10 лайфхаков по финансам от собственника бизнеса : очевидных и не очень

Я начал со статьи про общее понимание финансов в организации.

Давай разбираться дальше.

Повторюсь, что я рассказываю исключительно свой опыт и то, что получилось у меня не гарантирует, что так же будет у всех и я не рекомендую использовать указанную информацию в качестве единственного источника информации при принятии каких-либо финансовых решения. Для кого-то то, о чем я напишу, покажется очевидными, кто-то найдет для себя решение какого-то вопроса.

Давай составим список проблемных мест в финансах у начинающих и зрелых компаний:

Рассмотрим каждую из этих проблем поподробнее.

Что скрывается под этим термином? Анализ опыта конкурентов, разработка реалистичных прогнозов, прозрачность и коммуникация, постоянное совершенствование и прочая лабуда.

Что же действительно это значит? Насколько рационально и в нужном направлении тратятся ресурсы — деньги. Для этого нужно проанализировать статьи затрат (статьи и разбивку с процентами можешь найти по ссылке внизу). Оценить, на что уходят деньги, в каком процентном отношении, что будет если сократить ту или иную статью затрат, получишь меньше денег или наоборот сэкономишь (а значит заработаешь), что включено в ту или иную статью расхода, что поможет ускорить работу и зарабатывать быстрее, где наоборот деньги улетают трубу без должной отдачи. Всегда нужно заниматься анализом бюджета на каждую статью затрат. Установи лимиты на траты в неделю или месяц. И отслеживай все лишние траты.

Одна из острых проблем в бизнесе — это постоянная нехватка оборотных средств. Банкам и другим кредиторам подавай красивый бухбаланс, с высокомаржинальным и прибыльным бизнесом, у которого еще и много материальных активов, которые перекроют все кредитные обязательства. К сожалению не каждый бизнес может это предоставить, а всем компаниям на старте нужны дешевые деньги, без залога. Банки предлагают высокие проценты и мало денег, если кредит без залога. Инвесторы требуют, чтобы ты показал, что умеешь строить систему и зарабатывать деньги. Поэтому компании существуют с постоянным дефицитом оборотных средств и в поиске различных способов его пополнить.

Так где же найти деньги для пополнения оборотки? Тут придется проявить фантазию. Банк не может дать кредит на компанию? Можно взять потребительский кредит, как физическое лицо (очень рискованное мероприятие). Попробуй, если уверен в том, что сможешь быстро вернуть деньги, кредитную карту с беспроцентным периодом. Это очень хороший инструмент при разумном обращении. У тебя есть доступ к деньгам, ты можешь поехать в командировку, оплатить распечатку, закупить товар и много другое. НО! Никаких ресторанов, шоппинга, отпусков и других развлечений за кредитные деньги. Любой кредитный продукт в первую очередь должен быть способом заработать деньги, а не залезть в долги еще глубже. Не получается получить кредит самому — можешь обратиться к кредитному брокеру, у них есть свои механизмы взаимодействия с банками (поручительство, залог и т. д.).

Всегда считай все затраты за обслуживание кредита: проценты, затраты на подготовку документов, услуги брокера и др. Доход, полученный от привлеченного кредита, всегда должен быть выше затрат на обслуживание кредита. Если подумать, что «Кредит мне дадут на 12 месяцев под 17%, а заработаю я на этом около 25-30%, значит останется 8-13% прибыли, что в целом неплохо…», то это неправильно. Нужно учесть этот кредит в финансовом плане, спланировать ежемесячные платежи и поступления и т. д. и только тогда принимать решение — нужно брать кредит или нет.

Эти проблемы ведут к одному — вечная нехватка оборотных средств. Все, кто учат тому, как открыть бизнес, говорят о важности продаж и не зря. Без хорошо отлаженных продаж у вас не будет хорошего и стабильного потока клиентов, без клиентов не будет денег, а без денег не будет и бизнеса. Мы же тут не благотворительностью занимаемся, а хотим вырасти до большой и классной компании. Поэтому нужно уделить значительное количество времени продажам и разобраться как они устроены в твоей нише. Проанализируй, через какие каналы получишь больше всего клиентов. Не нужно вкладывать в рекламу на старте огромные деньги, статистику можно собрать и на маленьком бюджете. Попробуй продавать сам, общайся с заказчиками, слушай, что они хотят получить. Научись грамотно и вежливо общаться и писать письма.

