Как упростить кадровый документооборот с помощью личного кабинета сотрудника

Аутсорсинговая компания UCMS Group рассказывает о приложении EmployeeGate. Спойлер: экономит время, бумагу и нервы всех сотрудников компании.

⠀

В кадровом делопроизводстве хватает рутины — обновить личные данные сотрудника, собрать информацию для графика отпусков, согласовать командировочные расходы или выдать справку с места работы. На каждое действие — бумажное заявление, несколько этапов согласований, тонна переписки в почте и личный визит или письмо в кадровую службу. Это необходимое зло, чтобы в процессах компании был порядок. Но можно проще.

Мы в UCMS Group разработали приложение EmployeeGate, чтобы автоматизировать документооборот, свести к минимуму ошибки и освободить время сотрудников под интересные проекты. Как приложение упрощает работу кадровой службы — рассказываем в статье.

⠀

Приложения — это удобно и привычно. Не нужно звонить в диспетчерскую службу, чтобы вызвать такси; любую вещь можно заказать с доставкой на дом; а чтобы оплатить услуги, достаточно пары кликов в личном кабинете. Рабочие задачи можно решать так же легко с помощью приложения.

EmployeeGate — портал самообслуживания по кадровым процессам. В нём можно согласовать отпуск или командировку, внести данные по авансовым отчётам, запросить справки или сообщить об ошибке в документах. Не нужно отвлекаться от работы, идти в кадровую службу и лишний раз беспокоить коллег. Личный кабинет экономит время и позволяет контролировать все процессы — получается быстро и прозрачно.

Приложение интегрировано с системой кадрового учета и расчёта заработной платы — чаще всего 1С ЗУП. Отдел кадров, бухгалтерия, руководители и сами сотрудники получают доступ к информации в браузере или с любого устройства на iOS, Android или Windows. Интерфейс двуязычный — работает на русском и английском языке. Удобно в компаниях, где есть экспаты или зарубежные филиалы.

⠀

Сотрудник

Руководитель

HR

⠀

Личные данные

Информация из 1С ЗУП синхронизируется с профилем сотрудника. В приложении можно просмотреть данные и отправить запрос в кадровую службу, если обнаружили ошибку или поменяли документы.

Справки и документы для сотрудников

Через приложение можно запросить у кадровой службы любую справку: 2НДФЛ, копию трудовой книжки для банка, справку с места работы. Кадровый специалист или бухгалтер получат уведомление и подготовят документ.

Стандартные отчёты из 1С ЗУП можно получить самостоятельно: общий стаж работы в компании, остаток дней отпуска, расчётный листок и т. д.

Отпуск и отгулы

Приложение упрощает самое сложное в планировании отпуска — долгое согласование с руководителем.

В личном кабинете сотрудник формирует заявку. Система автоматически проверяет технические ошибки: иногда сотрудники неверно считают дни отпуска из-за праздников, или в компании нельзя взять отпуск меньше, чем на три дня. Никакие заявления переписывать не нужно — исправить данные можно в приложении.

Сформированное заявление уходит на согласование руководителю. Приложение показывает, на каком этапе оно находится. После того, как заявление согласовано, оно уходит в работу кадровому специалисту и автоматически проводится в системе. Сотрудники получает уведомление, что отпуск согласован.

Оперативный календарь подчинённых

Функция удобна для больших подразделений. Когда руководителю приходит запрос на отпуск, нужно убедиться, можно ли отпустить сотрудника — не уходит ли в это время коллега, который его замещает. Можно посмотреть пересечения в оперативном календаре и решить, одобрить ли отпуск.

Командировки

Заявки на командировке также можно создавать в приложении — они отправляются на согласование руководителю и затем в кадры для оформления.

Авансовые отчёты

О расходах можно отчитываться сразу в личном кабинете: приложить сканы или фото подтверждающих документов и заполнить таблицу с необходимой информацией. Отчёт попадёт в бухгалтерию, не нужно ничего отправлять по почте.

Личный кабинет для рекрутинга

Доступ к личному кабинету можно открыть кандидатам, чтобы автоматизировать процесс: упростить обмен данными, отразить оценки и результаты тестирования.

⠀

Мы работает над тем, чтобы сделать приложение удобнее и подключаем новые функции. Следующий этап — переход на кадровый электронный документооборот. Это пилотный проект в рамках личного кабинета сотрудника, чтобы отказаться от бумаг и подписывать документы электронными цифровыми подписями.

ЭДО упрощает жизнь кадровой службе и руководителям: снижается количество ошибок в документах, меньше времени уходит на согласование, контролировать процессы проще.

Удалённым сотрудникам не нужно приезжать в офис, чтобы уладить кадровые вопросы — всё можно решить дистанционно с помощью электронной подписи.

Если перевести большую часть документов в электронный вид, снижаются расходы на обслуживание архива и канцелярию.

Подключайтесь к тестированию проекта — отдел по работе с персоналом скажет спасибо.

⠀

Личный кабинет делает работу удобной и прозрачной. Особенно для компаний со штатом 100+ человек и филиалами по России и миру.

Не нужно вести дискуссии в почте, переписывать заявления и лишний раз ходить в кадровую службу. Документы не теряются: руководители и сотрудники видят статус заявок и получают уведомления, если что-то забыли отправить или согласовать. Когда процессы понятны, ими легко управлять.

Можно заниматься классными проектами, а рутину оставить приложению.