Типичные ошибки предпринимателей при внедрении 1С. Как выбрать правильного подрядчика и избежать проблем при внедрении

В современном мире автоматизация управленческого и бухгалтерского учета на предприятии — это необходимость. Многие компании до сих пор даже бухгалтерский ведут учет вручную. Это сильно замедляет работу компании, заставляет содержать большой штат бухгалтеров (которых к тому же и заменить некем, потому что только они могут разобраться в своих записях), а еще ручной учет — это постоянный источник ошибок. Те компании, которые не перейдут к оптимизации и автоматизации учета будут просто неконкурентны уже в ближайшем будущем.

К счастью, большинство предпринимателей уже пришли к этому пониманию, и уже сейчас стремятся внедрять программные решения для оптимизации управленческого и бухгалтерского учета. Но далеко не все руководители понимают сложность этой процедуры. Каждый бизнес и выстроенные внутри него процессы уникальны, поэтому просто не может существовать конфигурации программного обеспечения, которая идеально подходила всем компаниям. В этой статье мы рассмотрим типичные ошибки предпринимателей, внедряющих автоматизацию учета в своих компаниях.

Даже если взять два предприятия в одной отрасли, например, два магазина одежды, принципы учета в них могут отличаться кардинально. Начиная от закупок и логистики, заканчивая нормами складского хранения, реализации и онлайн-продаж. Поэтому учетная система должна быть подстроена под уже существующие и налаженные бизнес-процессы.

Типовые конфигурации 1С без индивидуальных подходят только для применения в новых компаниях. В таком случае предприятие может выстроить свой учет так, как он реализован в программе. Во всех остальных случаях вероятен сценарий, при котором структура стандартной конфигурации 1С идеально подойдет под уже устоявшиеся нормы учета.

Более того, попытка переделать учет под стандартную версию программного обеспечения может привести к нарушению бизнес-процессов в компании. Если в компании принят один порядок, например, складского учета, то переход на новую модель работы может как минимум, замедлить работу и повысить затраты, как максимум, нарушить логическую цепочку работы. Уж лучше вообще не автоматизировать учет, чем внедрять технологии, которые неудобны и неприменимы для конкретного бизнеса.

Многие предприниматели ошибочно считают, что компании, занимающиеся внедрением учетных систем на базе 1С сразу могут выступить и в качестве финансовых консультантов. Это фундаментальная ошибка, программисты — не эксперты в оптимизации налогов и построении финансовой структуры в компании.

Еще одна разновидность этой ошибки — попытка автоматизировать хаотичный учет. К сожалению, еще во многих компаниях учет ведется вручную, по алгоритму, который известен только действующим оператором. Если взять другого квалифицированного специалиста и предложить ему продолжить вести учет, он с высокой вероятностью просто не разберется.

Такой учет автоматизировать не стоит. Получится просто более технологичный хаос. Поэтому перед автоматизацией очень важно оптимизировать учет в компании, а также четко прописать его принципы и алгоритмы. Так, чтобы специалист вне компании мог с минимальной адаптацией продолжить работу по составленному бизнес-процессу.

Уже оптимизированный и налаженный учет можно автоматизировать, делая его более быстрым, удобным, а также сокращая количество рутинных операций.

Очень часто, выдвигая ответственного за оптимизацию, компания выбирает системного администратора или другого человека, ответственного за IT на предприятии. Естественно, ничем стороннему подрядчику, автоматизирующему учет, такой сотрудник помочь не может.

От компании в процессе автоматизации должны участвовать руководители, которые непосредственно будут использовать эту учетную систему. При грамотном внедрении, специалист должен буквально внедриться в компанию и изнутри изучить реальные процессы учета, описать их и только потом перенести в программный продукт. Именно поэтому очень важна роль начальников на местах, которые ежедневно управляют этими процессами. Они помогут IT-специалистам разобраться в реальных бизнес-процессах компании.