Следующий этап — работа с дебиторкой. После того, как услуги оказаны (или например товар пришел к покупателю), приходит время получать деньги. Необходимо обратить внимание на период отсрочки, указанный в договоре. В моей сфере крупные заказчики прописывает сроки оплаты по несколько месяцев, но при этом есть еще период рассмотрения того, что сделано для заказчика — в стройке это качество выполненных работ, в проектировании — это качество проектной документации, в товарке — это понимание, а тот ли товар поставлен, тот ли цвет, не привезли мне дисковые телефоны вместо смартфона и т. д.

После этого идет период согласования актов выполненных работ. Заказчика могут не устроить некоторые формулировки, у него может быть большой круг согласований (юрист, бухгалтер, первый заместитель генерального директор, второй заместитель, директор по общим вопросам, его зам, зам его зама, секретарь, уборщица и кот Семен). И только после подписания акта наступает период оплаты. Но тут тоже не все так гладко. В текущих реалиях очень тяжело что-либо планировать на длительный период. У заказчика, при всем их планировании и бюджетировании, также случаются сбои и нарушения внутренних регламентов и сроков. Поэтому когда ты считаешь, что выполнил работу, сдал ее заказчику, подписал акты и деньги получишь в течении 5 дней — это далеко не гарантия, что так и будет. Лучше всего закладывать с 2-х или 3-х кратным запасом период поступления денег, так сможешь планировать свои затраты и баланс расчетного счета.

Существует масса каналов рекламного трафика. Если на старте вложиться в каждый известный канала — деньги закончатся раньше, чем придет хотя бы одна заявка. Поэтому крайне важно в самом начале определится через какой канал будет работать и тестировать их по очереди. Надо быть готовым к тому, что на какую-то рекламу будут потрачены деньги, но клиенты не придут. Поэтому лучше всего для начала попробовать бесплатные/условно бесплатные каналы поиска заказов: тендеры, холодный обзвон, рассылка писем на электронную почту и др. Когда появится больше денег — можно будет попробовать платные каналы трафика. Если есть инвестор и запланированный бюджет — тогда необходимо считать ROMI (return on marketing investment) — это коэффициент возврата маркетинговых инвестиций, сколько денег было вложено и сколько денег принесли клиенты, которые пришли через маркетинговые каналы. У нас просто условный бюджет на маркетинговые расходы — около 500-600 т. р. в мес.

Вам нужен грамотный бухгалтер. Точка. Не вздумай заниматься этим сами. С самого первого дня, как только открываешь юрлицо — нужно найти грамотного бухгалтера, который будет всем заниматься.

Есть легальные способы сократить налогооблагаемую базу. Есть статья НК РФ Статья 346.16. Порядок определения расходов. Налог можно уменьшить за счет страховых взносов. Это касаемо упрощенный системы налогообложения доходы минус расходы. Про ндс не говорю — сам с ним пока не работал. Но легальные способы есть. Просто нужно внимательно относиться к документам, делать все вовремя, планировать. Потому что, если не будет порядка — к вам могут прийти с проверкой из МИФНС и навести свой порядок.

Неясность в финансовой отчетности и отсутствие прозрачности в управлении финансами могут создавать проблемы при привлечении инвесторов и партнеров или с уже действующими. Нужно понимать каждую строку расходов — на что потратил, зачем и какую пользу это дало. Не должно быть никаких сомнительных, незапланированных и необдуманных трат. Не должно быть платежей непроверенным контрагентам (компаниям, которые оказывают вам услуги или продают товары). Каждая статья расходов должна быть учтена вашим бюджетом. У нас в компании внедрен платежный календарь — это когда планируешь свои траты на каждую неделю и контролируешь, чтобы всегда были деньги на расчетном счете для совершения обязательных платежей. Каждый платеж мы совершаем в соответствии с этим календарем. Также для прозрачности мы ведем всю нашу бухгалтерию в 1С, совершаем все платежи с расчетного счета юридического лица, чтобы можно было отследить и доказать совершение той или иной финансовой операции. Еще обязательно проводить, так называемый, аудит — проверяй свой учет раз в месяц, квартал, полгода — период определите сами для себя, который необходим — бьются ли у фактические остатки денег на расчетном счете с остатками по финансовому учету.

Необходимо выстроить четкую систему, какие платежи должны совершаться в первую очередь. Например если у стоит выбор оплатить какое-нибудь новое ПО, которое может ускорить работу (но это не точно); доступ к базе контактов, откуда можно взять еще клиентов и найти новые заказы (но это не точно); потратить средства на тестирование нового направления бизнеса, которое в перспективе МОЖЕТ принести миллионы (но это не точно); или заплатить авансы подрядчикам и сотрудникам, чтобы они поскорее завершили работу над проектом — я бы выбрал последнее — так у появится реально выполненная работа, за которую получишь реальную прибыль, которую сможешь вложить в дальнейшие инвестиции в бизнес. Ну и раз уж затронул тему инвестиций.

