второй: руководители, особенно начинающие, ребята гиперответственные и хотят доказать, что они достойны этой новой роли. Они берут в работу все входящие задачи, плохо делегируют, забирают ответственность у своих подчиненных. Мой хороший знакомый после пары лет на роли руководителя сказал крутую фразу: "За год я научился очень ценному уроку - перестал разделять ответственность со своими сотрудниками". Идея в том, что начинающие руководители переживают за результаты своих подопечных и перетягивают на себя ответственность за все решения своих сотрудников. Ты думаешь о проблемах на работе и вечером, и в выходные - о каком счастье тут может идти речь? Правда, потом руководители выгорают от этого и понимают, что надо делать по-другому: строить системы, учить ответственности, верить в ребят, быстрее увольнять лентяев. Лично я в свое время таким переболел.

За несколько лет я перепробовал разные планировщики, в итоге остановится на обычном Гугл Доке, с которым живу уже год. Шаблон доступен по ссылке.

Шаблон на одну страницу, но рабочий документ у меня на 6 страниц. В структуре слева вы видите названия блоков, разберем каждый.

Глобальная задача: как правило, задачи на год-два. Могут корректироваться в течение года. Эти задачи знают мой партнер и исполнительный директор. Я смотрю на эти задачи раз в неделю, когда привожу планировщик в порядок.

Задачи недели: от 5 до 10 самых важных задач. Планирую их до начала рабочей недели, ставлю их в порядке, начиная с самых важных. Случайных задач тут нет. Каждый день недели раньше начинался со строки "Важные задачи недели". Сейчас я привык и начинаю рабочий день с этих задач.

Чуть ниже есть список регулярных задач, которые я делаю в течение недели/месяца. У меня их порядка 20, вот примеры:

• каждый понедельник - планерка АМ в 09:05 (1 час)
  
• каждый вторник - смотреть результаты по контексту в 09:20 (20 мин.)
• каждый четверг - планерка директоров в 14:00 (1 час)
• 1-5 число: месячная планерка директоров: итоги, планы на месяц
• 1-5 число: месячные планы по развитию с руководителями
• 1-5 число: дать руководителям и АМ ежемесячную ОС

Зачем этот регулярный список задач? Тупо, чтобы не забывать про эти задачи. Появилась регулярная задача? Добавь ее сюда. Если помимо тебя требуется участие других людей, в понедельник согласуй с ними день и время.

Правила просты:

• я записываю в него все задачи и идеи, которые возникают в работе (если идея пришла мне вечером или во время прогулки, я запишу ее в отдельный телеграм бот и утром перенесу в планировщик).

• раз в неделю я выделяю час на то, чтобы привести документ в порядок. Раньше я планировал делать это в пятницу, но мне нужна свежая голова, поэтому я делаю это в выходные. На это уходит максимум час.

Если все задачи в планировщике и я раз в неделю просмотрю его, тогда я начинаю доверять документу. У меня не больше 2-3 непрочитанных писем на почте, все задачи из телеграм и ватс апп выгружены в планировщик. Все мои задачи (не важно, сколько их) находятся в одном месте. Это дает ощущение чистой головы и свободной оперативной памяти. Если вы не понимаете, о чем я, выпишите все свои задачи в один документ. Выделите на это минимум 30 минут, прогуляйтесь, напишите что еще придет в голову и добейтесь ощущения, что в мыслях больше нет задач и идей, которые требуют вашего внимания. Как вам? Если выписали действительно все, то станет легко и чисто в голове.

К утру понедельника у меня уже есть ТОП 5-10 главных задач на неделю (ниже обсудим, как они появились). Место для новой задачи зависит от ее важности:

• Крутая идея, которую стоит обдумать, но на этой неделе ей нет места? Запиши ее в понедельник: определишь место для нее при планировании новой недели. Просто запиши, и выкини ее из своей головы.
• Важная задача, которая по статусу должна быть на этой неделе? Поставь ее в день, когда надо сделать.

