Важные вопросы по электронной приемке в ЕИС

Важные вопросы по электронной приемке в ЕИС.

Работа с электронной приемкой в ЕИС происходит уже полтора года, вопросов и проблем по ней очень много и меньше не становится. Действительно, с того момента, как заказчики стали в обязательном порядке применять приемку товара и услуг в электронном формате в ЕИС, вопросов по ее применению стало еще больше.

Я решил разобрать некоторые из вопросов от заказчиков.

1. Только руководитель организации может подписывать электронную приемку товаров или обязательно нужно создавать приемочную и экспертную комиссии?

На самом деле любого сотрудника можно назначить ответственным за электронную приемку. Комиссия для нее необязательна. Электронную приемку может проводить любой сотрудник организации, в том числе руководитель. Именно на него оформляют квалифицированную электронную подпись, чтобы подписывать в ЕИС документы приемки. При любом виде приемки, как на бумаге, так и в ЕИС, заказчик может либо создать комиссию, либо назначить одно ответственное лицо. Ответственных за приемку можно назначить отдельно на товары, отдельно на работы. А экспертная комиссия может одновременно выступать и приемочной комиссией, если вы установите такой порядок внутренним локальным документом.

2. Мы работаем по собственному постановлению о приемочной комиссии, в котором прописали, что в случае отпуска или больничного председателя приемочной комиссии необходимо подготовить постановление и назначить И.О. председателя комиссии. Будет ли нарушением, если вместо постановления мы воспользуемся приказом, где указано, кто исполняет обязанности председателя? Приказ касается основной деятельности сотрудника, в которую приемка не входит.

Во-первых, никогда не вводите в приемочную комиссию тех сотрудников, у кого нет КЭП. Во-вторых, да, это будет несоблюдением того порядка, который вы сами же установили в постановлении о приемочной комиссии. Административной ответственности за несоблюдение внутреннего распорядительного документа нет, но сотрудник может отказаться выполнять обязанности вне основной деятельности. Тем более, нужно было заранее позаботиться о КЭП для всех причастных к приемке сотрудников. Порядок работы комиссии определяет сам заказчик самостоятельно (ч. 2 ст. 39 Закона № 44-ФЗ).

3. Срок окончания этапа исполнения контракта у нас был 30 апреля. Эта дата выпала на выходной день. Контрактом предусмотрели представление документов о приемке в течение 5 дней с даты окончания этапа. Поставщик оформил приемочные документы в первый рабочий день – 4 мая. Поставщик имел право при оформлении документов о приемке в ЕИС дать документ об исполнении этапа только в первый рабочий день после окончания этапа контракта?

Во-первых, контролируйте сроки, когда поставщик оформляет документы в ЕИС, они установлены в контракте. Во-вторых, поставщик вправе подготовить и отправить документы в ЕИС не только в первый рабочий день, но и в любой из пяти. Порядок оформления приемочных документов в ЕИС определяет заказчик. Если вам нужны документы определенным периодом, то так и устанавливайте в контракте. Укажите, что документы приемки оформляются последним днем периода. Вы сами указали, что документы представляются в течение 5 дней с даты окончания этапа. Поставщик оформляет документы по приемке в ЕИС в соответствии со сроками, установленными в контракте, после фактической отгрузки товара заказчику.

4. Какую дату приемки ставить заказчику в электронном документе, если на бумаге и по факту товар привезли 19 мая, а документы в ЕИС поставщик сформировал 23 мая. Они подписаны двумя сторонами в тот же день. Можно ли указать в ЕИС в электронном документе дату получения товара 19 мая, то есть ранее срока выгрузки документа в ЕИС?

Во-первых, датой приемки товара считают дату размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного КЭП. Во-вторых, поставьте 23 мая во всех документах, как бумажных, так и электронных. Нарушением будет считаться приемка по бумажному носителю, если поставщик сформировал электронный документ в ЕИС позже. Дату приемки заказчик не может указать ранее, чем получение документа в ЕИС. Датой приемки поставленного товара или оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком КЭП. Заказчику нужно подписывать только электронные документы в ЕИС. Если он подписывает документы и на бумаге, то даты должны быть везде одинаковыми. Необходимо изменить дату приемки на бумажных носителях на 23 мая. У вас по закону товар принят 23 мая, так как документ подписан в ЕИС этим числом.

5. По итогам электронного аукциона заказчик заключил контракт на работы по благоустройству с электронной приемкой. В контракте не были установлены этапы выполнения работ. Может ли заказчик электронно принимать работы поэтапно либо заключить доп. соглашение и добавить этапы работ в контракт?