В продолжение предыдущего пункта стоит отметить, что работа компании в голове директора и реальность отличаются (часто очень сильно). Поэтому проводить автоматизацию, интервьюируя только высший менеджмент компании — большая ошибка. В этом смысле, гораздо продуктивней работать с начальниками на местах, операторами и другими реальными пользователями учетной системы. С какими проблемами и ежедневными задачами сталкиваются они.

Если учетную систему строить только по картине мира из головы руководителя, она вполне может быть нерелевантной реальному положению дел на местах. Поэтому непосредственно перед автоматизацией необходимо упорядочить и регламентировать бизнес-процессы. Специалисты по внедрению учетных систем 1С к слову, могут рекомендовать эффективные способы организации бизнес-процессов в компании.

Ситуация, которая зеркальна той, что была описана в начале статьи. Есть некоторые предприниматели, которые вообще не хотят использовать типовые стандартные решения, пытаясь разработать уникальные форматы бюджетов, принципы расчетов и норм учета на предприятии.

Конечно, можно индивидуально разработать буквально каждый пиксель будущей учетной системы компании, но это почти никогда не будет иметь смысла. Такая разработка будет очень долгой и дорогостоящей. При этом стандартный функционал, адаптированный под компанию, может не хуже справиться с поставленными перед автоматизацией задачами.

Проблема автоматизации учета в том, что специалисты, одинаково хорошо разбирающиеся и в учете, и в программировании — большая редкость. Даже если предприятию удастся найти такого, стоимость его содержания в штате будет стоить очень дорого.

Гораздо дешевле и эффективней обратиться к внешнему подрядчику, который не только сможет грамотно спроектировать разработать и внедрить учетную систему под конкретный бизнес, но и сформирует удаленную команду поддержки. Эти специалисты будут вне штата компании, но при этом окажут полную техническую поддержку, и по необходимости будут вносить доработки в проект.

Работа по принципу аутсорсинга позволит компании сэкономить часть средств на оплате труда, оборудовании рабочих мест, поиске и обучении сотрудников, а также в других моментах.

Даже очень хорошо проработанная система автоматизированного учета не будет эффективной без правильной работы операторов. Их участие важно и на этапе разработке, и уже после внедрения готового продукта. От качества обучения сотрудников будет зависеть количество ошибок и недопониманий, которые появятся позже.

Здесь важно упомянуть, что у пользователя нового программного продукта обязательно должна быть возможность спросить: «Почему не работает», «Как исправить?» и «Как сделать правильно?». Поэтому даже после окончательного внедрения продукта процесс обучения не останавливается. Одна из задач команды поддержки, оперативно отвечать на возникающие у операторов вопросы и решать появившиеся проблемы. Также специалисты поддержки должны:

Пренебрегая квалифицированной сторонней поддержкой, или пытаясь ее осуществлять самостоятельно, предприниматель рискует работоспособностью учетной системы и безопасностью данных.

Большинство из перечисленных в статье пунктов неочевидны для многих предпринимателей. Автоматизацию учета они видят как простую задачу: выбор типового решения — небольшая доработка — запуск работы (обучать и поддерживать ничего не нужно, операторы то опытные).

На самом деле, грамотная автоматизация учетной системы — это сложный и комплексный процесс, который пошагово выглядит примерно следующим образом:

Если подрядчик, занимающийся автоматизацией учета, говорит, что это простая задача и предлагает типовую конфигурацию, скорее всего, результат автоматизации получится посредственным. Выбор подрядчика — определяющий момент. Именно исполнитель и должен предупреждать заказчика о потенциальных проблемах и ошибках еще на этапе консультаций.

Если вы уже начали сотрудничать с каким-то подрядчиком и сомневаетесь в результате (иначе как бы вы оказались в конце этой статьи), то имеет смысл заказать аудит и консультацию у сторонних разработчиков. Проверку можно устроить даже на промежуточном этапе внедрения. Ну а если вы только планируете автоматизацию и выбираете исполнителя, обязательно обращайте внимание на количество и масштаб реализованных кейсов на схожих предприятиях.

Получите бесплатную консультацию наших специалистов по автоматизации учета в вашей компании.