Все задачи в течение недели требуют твоего вмешательства и отодвигают главные задачи недели? У тебя проблемы с делегированием, зонами ответственности, обучением, простановкой реперных точек контроля и планированием работы себя и своего отдела. Три главные задачи руководителя - планирование, делегирование, контроль. Читайте Александра Фридмана и Александра Высоцкого, а в идеале найдите в своей компании или окружении человека, который поможет вам прокачаться как руководитель.

Стратегические задачи лежат в отдельном файле, мне подошла гугл таблица. Именно отсюда берутся главные задачи недели. Здесь только задачи по развитию, операционки тут нет. Посмотреть шаблон можно по ссылке.

Помимо блока "Команда и коммуникации", у меня есть блоки "Продукт", "Маркетинг". Другие зоны у партнера и исполнительного директора.

Как сюда попадают эти задачи? Вот мои источники:

• ежеквартальная стратегическая сессия, где мы командой директоров и руководителей определяем главные задачи по развитию агентства и раскладываем глобальную цель на малые задачи
• идеи и мысли вокруг глобальной цели, которые пришли ко мне в течение недели. Как я писал выше, что пришло в течение недели, я пишу в понедельник и даю время отлежаться до выходных. Если идея достойна здесь быть, она попадает в конец списка, без срока, результата и приоритета.

Перед началом каждого месяца мы с директорами подводим итоги месяца, корректируем наши цели и раскладываем их на мелкие шаги. Каждый из нас создает такой список. Возможно, у вас будет список на квартал и год, но мне хватает списка на месяц.

Как я выбираю из списка задачи на месяц:

• сначала я думаю над результатом каждой задачи, который я ожидаю. Иногда задача кажется важной и нужной, но при формулировке результата оказывается, что не такая уж она и важная.
• после этого расставляю приоритеты и сроки.

Обычно в список задач на месяц попадают задачи первого приоритета, на остальные не хватает времени. Вернее так: я считаю, что задачи второго приоритета не дадут вклада в тот результат, к которому я иду. Да, это классная идея, но она не продвигает к глобальной цели. Тогда зачем их делать? Именно из этого списка на месяц формируется 80% главных задач на неделю.

Вернемся к проблеме в начале статьи: мне было сложно оценить, насколько продуктивно я поработал за месяц. Все просто: я выполнил (или существенно продвинулся) по задачам первого приоритета за месяц? Круто, я молодец! Если нет, что изменить, чтобы в следующий раз все задачи были выполнены?

В правилах работы с планировщиком я уже сказал, что раз в неделю вы приводите документ в порядок. Рассмотрим этот пункт по шагам:

1) отметить Задачи недели, которые были выполнены, если не отмечали в течение недели. Рекомендую отмечать в течение недели - это здорово мотивирует. Похвалить себя. Может быть выполнено не все, но самые важные задачи вверху списка должны быть сделаны. Если задача не выполнена по объективным причинам, должно быть продвижение по ней. Помните первое предложение в статье ("сделали за неделю много всего, но совсем не то, что считали важным")? Это здесь. Если есть проблемы с оценкой своего вклада, копируй сделанные задачи недели за неделю, месяц, квартал в отдельный файл и следи за ними - там будет медленное, но верное продвижение.

2) собрать в Понедельник все задачи со всех дней недели, которые не выполнены. Например потому, что их статус был ниже главных задач недели, и ты промахнулся со временем для главных задач (этим я страдаю до сих пор). Да, выполнено не все, но главные задачи-то продвигаются! Что получилось: в понедельник пришли все задачи с других дней, плюс в понедельнике идеи, которые приходили ко мне в течение недели и уже точно не вмещались в план.

3) Поменяй названия блоков: номер недели и календарные даты каждого дня.

4) Определи главные задачи недели (об этом я рассказал выше).