Перед тобой всегда будет стоять выбор — забрать прибыль себе, потратить ее поскорее, потому что она жгёт карман, на дорогой ресторан, шоппинг, путешествия и т. д. Или потратить деньги на то, чтобы компания становилась еще больше. Но вложение средств в развитие компании — не гарантия того, что обязательно заработаешь. У нас было достаточно неудачных инвестиций:

Естественно были и успешные инвестиции:

Можно проанализировать, какую прибыль могут принести вам инвестиции в то или иное направление, можно вежливо общаться с заказчиками и надеяться на долгосрочные отношения, можно покупать новое оборудование, рассчитываю получить золотые горы от его применения. Но никто не сможет гарантировать, что вложение денег принесет вам только прибыль. Все инвестиции в ваш бизнес — это риск. Возможно удача, возможно интуиция поможет выбрать то, во что вложить деньги. Но факт остается фактом — умение брать на себя риски, ответственность за достижения результата и умение быстро адаптировать под ситуацию — это основные умения, которые нужно в себе воспитывать.

При отсутствии эффективной системы контроля затрат можно нерационально потратить все деньги и попасть в кассовый разрыв (это когда денег на счету нет, а платить зарплату и др. нужно). Для того, чтобы ее развить — нужно воспитать в себе финансовую грамотность. Первое, что необходимо запомнить — деньги, которые есть у компании — это не твои деньги. Авансы, которые тебе перечислили — это не твои деньги. Если тебе перевели аванс 10 млн, а расходная часть составляет 2 млн в месяц — это не значит, что пришло время покупать рэндж (чтобы почувствовать себя крутым) или срочно вкладывается в новые темы, потому что друзья говорят, что вот сейчас точно выстрелит. Тебе нужно спланировать, как на эти деньги компания сможет функционировать несколько месяцев и приумножить свой капитал. Ты можешь спустить все деньги в первый месяц, но что ты будешь делать, если проект затянется на более длинный срок, чем планировалось (а это наиболее частое явление) или если заказчик спустя пару месяцев скажет, что планы изменились, финансирования не будет и надо будет вернуть неотработанный аванс? Твоими деньги становятся только после того, как подписаны акт выполненных работ и деньги поступили на счет. А благодаря планированию расходов — можно гораздо выгоднее распорядится имеющимися в наличии деньгами.

Мы сами допускали ошибки в финансах — у нас не было четкого плана, мы просто действовали исходя из обстоятельств. В 2019 году нам не хватало оборотных средств, гособъекты были без авансирования. Мы решили, что надо взять кредит и это решит все проблемы. Я обратился в банк, взял на себя потреб, нам выдали 2 млн. И я подумал — было бы глупо эти деньги просто проесть, надо бы их вложить. И именно с этих денег мы оформили СРО на стройку, оформили лицензию строительной лаборатории и купили прибор. В итоге деньги, которых нам на тот момент могло хватить на полгода работы мы спустили за один. В итоге нам пришлось решать проблемы не только с отсутствием оборотоки, но и с тем, откуда найти еще деньги, чтобы платить за обслуживание кредита. Вместо того, чтобы подождать, выполнить текущую работу, спокойно функционировать без дефицита оборотки мы сами создали себе дополнительные проблемы.

В случае, если ты будешь хаотично метаться между текущими платежами, инвестициями в развитие или закрывание своих гештатльтов (покупка на аванс того самого злополучного рэнджика), то можешь очень быстро потерять контроль над финансовой ситуацией и потерять компанию. Чтобы это не случилось, необходимо сформулировать цели (что мы хотим) и стратегии (как мы хотим к этому прийти).

Цели могут быть разнообразными — увеличение прибыли, сокращение расходов или улучшение оборачиваемости капитала, покупка рэнджа. Увеличить прибыль можно, например, за счет роста выручки. Сократить затраты — за счет привлечения подряда с фиксированной ценой на определенные виды работ или за счет оптимизации и ускорения выполнения работы.

Разработка стратегии нужна для того, чтобы был определенный вектор, куда необходимо двигаться, для того, чтобы достичь определенного финансового результата и если отклониться от намеченного пути, всегда можно было скорректировать свои действия.

Сама стратегия состоит из формирования бюджета (прозрачный финучет), жесткого контроля затрат, работой с рисками, поиска дополнительных источников финансирования и вариантов для эффективных инвестиций, того, какой политике формирования и работе с дебиторской и кредиторской задолженностью будешь придерживаться. Также необходимо пропагандировать вашу политику среди ваших сотрудников и заниматься инвестированием в их развитие.

Много было написано, но давай подытожим: