«Приветственный БУП»: как ВКонтакте помогает новичкам вливаться в команду с первых дней работы
Онбординг и адаптация нового сотрудника — формальность или фундамент? Стоит ли инвестировать в эти процессы и как выстроить их системно? В этой статье поделимся опытом нашей компании.
Меня зовут Дина Безуглая, и я отвечаю за обучение и развитие сотрудников бизнес-группы «Социальные платформы и медиаконтент» VK. В бизнес-группу входят все социальные сети и медиасервисы компании: ВКонтакте, Одноклассники, Дзен, VK Видео, VK Музыка, VK Клипы и VK Мессенджер. На примере системы адаптации ВКонтакте расскажу, почему мы с особым вниманием подходим к погружению новичка в команду и как создали свою программу для этого.
Зачем нужны онбординг и адаптация?
Сначала коротко о том, в чём разница. Онбординг и адаптация — взаимосвязанные процессы. Онбординг длится первые дни или недели и помогает сотруднику познакомиться с компанией. Адаптация продолжается дольше, несколько месяцев: сотрудник осваивает задачи и вливается в команду, становясь её полноценным участником.
В обоих случаях это не просто наборы инструкций, а стратегические процессы. Они помогают новичку быстрее включиться в работу, снизить тревожность и быстрее развиваться в компании.
По статистике, первые три месяца работы — это самый стрессовый период для нового сотрудника. Если он не получает достаточной поддержки, велик риск, что он уйдёт.
Согласно исследованию hh.ru, 58% сотрудников, не прошедших программу адаптации, увольняются в первые 6 месяцев. Среди прошедших программу показатель составляет 22%.
Исследование Gallup показало: лишь 12% сотрудников считают, что их компания хорошо организовала процесс онбординга. Но именно эти работники почти в 3 раза чаще заявляют, что занимают «идеальную для себя должность». В целом, только 29% новичков чувствовали себя достаточно подготовленными и поддержанными для успешной работы на новой позиции.
Почему онбординг и адаптация важны
- Ускоряют старт. Новые сотрудники начинают показывать результаты раньше — и это экономит ресурсы компании.
- Делают работу комфортнее, а самих новичков вовлечённее. Сотрудники чувствуют себя увереннее, когда понимают, где взять информацию и кому задавать вопросы.
- Влияют на HR-бренд. Если сотрудник чувствует себя брошенным, он может уйти с негативным мнением о компании.
- Снижают риск увольнений. Хорошо организованная адаптация помогает сохранять сотрудников — и в первое, самое трудное для них время, и в перспективе.
Адаптация в IT: специфика и вызовы
В IT-сфере рабочие процессы устроены специфично, а значит, и адаптация должна быть нестандартной. Вот некоторые особенности, которые стоит учитывать, проектируя и внедряя программы онбординга и адаптации:
- Распределённость команд. Многие сотрудники работают удалённо, из разных городов и часовых поясов. У этого формата много преимуществ, но есть и обратная сторона: социализация и погружение в команду идут сложнее.
- Высокие ожидания. От IT-компаний новички хотят получить качественный и необычный welcome-пак, современную технику и чёткое понимание своих задач.
- Быстрое включение в задачи. В проектах бывают жёсткие дедлайны, и команды двигаются спринтами. Тогда новый сотрудник вынужден впрыгивать в процесс на ходу, без раскачки.
- Погружение в культурный код. Важно быстро понять ценности компании, неформальные традиции, специфичный юмор и сленг, чтобы чувствовать себя частью команды.
Если сбалансировать адаптационную программу под эти нюансы, она на самом деле поможет новым сотрудникам чувствовать себя комфортно.
Бадди и компания: кто и как помогает новичкам ВКонтакте
На старте нужно много живого общения. И не только самому новичку, но и его команде и руководителю. Общаясь, мы видим эмоции «здесь и сейчас»: взаимно проявляем их, считываем и интерпретируем.
Во время адаптации новый сотрудник активно взаимодействует минимум с тремя коллегами с разными ролями:
- бадди — приятель-наставник: помогает наладить взаимодействие в команде, знакомит с нужными людьми, отвечает на разные вопросы;
- HR-бизнес-партнёр — специалист с балансирующей ролью между сотрудником и его руководителем. Партнёр встречается с новичком минимум трижды в первые три месяца, чтобы вместе обсудить, как идёт адаптация. HRBP он может задать вопросы, которые по разным причинам не хочет озвучивать руководителю или бадди;
- руководитель — знакомит нового коллегу с процессами и целями команды, ставит задачи и помогает понять, что нужно делать. Регулярно встречается один на один в течение испытательного срока, чтобы узнать, как дела, дать обратную связь и вместе откалибровать работу.
Анимационные ролики, база знаний, встреча в Зингере — треки адаптации в VK и ВКонтакте
Наша программа адаптации разделена на два трека. Первый — это программа «Стартер-пак», базовый онбординг для новых сотрудников из всех бизнес-юнитов VK. Второй — «Приветственный БУП», отдельный трек для новичков в команде ВКонтакте.
