Почему удалёнка не подкосила ВКонтакте: 4 решения для внутренних коммуникаций

Привет! Меня зовут Мадина Кабирова. Последние полтора года своей работы ВКонтакте я занимаюсь внутренними проектами и коммуникациями. Моя команда отвечает за то, чтобы все сотрудники были в курсе важных новостей компании, но при этом не были завалены тоннами информации. А полгода назад перед нами встала новая задача: быстро перенести все коммуникации в онлайн — на время удалённой работы. В этой статье расскажу, с какими сложностями пришлось столкнуться, как они связаны с ростом компании и какие решения мы нашли.

Сначала опишу нашу специфику. ВКонтакте — это чуть больше 1 300 человек, десятки команд и сотни проектов разного масштаба и сложности. Скажу очевидное: создавать крутой продукт без непрерывного общения между сотрудниками и налаженной внутренней коммуникации — close to impossible. Когда Команда была поменьше и умещалась в небольшой опенспейс, мы не особо заморачивались: чтобы поддерживать связь, достаточно было нерегулярных проектов, которыми занимались люди из разных команд.

Но мы быстро росли, и становилось всё понятнее, что внутрикомом надо заниматься серьёзно. Сначала за координацию внутренних коммуникаций взялся один храбрый человек, а сейчас над этим работает целая команда — моя.

Спойлер: универсального how-to не существует. Слишком много особенностей — и у самих команд, и у отдельных участников. Поэтому мы постоянно экспериментируем, так как верим, что нужно пробовать, изучать результат, подстраиваться и пытаться снова — пока не заработает. Так мы пришли к нынешнему подходу: в нём четыре элемента, о которых я вам и расскажу.

Эти встречи мы начали проводить так давно, что уже и не вспомнить, в какую далёкую пятницу была первая. Тогда всё было устроено так: все по очереди подключали свой ноутбук по HDMI-кабелю к большому телевизору и рассказывали, что успели сделать за месяц.

Сейчас стараемся традицию не нарушать: устраиваем встречи в последнюю пятницу месяца. А вот их содержание заметно изменилось. Теперь наш CEO Андрей Рогозов и другие руководители высшего звена рассказывают о главных показателях и новостях компании, которые касаются всех сотрудников. А ещё отвечают на вопросы: от «Как Андрей успевает руководить компанией, ходить в спортзал и высыпаться?» до «Что мы думаем о выходе Spotify на российский рынок?». Все сотрудники могут прислать вопрос, обратную связь или просто поделиться наблюдениями — для этого работает специальный бот ВКонтакте. И на Пятничной CEO или другой ключевой руководитель даст ответ.

До ковида мы проводили эти встречи в Петербурге в доме Зингера (и иногда в Москве) с трансляцией на всю Команду.

Сейчас Пятничные проходят удалённо: все подключаются к конференции в Zoom, запись которой мы сохраняем в нашем внутреннем сообществе — для тех, кто пропустил, и для истории.

Tips

Раньше каждый вечер понедельника в конференц-зале Зингера собирались продакты-проджекты-оунеры и другие заинтересованные в продукте ребята — начиналась Понедельничная встреча. Продуктовые команды по 7 минут рассказывали о своих успехах и провалах, метриках, выводах и планах.

Но со временем такой формат перестал для нас работать: спикеров становилось слишком много. Сохранить внимание к середине полуторачасовой встречи, наполненной графиками и числами, было сложновато, и встреча начинала всех бесить. Поэтому ровно год назад мы простились с этим форматом и перешли к лонгридам.

Теперь раз в две недели команды пишут обзорные статьи — благо все инструменты для этого уже есть ВКонтакте. Формат таких рассказов мы меняли несколько раз: перетасовывали структуру, добавляли новые блоки. Сейчас остановились на том, который помогает передать всю информацию, при этом не превращая текст в простыню. Эти статьи необходимы ребятам, которым нужно быть максимально в теме того, что происходит в продукте: это продакты и проджекты, разработчики, тестировщики, редакторы, пиарщики, тимлиды.

До пандемии нам достаточно было синхронизироваться раз в две недели — остальное компенсировалось тем, что мы активно общались в офлайне, например в очередях к соковыжималке или кофемашине.

Теперь, на удалёнке, этого не происходит — так что мы решили добавить точек коммуникации. Ускорились и стали синхронизироваться раз в неделю. Постепенно все привыкли, что теперь нужно чаще писать коллегам и самим начинать беседы, а не полагаться на случайные встречи в общих пространствах. Как только мы это усвоили на практике, вернулись к прежнему ритму.

Tips

Demo Day — возможность показать всем коллегам, что ваша команда сделала за последнее время, похвастаться достижениями, рассказать о провалах и поделиться опытом. На таких встречах мы говорим о любых проектах: например, о введении рассрочки в VK Pay, обновлении лендинга VK Tech или запуске новой тематической ленты. В лонгридах команды пишут очень коротко, а вот на Demo могут пуститься во все тяжкие: рассказать, зачем сделали, почему именно так, какие прогнозы ключевых метрик и планы, с какими трудностями пришлось столкнуться и как удалось с ними справиться.

Demo Day традиционно проходит в Зингере и транслируется ВКонтакте для всех сотрудников. Каждый может задать вопросы: и зритель из зала, и участник трансляции.

И здесь на сцену снова выходит наша постоянная проблема: Команда раскидана по нескольким городам. Ограничиваться выступлениями питерских ребят мы не хотели, а заставлять коллег приезжать издалека ради 10-минутного доклада — жестоко. Решение оказалось очень простым: те, кто не может присоединиться к встрече в Штабе, заранее записывают своё выступление, а мы включаем это видео во время трансляции.

Такое решение тоже оказалось не универсальным: кто-то не может найти время, чтобы подключиться к трансляции или посмотреть запись, а кому-то просто не нравится формат видео. Для тех, кто предпочитает старый добрый текст, мы пишем дайджест Demo Day с ключевыми моментами из каждого выступления — и публикуем его в сообществе для всех сотрудников.

Отказываться от Demo Day на время удалёнки мы, конечно, не стали. Сначала попробовали такой ход: собрали видеозаписи выступлений от всех желающих, объединили эти ролики в один выпуск и опубликовали его в привычное время. Сразу делать live не решились, потому что было страшно: раньше моя команда не проводила прямых эфиров со спикерами, которые находятся далеко друг от друга. Начать хотелось с чего-то более предсказуемого, без риска.

Спустя несколько выпусков «тотально удалённого» Demo Day мы безболезненно перешли на прямую трансляцию. Проводим встречи в Zoom, с ведущими, прогонами и включёнными (sic!) камерами у зрителей — чтобы спикеры видели тех, кому рассказывают о своих достижениях.

Кстати, совсем недавно мы придумали ачивки за участие в Demo Day. Ачивки — это внутренние трофеи: виртуальные значки, которые команда геймификации выдаёт сотрудникам за разные достижения. Смешные картинки для них отрисованы в едином стиле, с мемами Команды и мотивами известных фильмов или сериалов. Как только новая серия ачивок была готова, мы сразу представили её на Demo Day и выдали значки всем выступившим и ведущему.

Tips

Тут всё просто — мы созваниваемся. Онлайн-встречи давно стали неотъемлемой частью работы большинства моих коллег. Я верю, что именно благодаря этому переход на удалёнку нас не подкосил.

У меня есть правила рабочих созвонов — многие из них актуальны и для традиционных встреч в офлайне.

1. Назначьте ведущего. Залог успешной (и короткой) встречи — хороший ведущий-фасилитатор. Когда идеи льются рекой, он заметит, если фокус начнёт смещаться с заявленной темы. И плавно вернёт всех к целям встречи, уводя от бесконечных обсуждений. Я придерживаюсь подхода, при котором организатор встречи отвечает за её проведение. Так что кто всех собрал, тот всех и фасилитирует.

2. Выберите ответственного за фиксирование информации. В потоке встречи все уверены, что никто ничего не забудет. Но чтобы потом не приходилось мучиться и вспоминать, к чему же вы вчера пришли, договоритесь на берегу: пусть один из участников запишет главное, а затем разошлёт всем краткое резюме по созвону — follow-up.

3. Не опаздывайте. Иначе встреча начнётся для всех с неловкого ожидания. Или начнётся без вас — и потом коллегам придётся вводить вас в курс дела. Не будьте тем человеком, который опоздал на фильм, а потом всех раздражает вопросами. В моей команде есть правило: кто пришёл на встречу последним, тот организует следующую, фиксирует информацию и пишет по ней follow-up для всех участников.

4. Знакомьте собеседников. Особенно если они раньше не пересекались. Так вы снизите уровень неловкости и стресса. Это такой small-talk, который поможет всем расслабиться и постепенно влиться в беседу.

5. Выключайте микрофон, когда не говорите. Крики детей, лай собаки или шум соседского перфоратора — простой и действенный способ отвлекать (и бесить) ваших собеседников.

Надеюсь, этот краткий экскурс в нашу кухню внутренних коммуникаций подкинул вам идей. Это, конечно, только часть нашего опыта. Let me know, если вам хочется узнать больше деталей о том, как мы обмениваемся информацией и не сильно при этом страдаем, — с радостью расскажу. Есть ещё как минимум три кейса, которые в эту статью не уместить, а поделиться ими хочется.

Экспериментируйте, придумывайте свои форматы и не бойтесь начинать всё заново. Только так можно поддерживать в тонусе себя и команду, чтобы внезапные изменения в мире не сбили вас с пути.