Шаблон сопроводительного письма, таблица для кейсов и пара советов о том, как сделать коммуникацию в тендере удобнее

Недостаточно просто отправить выполненное тендерное задание, чтобы выиграть. Общение с заказчиками важно на всех этапах: и при первом сообщении, и во время уточнений по задаче. В статье рассказываем, что поможет строить коммуникацию с организаторами, а как делать совсем не надо.

Привет! На связи команда Workspace. Коммуникацию в тендере провалить очень просто — и не всегда это вина агентства, а скорее мелкие ошибки в подготовке. Например, исполнитель не увидел уведомление о сообщении, не подобрал нужные кейсы или не стал уточнять детали заказа. Такая подготовка мешает победить, поэтому мы подготовили для вас несколько советов и инструментов, которые помогут участвовать в тендерах.

Шаблон сопроводительного письма. Сопроводительное письмо нужно для того, чтобы заинтересовать заказчика и показать подход, с которым вы работаете. Кроме того, в тексте вы выйдете на контакт с организатором — можно задать вопрос, на который он ответит, и так начнется коммуникация.

Мы понимаем, что не всегда есть время и возможности придумывать подходящее письмо при отклике на тендер, но процесс можно сделать удобным — подготовьте текст шаблона, который будете отправлять при заявке. Не нужно писать письмо полностью, достаточно собрать структуру:

Шаблон сэкономит вам время при отклике и покажет получателю письма, что вы не просто отправили базовый текст, а внимательно ознакомились с тендером и учли его особенности.

Если в вашем письме будет пара мелких опечаток или двойной пробел, это вряд ли напугает заказчика. Но если ошибок будет слишком много, это может оставить негативное впечатление о компании и сотрудниках. Чтобы не допустить провала на этом этапе, проверьте текст на ошибки: это можно сделать в любом редакторе документов, почтовом клиенте или специальных сервисах, например text.ru, Орфограммка или Орфограф. Выбирайте тот, который вам удобнее.

Так ошибки подчеркивает сервис Google Документы, Gmail-почта и Орфограф

Чтобы не потерять уже вычитанный без ошибок шаблон, можно его добавить в избранное в браузере или сохранить в заметках — так текст всегда будет под рукой.

Тон письма тоже влияет на общее впечатление. Сопроводительное письмо — это деловая переписка, поэтому важно не забывать здороваться, общаться корректно и не фамильярничать.

Сделайте реестр кейсов. К любому отклику лучше прикладывать кейсы — желательно такие, которые подходят по типу услуги к текущему заданию. Не стоит присылать кейсы по ведению блога, контент-маркетингу и SEO-оптимизации, если вы обсуждаете дизайн социальных сетей.

Чтобы работать с кейсами было удобно, можно сделать шаблон и для них. Хранить все опубликованные кейсы можно в базе-табличке, например в Excel или Google Таблицах. В файле будет удобно прописать теги и настроить сортировку, чтобы оперативно и легко найти нужную ссылку.

Мы подготовили шаблон таблицы, который вы можете использовать для систематизации кейсов. В нем можно отсортировать данные по всем параметрам: от названия проекта и его категории до даты публикации и менеджера. Дополнительно у каждого тега есть отдельный цвет, чтобы было удобно отфильтровать проекты по названию категории. Найти нужный кейс можно так: заходите в «Фильтр» → «Фильтровать по цвету» → выбираете нужный цвет.

Если агентство хочет рассказать об услугах компании комплексно, это тоже можно сделать: отправьте общее портфолио вдобавок к отдельным кейсам, но не вместо них. Тогда заказчик сможет составить впечатление о том, чем занимается бизнес, но не потеряет главные примеры.

Задавайте вопросы. Если молча соглашаться со всеми задачами и дополнительно ничего не уточнять, есть риск упустить важную информацию. Будет вдвойне обидно, если это выяснится уже в середине работы.

Иногда агентства стесняются задавать вопросы: кажется, что это покажет некомпетентность сотрудников, ведь эксперт должен знать всё. На самом деле в вопросах нет ничего страшного: это говорит о том, что компания внимательно относится к задаче и хочет выполнить работу хорошо. Никто не знает бизнес клиента лучше, чем он сам, поэтому не бойтесь уточнять информацию.

Оставайтесь на связи, даже если задача уже не актуальна. Задали вопросы в самом начале? Отлично, теперь нужно продолжать диалог. Многие агентства спешат откликнуться, но не всегда успевают следить за ответами. Чтобы не пропустить ничего важного, проверяйте уведомления на Workspace.

Даже если агентство уже общается с заказчиком, например успели обсудить коммерческое предложение и уточнили задание, а задача стала неинтересна, не стоит игнорировать сообщения. Если интерес потерян, лучше дать понять это заказчику, пояснить, что проект не актуален, но вы открыты к новым проектам в будущем. Важно оставить позитивный коннект, чтобы была возможность дальше сотрудничать.

На впечатление от компании оказывает влияние вся коммуникация: и первое сообщение, и дальнейший диалог. Важно помнить, что всё познается в сравнении. Например, если заказчик получил много откликов, то будет их сравнивать между собой, потом будет сравнивать несколько агентств в общении. Поэтому даже такие мелочи, как ошибки в тексте и нерелевантные кейсы в заявке, могут сыграть не в пользу исполнителя. Мы советуем подобрать удобные инструменты для работы, чтобы сделать участие в тендерах немного проще и удобнее.