Как в «Газпромтрансе» создали RPA-центр и запускают роботов без участия ИТ-департамента
В «Газпромтранс» цифровые ассистенты на платформе ROBIN высвободили 10 тысяч рабочих часов в год. Рассказываем, какие задачи взяли на себя первые восемь роботов, используемых в компании.
Программные роботы (RPA) — не теряющий актуальности тренд в автоматизации бизнес-процессов. Технология стала набирать популярность благодаря снижению стоимости настройки таких роботов — на рынке появились решения, позволяющие создавать роботов без навыков программирования.
Технология RPA позволяет автоматизировать рутинные рабочие процессы. Это высвобождает время сотрудников и увеличивает производительность компании.
Задача со звездочкой
«Газпромтранс» — дочернее общество ПАО «Газпром», которое занимается железнодорожными перевозками нефтегазовой продукции. Компания имеет более 30 тысяч единиц подвижного состава. Филиалы находятся в семи городах, весьма отдаленных друг от друга: Астрахани, Оренбурге, Сургуте, Амуре, Иркутске, Ухте и на Ямале. Численность сотрудников – больше трех тысяч человек.
Компания решила повысить скорость и качество выполнения рутинных и стандартных бизнес-операций. В частности, в сжатые сроки требовалось оптимизировать часть процессов в коммерческом и финансовом управлениях, производственном подразделении, отделах кадров и трудовых отношений, организации делопроизводства и архива, управлении материально-технического снабжения и других подразделениях. При этом было важно, чтобы реализация проекта не зависела от ИТ-службы.
В числе прочих требований «Газпромтранс» обозначил соответствие параметрам импортозамещающего решения и способность вендора реализовать пилотный проект не более, чем за 10 дней. Так среди участвующих в конкурсе решений была выбрана платформа ROBIN с возможностью управления сценарием, поскольку она удовлетворяет всем требованиям компании-заказчика.
«Газпромтрансу» предстояло внедрить RPA-платформу со встроенными Low-Code и No-Code инструментами, а также настроить программных роботов. Цифровые ассистенты должны были уметь взаимодействовать с Outlook, Excel, «1C», системой документооборота, системой управленческого учета «Транспортировка», базой Microsoft Access и уже имеющейся системой распознавания сканов документов.
Рутина в руках роботов
Компания «Газпромтранс» создала центр компетенций RPA, чтобы сотрудники самостоятельно автоматизировали типовые задачи.
В финансовом управлении роботы проверяют проводки по счетам в «1C» и их соответствие номенклатурам. Кроме этого, они формируют отчет по прогнозу прибытия вагонов в системе управленческого учета «Транспортировка», дополняют его данными из Microsoft Access и отправляют все результаты сотрудникам по электронной почте.
В коммерческом управлении роботы ROBIN оформляют клиентские заявки в системе управленческого учета. Цифровые ассистенты находят заявку в PDF-формате, распознают текст и создают электронную заявку в системе «Транспортировка». Затем они уведомляют сотрудников о количестве заявок и ошибках.
- В отделе кадров и трудовых отношений роботы в фоновом режиме сравнивают полученные от подразделений табели учета рабочего времени сотрудников с общим табелем из «1C», помечают различия цветом и направляют табель в соответствующую папку. Затем создают закрывающую резолюцию в «Транспортировке» или отклоняют документ.
В отделе организации делопроизводства и архива роботы регистрируют входящие письма, конвертируют файлы, распознают текст, проверяют вложения, создают карточку в системе документооборота, отправляют резолюции адресатам.
В управлении материально-технического снабжения компании роботы разделяют сканы подписанных актов сверки на отдельные файлы, назначают им имена, после чего рассылают контрагентам с уникальной темой и сопровождающим письмом. Они также оформляют заявки на поставку: вводят исходные данные, забирают из «1C» информацию для создания заявки, создают проект письма и сохраняют его на ПК, извлекают штрих-код и контакты исполнителя, формируют заявку и загружают ее в систему. Кроме того, заполняют формы электронной торговой площадки «Газпромбанк» по банковскому сопровождению.
Автоматизированы стандартные операции по формированию, сохранению, преобразованию и рассылке справки-прогноза прибытия порожних вагонов под погрузку на станцию в Сургутском филиале компании.
Впечатляющие результаты
Таким образом компания «Газпромтранс» за год освободила 10 тысяч часов рабочего времени сотрудников. Для этого понадобились всего восемь программных роботов.
Цифровые ассистенты позволили исключить ошибки, которые случались при вводе и обработке данных вручную. Стандартные и повторяющиеся процессы теперь роботизированы, к началу рабочего дня специалисты получают уже готовые отчеты. Это позволяет им уделять больше времени другим, более сложным и интересным, задачам. Подразделения, часть работы которых выполняют цифровые ассистенты, показывают большую продуктивность.
На данный момент в компании 132 сотрудника прошли курс обучения и умеют работать с платформой ROBIN, пять специалистов создают роботов для дальнейшей автоматизации рутинных задач. В центре компетенций RPA сформирована база знаний с наработками и лучшими-практиками ведения проектов: материалы с обучений, роботы, шаблоны и примеры документов, которые можно использовать на разных этапах .«Газпромтранс» планирует расширять применение программных роботов.
Использование цифровых ассистентов приносит двойную выгоду: сотрудники компании разгружены от выполнения рутинных задач – появляется возможность для новых целей и проектов, а производительность работы в компании повышена без увеличения численности штата.
А есть рутина, которую роботы пока не могут обрабатывать?
Нерегламентированную рутинную работу не получится отдать роботу, задачи с творческой составляющей робот тоже не сможет решить — здесь все же придется отдуваться самим.
Главное, чтобы люди готовы были решать более сложные задачи, а то некоторые теряются без привычной рутины)
Да уж, рутина как возможность отдыха от сложной работы и бесконечного принятия решений. Но наверное, будем искать новые способы разгрузить мозг.
"взаимодействовать с Outlook, Excel, «1C», системой документооборота, системой управленческого учета «Транспортировка», базой Microsoft Access и уже имеющейся системой распознавания сканов документов" -
впечатляющая картина зоопарка ИС.
Где же великая Сквозная Цифровизация в Единой Чудо-Информационной Системе, о которой так часто поют песни на старте очередного проекта?
И на весь этот зоопарк - еще и костыль из экранных роботов, впечатляет.
"«Газпромтранс» за год освободила 10 тысяч часов рабочего времени сотрудников"
Исходя из примерно 2 тыс часов в год - это минус 5 сотрудников.
Но тут же: "132 сотрудника прошли курс обучения .. с платформой ROBIN, пять специалистов создают роботов".
Точно ли вышла оптимизация персонала?