1. «Стартер-пак»
Эта программа автоматически назначается новым сотрудникам — они получают приглашение пройти её на нашей внутренней платформе Стади. В этом треке собраны подсказки на несколько этапов погружения: от первой недели до финала испытательного срока. В каждом блоке — подходящие курсы, инструкции и заботливые рекомендации. Вместе с этим внутри программы есть опросы о том, как идут дела, и советы, что полезного можно почитать и посмотреть на платформе. Ещё из «Стартер-пака» новичок узнаёт об офисной культуре VK, конференциях, сообществах по интересам.
2. «Приветственный БУП»
БУП — это Большое Увлекательное Посвящение: авторская программа адаптации ВКонтакте. Она тоже назначается новым сотрудникам на платформе Стади, но не дублирует «Стартер-пак». «Приветственный БУП» помогает новичкам погрузиться в культурный код команды ВКонтакте. Мы сфокусировали программу на том, как команда общается, живёт, работает и участвует в самых разных активностях. Сделали это с помощью таких форматов:
- анимационные ролики о корпоративной культуре и взаимодействии в команде;
- интерактивные видео, где сотрудник сам принимает решения за главного героя;
- статьи о возможностях обучения и развитии в компании;
- тесты, рефлексии (вопросы, с помощью которых сотрудник анализирует свои знания и опыт) и опросы по программе — помогают сотруднику закрепиться в новой роли и дать обратную связь команде.
Откуда взялся БУП?
Общаемся мы с командой в основном в чатах ВКонтакте. И, конечно, с удовольствием пользуемся разными стикерами. Среди них много добрых бупов — это когда будто прикасаешься к кому-то с симпатией, как бы говоря: «Привет, ты классный!». Мы объединили любовь к стикерам и атмосферу первой тусовки с новой командой — и получили Большое Увлекательное Посвящение = БУП.
Многое для программы делали сами сотрудники. Информацию собирали HR-бизнес-партнёры и руководители; новички отмечали, что им ещё необходимо; сотрудники озвучивали мультики, писали музыку, делали саунд-дизайн и айдентику всей программы.
Почему мы решили привлечь команду к созданию программы? Это про личную причастность к проекту для новичков. Когда есть это ощущение, получается качественный и полезный продукт.
Ещё один элемент программы — встреча в сердце ВКонтакте, Доме Зингера, в первый месяц работы. Задача этого этапа — выкрутить живое общение на максимум. Поэтому уже за две недели до мероприятия добавляем ребят в общий чат, где они могут задавать вопросы и знакомиться. В день встречи новые сотрудники приезжают в офис, где их ждёт:
- выступление топ-менеджеров — они рассказывают о стратегии компании, о продуктах, которые мы создаём, а ещё про свой карьерный путь ВКонтакте. И, конечно, отвечают на самые разные вопросы новичков;
- welcome-квиз с вопросами о ВКонтакте — помогает сплотиться в команду и ещё больше узнать о компании;
- афтепати и экскурсия по офису.
Что в итоге: ребята уже на старте приобретают круг знакомств из разных департаментов. Это помогает чувствовать себя увереннее и дальше расширять сеть контактов.
Ещё одна особенность программы «Приветственный БУП» — в гибкости по времени. Сотрудник может проходить её в удобном для себя темпе: хоть всю за первый месяц или распределяя на несколько месяцев.
Красные флаги: когда систему адаптации нужно менять?
Программа онбординга и адаптации — не такой проект, который можно однажды сделать, запустить и больше не менять. Мы видим его как непрерывный развивающийся процесс. Поэтому постоянно анализируем обратную связь и улучшаем программы.
Вот, например, быстрая проверка на актуальность программы адаптации. Если появляется хотя бы одно «да» — то стоит задуматься над актуализацией и перестройкой программы (а может, и всей системы):
- новички уходят во время испытательного срока;
- задают базовые вопросы спустя несколько месяцев работы;
- вообще не задают вопросов во время адаптации;
- токсично высказываются в чатах или почте;
- долго включаются в рабочий процесс (по мнению руководителя);
- руководители не проводят встречи 1–1 с новичками;
- новичок не начинает проходить или не завершает адаптационную программу;
- у нового сотрудника нет закреплённого за ним бадди (наставника).
Обобщаем: что дают онбординг и адаптация
Мы сделали ставку на онбординг и адаптацию как увлекательные процессы, которые помогают новичкам почувствовать себя частью команды. И видим результаты: «Приветственный БУП» создаёт вау-эффект у новых сотрудников, а поддержка бадди и HR-бизнес-партнёров помогает быстро влиться в рабочие процессы. Вот что пишут ребята в форме обратной связи о программе в целом и очной встрече:
Выступление спикера познавательное, а квиз с фактами о ВКонтакте увлекательный. Здорово, что была экскурсия по Зингеру для тех, кто работает в других офисах.
Подача информации заряжающая: погружаешься в атмосферу компании и мотивируешься на работу. Ещё круто, что у встречи незатянутый тайминг.
Очень много полезных ссылок! Спасибо большое. Много чего добавил в закладки.
Будем рады, если наши форматы вдохновят кого-то на новые идеи для программ адаптации. Поделитесь в комментариях, с какими форматами онбордингов сталкивались, какие решения считаете удачными, а какие — не очень?