Почему удалёнка не подкосила ВКонтакте: 4 решения для внутренних коммуникаций

Привет! Меня зовут Мадина Кабирова. Последние полтора года своей работы ВКонтакте я занимаюсь внутренними проектами и коммуникациями. Моя команда отвечает за то, чтобы все сотрудники были в курсе важных новостей компании, но при этом не были завалены тоннами информации. А полгода назад перед нами встала новая задача: быстро перенести все коммуникации в онлайн — на время удалённой работы. В этой статье расскажу, с какими сложностями пришлось столкнуться, как они связаны с ростом компании и какие решения мы нашли.

Почему удалёнка не подкосила ВКонтакте: 4 решения для внутренних коммуникаций

Сначала опишу нашу специфику. ВКонтакте — это чуть больше 1 300 человек, десятки команд и сотни проектов разного масштаба и сложности. Скажу очевидное: создавать крутой продукт без непрерывного общения между сотрудниками и налаженной внутренней коммуникации — close to impossible. Когда Команда была поменьше и умещалась в небольшой опенспейс, мы не особо заморачивались: чтобы поддерживать связь, достаточно было нерегулярных проектов, которыми занимались люди из разных команд.

Но мы быстро росли, и становилось всё понятнее, что внутрикомом надо заниматься серьёзно. Сначала за координацию внутренних коммуникаций взялся один храбрый человек, а сейчас над этим работает целая команда — моя.

Спойлер: универсального how-to не существует. Слишком много особенностей — и у самих команд, и у отдельных участников. Поэтому мы постоянно экспериментируем, так как верим, что нужно пробовать, изучать результат, подстраиваться и пытаться снова — пока не заработает. Так мы пришли к нынешнему подходу: в нём четыре элемента, о которых я вам и расскажу.

Кейс 1. Пятничные

Эти встречи мы начали проводить так давно, что уже и не вспомнить, в какую далёкую пятницу была первая. Тогда всё было устроено так: все по очереди подключали свой ноутбук по HDMI-кабелю к большому телевизору и рассказывали, что успели сделать за месяц.

Пятничная встреча в Зингере в 2014-м
Пятничная встреча в Зингере в 2014-м

Сейчас стараемся традицию не нарушать: устраиваем встречи в последнюю пятницу месяца. А вот их содержание заметно изменилось. Теперь наш CEO Андрей Рогозов и другие руководители высшего звена рассказывают о главных показателях и новостях компании, которые касаются всех сотрудников. А ещё отвечают на вопросы: от «Как Андрей успевает руководить компанией, ходить в спортзал и высыпаться?» до «Что мы думаем о выходе Spotify на российский рынок?». Все сотрудники могут прислать вопрос, обратную связь или просто поделиться наблюдениями — для этого работает специальный бот ВКонтакте. И на Пятничной CEO или другой ключевой руководитель даст ответ.

Подготовка к Пятничной в доковидные времена
Подготовка к Пятничной в доковидные времена

До ковида мы проводили эти встречи в Петербурге в доме Зингера (и иногда в Москве) с трансляцией на всю Команду.

Сейчас Пятничные проходят удалённо: все подключаются к конференции в Zoom, запись которой мы сохраняем в нашем внутреннем сообществе — для тех, кто пропустил, и для истории.

Tips

  • Включайте камеры! Нам Андрей напоминает об этом в начале каждой встречи. Так мы не забываем, как выглядят коллеги, и соревнуемся в номинациях «Самый смешной фон» и «Самый милый питомец».
  • Прислушивайтесь к зрителям. Недавно мы провели опрос среди сотрудников и узнали, что ребятам хочется больше интерактива. Поэтому будем добавлять вопросы «из зала» и элементы диалога.
Безоговорочная победа в номинации «Самый клёвый фон» у директора по финтеху — Юры Иванова
Безоговорочная победа в номинации «Самый клёвый фон» у директора по финтеху — Юры Иванова
А самого милого питомца объявить не удалось — слишком сложный выбор. Но есть призёр в категории «ЭТО ЧТО, ЖАБА?»
А самого милого питомца объявить не удалось — слишком сложный выбор. Но есть призёр в категории «ЭТО ЧТО, ЖАБА?»

Кейс 2. Продуктовые лонгриды

Раньше каждый вечер понедельника в конференц-зале Зингера собирались продакты-проджекты-оунеры и другие заинтересованные в продукте ребята — начиналась Понедельничная встреча. Продуктовые команды по 7 минут рассказывали о своих успехах и провалах, метриках, выводах и планах.

Вот как это выглядело в 2019 году
Вот как это выглядело в 2019 году

Но со временем такой формат перестал для нас работать: спикеров становилось слишком много. Сохранить внимание к середине полуторачасовой встречи, наполненной графиками и числами, было сложновато, и встреча начинала всех бесить. Поэтому ровно год назад мы простились с этим форматом и перешли к лонгридам.

Теперь раз в две недели команды пишут обзорные статьи — благо все инструменты для этого уже есть ВКонтакте. Формат таких рассказов мы меняли несколько раз: перетасовывали структуру, добавляли новые блоки. Сейчас остановились на том, который помогает передать всю информацию, при этом не превращая текст в простыню. Эти статьи необходимы ребятам, которым нужно быть максимально в теме того, что происходит в продукте: это продакты и проджекты, разработчики, тестировщики, редакторы, пиарщики, тимлиды.

А так выглядит теперь. Это обложка лонгрида моей команды, Лаборатории — такое прозвище мы себе придумали
А так выглядит теперь. Это обложка лонгрида моей команды, Лаборатории — такое прозвище мы себе придумали

До пандемии нам достаточно было синхронизироваться раз в две недели — остальное компенсировалось тем, что мы активно общались в офлайне, например в очередях к соковыжималке или кофемашине.

Теперь, на удалёнке, этого не происходит — так что мы решили добавить точек коммуникации. Ускорились и стали синхронизироваться раз в неделю. Постепенно все привыкли, что теперь нужно чаще писать коллегам и самим начинать беседы, а не полагаться на случайные встречи в общих пространствах. Как только мы это усвоили на практике, вернулись к прежнему ритму.

Tips

  • Сокращайте. Из продуктовых лонгридов мы собираем ключевые мысли и выносим в короткий дайджест, который затем публикуем для всех сотрудников. Так люди, которым не обязательно читать 2–3 часа все лонгриды, смогут за 10 минут просмотреть верхнеуровневые новости и быть в курсе.
  • Давайте примеры. Примерно раз в год мы перетасовываем структуру продуктовых статей и пишем новую инструкцию для команд. Сопровождаем её статьёй-примером «как надо» — так менеджерам проще понять, как должен выглядеть результат.

Кейс 3. Demo Day

Demo Day — возможность показать всем коллегам, что ваша команда сделала за последнее время, похвастаться достижениями, рассказать о провалах и поделиться опытом. На таких встречах мы говорим о любых проектах: например, о введении рассрочки в VK Pay, обновлении лендинга VK Tech или запуске новой тематической ленты. В лонгридах команды пишут очень коротко, а вот на Demo могут пуститься во все тяжкие: рассказать, зачем сделали, почему именно так, какие прогнозы ключевых метрик и планы, с какими трудностями пришлось столкнуться и как удалось с ними справиться.

Demo Day традиционно проходит в Зингере и транслируется ВКонтакте для всех сотрудников. Каждый может задать вопросы: и зритель из зала, и участник трансляции.

И здесь на сцену снова выходит наша постоянная проблема: Команда раскидана по нескольким городам. Ограничиваться выступлениями питерских ребят мы не хотели, а заставлять коллег приезжать издалека ради 10-минутного доклада — жестоко. Решение оказалось очень простым: те, кто не может присоединиться к встрече в Штабе, заранее записывают своё выступление, а мы включаем это видео во время трансляции.

Такое решение тоже оказалось не универсальным: кто-то не может найти время, чтобы подключиться к трансляции или посмотреть запись, а кому-то просто не нравится формат видео. Для тех, кто предпочитает старый добрый текст, мы пишем дайджест Demo Day с ключевыми моментами из каждого выступления — и публикуем его в сообществе для всех сотрудников.

До марта 2020-го Demo Day был таким
До марта 2020-го Demo Day был таким

Отказываться от Demo Day на время удалёнки мы, конечно, не стали. Сначала попробовали такой ход: собрали видеозаписи выступлений от всех желающих, объединили эти ролики в один выпуск и опубликовали его в привычное время. Сразу делать live не решились, потому что было страшно: раньше моя команда не проводила прямых эфиров со спикерами, которые находятся далеко друг от друга. Начать хотелось с чего-то более предсказуемого, без риска.

Спустя несколько выпусков «тотально удалённого» Demo Day мы безболезненно перешли на прямую трансляцию. Проводим встречи в Zoom, с ведущими, прогонами и включёнными (sic!) камерами у зрителей — чтобы спикеры видели тех, кому рассказывают о своих достижениях.

Кстати, совсем недавно мы придумали ачивки за участие в Demo Day. Ачивки — это внутренние трофеи: виртуальные значки, которые команда геймификации выдаёт сотрудникам за разные достижения. Смешные картинки для них отрисованы в едином стиле, с мемами Команды и мотивами известных фильмов или сериалов. Как только новая серия ачивок была готова, мы сразу представили её на Demo Day и выдали значки всем выступившим и ведущему.

Tips

  • «Важно» не значит «серьёзно». Выступления, особенно с камер ноутбуков и с плохим звуком, могут быстро наскучить. Попросите спикеров расслабиться и не стесняться шутить. Хочется выступить под бит «Кровостока» или в маске голубя — why not? Ещё лайфхак: если во время трансляции случаются неполадки, мы показываем видео с рикроллом, чтобы зрители не скучали, пока мы всё чиним.
  • Нужен ведущий. Здорово, если кто-то из команды будет открывать встречу: поприветствует всех и напомнит, зачем вы всей компанией собрались посреди рабочего дня. У нас это сначала делала я, а теперь мы перешли на формат«внезапного ведущего»: зовём разных сотрудников попробовать себя в этой роли. И это было одно из лучших решений! У каждого ведущего свой стиль, поэтому получается разнообразить формат, которому уже не один год. Например, вот Ксюша Бурая открывает Demo Day #109:

Кейс 4. Созвоны (duh!)

Тут всё просто — мы созваниваемся. Онлайн-встречи давно стали неотъемлемой частью работы большинства моих коллег. Я верю, что именно благодаря этому переход на удалёнку нас не подкосил.

У меня есть правила рабочих созвонов — многие из них актуальны и для традиционных встреч в офлайне.

1. Назначьте ведущего. Залог успешной (и короткой) встречи — хороший ведущий-фасилитатор. Когда идеи льются рекой, он заметит, если фокус начнёт смещаться с заявленной темы. И плавно вернёт всех к целям встречи, уводя от бесконечных обсуждений. Я придерживаюсь подхода, при котором организатор встречи отвечает за её проведение. Так что кто всех собрал, тот всех и фасилитирует.

2. Выберите ответственного за фиксирование информации. В потоке встречи все уверены, что никто ничего не забудет. Но чтобы потом не приходилось мучиться и вспоминать, к чему же вы вчера пришли, договоритесь на берегу: пусть один из участников запишет главное, а затем разошлёт всем краткое резюме по созвону — follow-up.

3. Не опаздывайте. Иначе встреча начнётся для всех с неловкого ожидания. Или начнётся без вас — и потом коллегам придётся вводить вас в курс дела. Не будьте тем человеком, который опоздал на фильм, а потом всех раздражает вопросами. В моей команде есть правило: кто пришёл на встречу последним, тот организует следующую, фиксирует информацию и пишет по ней follow-up для всех участников.

4. Знакомьте собеседников. Особенно если они раньше не пересекались. Так вы снизите уровень неловкости и стресса. Это такой small-talk, который поможет всем расслабиться и постепенно влиться в беседу.

5. Выключайте микрофон, когда не говорите. Крики детей, лай собаки или шум соседского перфоратора — простой и действенный способ отвлекать (и бесить) ваших собеседников.

Надеюсь, этот краткий экскурс в нашу кухню внутренних коммуникаций подкинул вам идей. Это, конечно, только часть нашего опыта. Let me know, если вам хочется узнать больше деталей о том, как мы обмениваемся информацией и не сильно при этом страдаем, — с радостью расскажу. Есть ещё как минимум три кейса, которые в эту статью не уместить, а поделиться ими хочется.

Экспериментируйте, придумывайте свои форматы и не бойтесь начинать всё заново. Только так можно поддерживать в тонусе себя и команду, чтобы внезапные изменения в мире не сбили вас с пути.

4040
38 комментариев

Не фанат Дурова, но следует признать, что при нём во всём ВК работало 15 программистов без всяких менеджеров, и новые фичи появлялись, как на дрожжах, а ВК задавал тренды. Сейчас же в основном одни редизайны и копирование западных популярных сервисов (которые ВК не пришей кобыле хвост). Чем заняты 1300 человек реально непонятно.

34

Как чем заняты. А дейли, викли, митапы, презентации, коммуникации? На них уходит большая часть рабочего времени, на непосредственно работу, может быть, часик-другой удается выкроить, и то наверное не всегда

24

Два слова - Мэйл Ру

4

А у них такая модель работы сейчас. Там нет ни одного человека, который способен что-то придумать новое. Только копирование удачных решений из других сервисов. Последний вк cup это показал. 

4

А Дуров не копировал западные сервисы? Какие фичи оригинальные появлялись во ВК при Дурове?

2

Ты бы еще спросил чем заняты тысячи программеров в фейсбуке, там давным давно ничего нового )

1
Раскрывать всегда
В России вступил в силу закон о самозапрете на выдачу кредитов и займов
1919
1010
66
11
11
11
Потужные, как всегда, в хорошем пытаются разглядеть и выискать что-то плохое:)
Думали, свихнёмся: Купили "шалаш" за 4 млн рублей и вложили ещё 3. Бизнес на посуточной сдаче загородных домов.

Как молодая пара путешественников решили купить дом в 2024 году для сдачи его в посуточную аренду и что из этого вышло.

Думали, свихнёмся: Купили "шалаш" за 4 млн рублей и вложили ещё 3. Бизнес на посуточной сдаче загородных домов.
1616
77
22
11
Вот так зарабатывают деньги, сынок! или как правильно выбрать подработку для вашего ребёнка

Даём максимально подробную инструкцию на случай, если ваш подросток собирается подрабатывать.

Вот так зарабатывают деньги, сынок! или как правильно выбрать подработку для вашего ребёнка
2121
История IKEA: от маленького магазина до глобального гиганта (аналоги на рынке после ухода)

IKEA была основана в 1943 году в Швеции 17-летним предпринимателем Ингваром Кампрадом. Название компании — аббревиатура от его имени, названия семейной фермы (Elmtaryd) и деревни, где он вырос (Agunnaryd). Изначально IKEA продавала ручки, кошельки и рамки для фото, но уже в 1948 году начала специализироваться на мебели.

Феодор Ингвар Кампрад (швед. Feodor Ingvar Kamprad. 30 марта 1926 — 27 января 2018
55
22
Итоги 44 месяцев инвестиций. 6,333 млн рублей

1 марта, значит пора жарить блины, лопать их с икрой и подводить итоги февраля. Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 44 месяца позади. Погнали!

Итоги 44 месяцев инвестиций. 6,333 млн рублей
3030
⭐️ Доллар не настоящий! 💸Как заработать на укрепляющемся рубле?

Падение курса доллара создает невероятные возможности для его покупки. Но есть ли смысл покупать «валютные» облигации?

⭐️ Доллар не настоящий! 💸Как заработать на укрепляющемся рубле?
1414
Не одним FBS едины: как выбрать схему работы на маркетплейсе

🛍 Расскажем, как не прогадать с фулфилментом и почему протеиновые батончики не будут соседствовать с тортами.

Не одним FBS едины: как выбрать схему работы на маркетплейсе
Настоящий лидер – не спасатель, не дружбан, не контрол-фрик
Настоящий лидер – не спасатель, не дружбан, не контрол-фрик

Руководители часто мечутся между двумя крайностями. С одной стороны, хочется быть таким, знаете, крутым боссом – своим в доску, на одной волне с командой, без жёсткой иерархии. С другой – чтобы при этом слушались, брали ответственность и не косячили. А ещё – чтобы любой результат работы был хотя бы на 10% лучше, чем если бы ты сделал это сам.

44
33
[]