Во-первых, существенное условие контракта можно изменить, сославшись на часть 65.1 статьи 112 44-ФЗ. Во-вторых, да, заказчик может заключить такое доп. соглашение, но должен учитывать, что придется обосновывать целесообразность подобных изменений в контракте. Заказчик вправе заключить доп. соглашение и установить этапы работ только по части 65.1 статьи 112 44-ФЗ, по которой разрешили менять существенные условия контракта, даже если ранее этапы не были предусмотрены. Однако ему придется доказать, что изменение существенных условий связано с санкциями, и согласовать такое изменение со специальным региональным органом власти. Если же при помощи доп. соглашения не удастся добавить этапы в контракт, то оформляете одним этапом в ЕИС на основании сроков, установленных контрактом. На практике обычно удается изменить.

6. Заключили контракт с обязательным применением электронной приемки. Какой документ о приемке является приоритетным: документ, полученный по ЭДО, или документ, полученный в ЕИС?

Документ о приемке в ЕИС имеет приоритет над документом в другой системе ЭДО. Датой приемки поставленного товара считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Считаем важным обратить внимание заказчиков на часто возникающий в контексте вопрос: может ли поставщик претендовать на оплату при отправке документов посредством ЭДО? Точно определит только суд. Но на самом деле вся судебная практика в пользу поставщика. При наличии технических сбоев в ЕИС и при фактической поставке товара поставщик вправе претендовать на оплату, так как фактически обязательства поставщика выполнены. То, что невозможно отправить документы через ЕИС – не зависит от поставщика.

7. Если исполнитель по контракту не в срок предоставил акты выполненных работ, может ли заказчик выставить ему штраф по постановлению № 1042 как за нестоимостное нарушение в виде фиксированного штрафа?

Да, может. Такие штрафы могут быть установлены, например, за пересортицу товара, непредставление документов в срок, предусмотренный контрактом (письмо Минфина от 27.08.2019 № 24-03-08/65506). Такие штрафы исполнитель заплатит, если не исполнит или некачественно выполнит обязательства, которые не имеют стоимостного выражения.

8. Как провести в ЕИС электронную приемку по заключенному контракту на частичную приемку товара с просрочкой по поставке?

Прикрепите в ЕИС сканы бумажных документов, которые подтверждают расхождения при частичной приемке. В поле «Итог приемки» выберите значение из раскрывающегося списка «2 – товары приняты с расхождениями (претензией)». При выборе данного значения вкладка отображается в режиме формирования сведений о частичной приемке. При выборе в поле «Итог приемки» значения «2» на вкладке «Приемка товаров, работ, услуг» отображается блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». В поле «Информация о расхождениях в приемке в соответствии с условиями контракта» указывают пункт/пункты контракта, условия которых нарушены в рамках данной поставки товаров. Поле обязательно для заполнения. Прикладывают к электронному документу сканы бумажных документов, подтверждающих расхождения, например, акт о частичной приемке или мотивированный отказ от приемки части товара.

9. Заказчики обязаны по закону подписать документ о приемке в ЕИС после проведения приемки и экспертизы товара. Но какой документ должны подписывать заказчик с поставщиком при фактической передаче товара, чтобы подтвердить факт экспертизы до приемки?

Используйте УПД в качестве документа по проведению экспертизы при электроприемке. Универсальный передаточный документ может выполнять функцию документа по проведению экспертизы. Документ о приемке является документом, подтверждающим проведение экспертизы силами сотрудников заказчика. Вывод следует из письма Минфина от 06.02.2018 №24-03-08/6839.

10. Если УПД выполняет функцию экспертного документа, обязательна ли подпись заказчика на бумажном носителе или необходимы сведения о КЭП прикрепить к структурированному документу?

Подпишите УПД при помощи КЭП. Подпись заказчика необязательна на бумажном носителе, и прилагать такой документ не нужно, если проводите экспертизу по приемке силами сотрудников заказчика. Достаточно подписать универсальный передаточный акт в ЕИС электронной подписью уполномоченного лица заказчика.

❕И еще очень важная рекомендация по электронной приемке в ЕИС.

Мы рекомендуем при работе с электронной приемкой использовать Независимый регистратор ГИС «Независимый регистратор», который обеспечивает сбор, хранение и предоставление данных из информационных систем, заключение и исполнение контрактов, в том числе при подписании документов приемки в форме электронного документа. В Независимом регистраторе содержится вся информация об электронных документах, о приемке и событиях, происходивших с ними в ЕИС, в результате чего может быть подготовлена и направлена сторонам контракта выписка по зафиксированным событиям. Воспользуйтесь ГИС «Независимый регистратор», чтобы зафиксировать правильность отправки и приемки следующих документов: документа о приемке, счета-фактуры, корректировочного документа, корректировочного счета-фактуры, уведомления об уточнении, уведомления о доступности электронного актирования для контракта. При возникновении недопонимания с исполнителем по контракту вы сможете использовать сведения с регистратора в ФАС или суде.