“Мама, я в Дубае”: как мы делали первый форум KINZA в Эмиратах

Организация большого мероприятия – это всегда езда на горящем велосипеде, а подготовка первого масштабного ивента в другой стране – стресс вдвойне. Еще весной мы решили, что непременно проведем форум по партнерскому маркетингу KINZA в Дубае и шли к этому полгода. И вот, он прошел 26-27 октября. Теперь мы готовы рассказать, как это было и с какими сложностями мы столкнулись. Вдруг вам просто любопытно, или вы тоже хотите покорить ОАЭ. Поехали!

Для первого зарубежного форума KINZA мы выбрали беспроигрышный вариант и классическую программу: выставка – выступление спикеров – афтепати.

В цифрах это выглядит так: 2 дня нетворкинга, 25 экспертов с докладами, 45 стендов, 5 часов afterparty. В общей сложности подготовка ивента заняла у нас почти 6 месяцев, было задействовано порядка 20 человек, включая юристов, дизайнеров и маркетологов. Бюджет на организацию – оставим в тайне. Чтобы добраться до Дубая, команда KINZA собрала 7 чемоданов и преодолела 3 пересадки на стыковочных рейсах.

И – мы сделали это! Многое получилось так, как мы и планировали: емкие и полезные доклады спикеров на английском языке, огромные и фантастические кастомные стенды, которые мы видели пока что только на бурж-ивентах (и теперь KINZA один из них), 100% целевая аудитория из России, СНГ, ОАЭ, Индии, Израиля и других стран.

Но вернемся к подготовке и к тому, на что обратить внимание, организовывая мероприятие в Дубае: мы теперь в этом профи.

Начнем с того, что в некоторых странах и городах необходимо получать специальное разрешение на проведение мероприятий, Дубай – один из них. Поэтому, если вы решили провести форум в этом мегаполисе, то следует обратиться в Департамент туризма и коммерческого маркетинга (сокращенно DTCM), предоставить необходимые инструменты и получить заветную регистрацию на платформе электронных разрешений DTCM. Самый большой подводный камень, если не сказать булыжник, кроется в сроках выдачи разрешения. Нас пугали страшными историями, как некоторым ивентам разрешение выдавали вечером накануне мероприятия (и это чистая правда), но нам повезло и лицензию мы получили заранее. Однако, стоит сказать, что нашу заявку рассматривали в течение 4-х месяцев.

При этом такое разрешение не является номинальным, к нему относятся со всей строгостью. И в первый, и во второй день проведения форума среди гостей ивента мы встречали проверяющих.

Кстати, налог 10% c продажи каждого билета организаторы платят в казну Дубая. Это условие касается и превышения лимита бесплатных билетов. Например, вы организуется мероприятие и договорились с департаментом, что 10 человек придут бесплатно. Но если одиннадцатый билет вы решили так же подарить партнеру, то по правилам вы обязаны оплатить с него налог.

Дубай – максимально коммерциализированный город, здесь балом правят деньги и бизнес, поэтому любое действие, разрешение, документ всегда платные. Однако в том же Абу-Даби все намного проще и никаких разрешений на проведение ивентов не требуется. Возьмите себе на заметку.

Когда мы начали активную подготовку к KINZA Dubai, то привлекли к вопросу юриста, чтобы избежать неурядиц. Делимся с вами:

Как и положено деловой столице мира, Дубай привлекает и объединяет специалистов и предпринимателей из разных городов и сфер. Арбитраж трафика позволяет работать удаленно из любой точки мира, где есть интернет, поэтому вебмастеров и тех, кто работает в affiliate-маркетинге, здесь довольно много.

В качестве основных источников привлечения аудитории мы использовали анонсы в интернет-СМИ, социальных сетях и приглашения от инфлюенсеров в сфере. Любопытно, что несмотря на то, что Дубай смело можно назвать бизнес-хабом и деловым центром OAЭ, тот же LinkedIn по нашему опыту оказался здесь не слишком востребован.

Когда KINZA 360 проходила в Москве и Киеве, топовые эксперты с радостью соглашались выступить на сцене форума. За 8 лет существования мероприятия бренд стал широко известен в арбитражных кругах.

Однако, когда мы готовили форум в Дубае, то понимали, что в бурже нас могут не знать и нужно будет постараться, чтобы привлечь к участию известных спикеров, тем более, что параллельно проходило другое известное мероприятие в Европе.

В итоге на сцене выступили профи из 15 стран мира, с нашей стороны мы организовали для них перелет и проживание.

****

Еще один важный вывод, который мы сделали об организации ивентов в Эмиратах: несмотря на строгость законов, вам всегда идут на встречу. Сделать мерч за сутки, организовать дополнительные столы на afterparty, продолжать застройку даже глубокой ночью – кажется, темпы этого города приучили его жителей быть готовыми ко всему и идти на компромисс с теми, кто только пытается здесь освоится.

Надеемся, что вам был полезен этот материал. Команда KINZA 360 отправляется на заслуженный отдых, а вскоре вы вернемся с новостями – тому, кто первым угадает, где пройдет следующая KINZA, подарим билет;)