Как автоматизировать учет в автосервисе. Делимся своим опытом на примере кейса автосервиса MAN

На первый взгляд, автосервис очень простой бизнес с простой системой учета. Но попробуйте понаблюдать даже за одним клиентом и всеми операциями, связанными с его обслуживанием, и вам станет понятен масштаб сложности такого учета. Автосервисы сталкиваются с большим количеством сложностей при осуществлении своей деятельности: от обработки обширной номенклатуры деталей до сопровождения заказа, полный объем работ по которому становится понятным только в ходе ремонта.

В этой статье мы постарались собрать типичные для большинства автосервисов проблемы учета, а главное, их решения. Расскажем о них на примере специализированного автосервиса грузовиков MAN, автоматизацию учета на котором мы недавно реализовали.

Даже в специализированном сервисе, работающем только с одной маркой автомобилей, приходится иметь дело с большой товарной номенклатурой деталей. Даже одна стандартная запасная часть в каком-то отделе автомобиля может иметь несколько разных видов, в зависимости от модели и даже комплектации машины.

Это очень усложняет поиск нужного товара, складской учет по поставленным и запланированным к поставкам деталям.

Решение — интеграция каталогов поставщика и автоматическая загрузка поставленной на склад партии товаров (благодаря соответствию форматов документации, сопровождающей поставку, и документации склада компании).

Для работы с большим объемом товарных позиций поиск нужной детали оператором затруднен. Для оптимизации работы оператора нужно предусмотреть возможность сортировки запчасти по номеру, модели и комплектации автомобиля, а также по другим параметрам.

Когда речь идет о небольших автосервисах, эта проблема не так заметна, она усиливается в сетевых компаниях, у которых есть несколько сервисных пунктов.

Запланировать время работы механиков не так просто. Дело в том, что полный объем работ по автомобилю клиента становится понятен только после диагностики. Тем более, что специалисты могут быть разного профиля и изначально непонятно, кто именно будет заниматься ремонтом.

Основная задача планирования и учета рабочего времени сотрудников автосервиса — наглядная картина загрузки и возможность записи новых клиентов.

Проще объяснить на примере. Представьте автосервис, у которого несколько СТО в разных районах города. В компанию приезжает клиент, которому нужен ремонт до конца недели. Может ли менеджмент компании сохранить в памяти, какая загрузка у специалистов в разных СТО и когда у них «окна». Другое дело, когда информация о запланированной работе сотрудников наглядно видна в календаре в учетной системе. Менеджеры могут централизованно анализировать рабочий график команды и направить клиента в автосервис с наименьшей очередью.

Решается эта проблема или через использование встроенного модуля календаря 1С или через интеграцию сторонних виджетов-календарей. Такие инструменты, кроме планирования работы сотрудников, помогают анализировать потребность в персонале, бороться с простоями и решать другие управленческие задачи.

Автосервисы — один из примеров бизнеса, который совмещает в себе продажу товаров и оказание услуг. Более того, как уже было сказано, определить полный объем работ и закупки деталей можно только после диагностики и начала работы над автомобилем. Поэтому оптимальный способ ведения учета товаров и услуг — заказ-наряды, в которые последовательно вносится соответствующая информация.

Также в автосервисах, особенно специализированных, очень важна история обслуживания автомобиля. Данные о предыдущих ремонтах и проблемах заметно сокращают время на диагностику и ремонт. Это похоже на историю болезни, которая необходима врачу для правильного диагноза.

Проблема сквозного учета в том, что у машин меняются владельцы, а иногда и регистрационные номера. Вести такой учет по клиенту или номеру не имеет смысла. Делать это нужно только по VIN-коду.

Эта проблема характерна не только для автосервисов. Ситуация, когда в компании две учетные системы (бухгалтерская и управленческая), встречается в разных предприятиях из разных сегментов. Тем не менее, решение этой проблемы — важная часть автоматизации учетной системы, которую мы провели для авторизированного сервиса MAN.

Двойной учет создает много проблем. Дублирование операций отдельно в бухгалтерской и в управленческой конфигурациях 1С — причина ошибок и расхождений.

Отсюда много расхождений в результатах, а также несовпадение плана и факта при инвентаризации.

Поэтому консолидированный учет на предприятии очень важен. Одна из версий учетной системы обязательно должна быть доминирующей. Внесение оператором данных в ведущую систему автоматически отобразится и в другой системе (с учетом особенностей учета). Кроме сокращения количества ошибок, такой подход еще и вдвое сократит объем рутинной работы у операторов.

Эти 4 типичные проблемы — далеко не все сложности, с которым могут столкнуться автосервисы при организации учета. Более того, даже у компаний с одной моделью работы принципы и модель ведения учета могут отличаться, поэтому внедрение автоматизированных конфигураций может быть проведено только после детального аудита работы компании.

У каждого автосервиса могут быть и другие проблемные места учета, которые не упомянуты в статье. Еще и поэтому идентифицировать «узкие горлышки» и найти решение по их устранению специалисты по автоматизации могут только после аудита бизнес-процессов и норм учета.

Получите бесплатную консультацию наших специалистов о том, как можно оптимизировать систему учета в вашем автосервисе.