5) скопируй главные задачи недели в конкретные дни, когда ты хочешь их сделать. Самые важные задачи, по которым я могу промахнуться со сроками, обычно идут в понедельник. Отметь главные задачи в днях восклицательным знаком, чтобы они бросались в глаза.

6) посмотри регулярные задачи и и скопируй нужные в конкретные дни. Добавь пункт согласовать время по регулярным задачам с другими участниками, если это необходимо. Например, каждый четверг примерно в 14:00 у нас планерка директоров, и за пару дней каждый подтверждает время.

7) что делать с задачами, которые остались в понедельнике, но они не относятся ни к главным, ни к регулярным? Вроде бы поставил их, но они все время на втором плане. Тут несколько вариантов: делегировать (раз сам не могу выделить на них время), удалить их (помни про главные задачи), оставить в понедельнике (возможно, при следующем планировании на них найдется время). Значит, есть задачи, которые дают больший вклад в продвижение к глобальным целям.

Что мы имеем перед началом рабочей недели:

• главные задачи недели, записанные вверху и распределенные по неделе
• список регулярных задач (день, время)
  
• понимание своей загрузки на неделю
  
• подробный план по часам, что мы будем делать в понедельник

На сколько планировать загрузку, брать 40 часов или достаточно 20 часов? Определяется опытным путем в течение нескольких недель. Я планирую загрузку на 25 часов, не более.

Я уже сказал выше, на понедельник есть подробный план, что я буду делать. Прям по часам. Вообще, я заменил за собой, что получаю удовольствие, когда есть четкий график и время на задачу. Единственное, что я ошибаюсь со временем выполнения (например, эту статью я хотел написать за пару часов, но ушло в итоге четыре часа). И растянулась на три дня вместо одного. Но она в списке главных задач, значит, я когда-то принял решение, что это важно.

В течение понедельника постепенно будут удаляться задачи, которые я выполняю. В идеале уйдут все задачи, но скорее всего останется какая-нибудь мелочь, которая перейдет на другой день. В любом случае, в конце понедельника я гляну список задач на вторник, обращая особое внимание на главные задачи недели. Если они вытесняют остальные, переставлю их в другие дни. Где-то я читал, что при планировании с вечера мозг начинает решать задачи следующего дня.

Итого: в конце каждого дня есть план на следующий день, готовый на 80%. У меня нет ситуаций, когда и прихожу на работу и думаю: чем бы мне заняться.

Все задачи делятся на творческие, которые делаю сам (пишу руководство, стратегию, план обучения - именно из таких состоят мои главные задачи) и операторские (созвоны, планерки, мелкие неважные задачи, которые выполняешь на автомате). Для меня самое продуктивное время для творческих задач - первая половина дня. Исходя из этого, правила простые:

• до обеда - творческие задачи (за исключением планерки в понедельник)
• все операторские задачи - после обеда, желательно к концу дня
• самые важные творческие задачи - в первые четыре дня, в пятницу продуктивность ниже
• общие созвоны - вторая половина дня четверг, пятница.

Вернемся к вопросу в начале статьи и подведем итоги.

1. Если ты очень активный человек, любишь работать, много планируешь, но мало успеваешь, необходимо выделять приоритеты. Научись себя хвалить за закрытие или движение по главным задачам: за день, неделю, месяц, квартал. Остальные - делегировать или удалять, или честно признаваться коллегам, что сейчас эта задача ниже для тебя по приоритету, потому что не продвигает тебя к глобальной цели.
2. Завести планировщик задач, научиться с ним работать и доверять ему.
3. Иногда корректировать планы на месяц, если ты видишь, что это необходимо. Планы на неделю меняются крайне редко.
4. Быть готовым, что иногда все идет не по плану и это нормально. Давать себе время на передышку в пути.

Буду рад, если кому-то будет полезен мой опыт по планированию. Пишу про развитие руководителей в своем телеграм канале - присоединяйтесь!