Нанимаем сотрудников и оформляем отпуска за пару кликов: как Yandex Cloud автоматизировал HR-процессы

Чтобы оформить отпуск для сотрудника, специалисту в Yandex Cloud нужно сделать всего пару кликов. Секрет — в применении облачных сервисов, которые упрощают рутинные HR-процессы. Рассказываем, как у нас устроена автоматизация HR и какие инструменты мы для этого используем.

Наш штат постоянно увеличивается, а вместе с ним растёт и нагрузка на HR-команду. Справляться с большим объёмом задач без потери эффективности помогает автоматизация процессов: она освобождает HR-специалистов от рутины и позволяет фокусироваться на самом важном — найме и сопровождении сотрудников.

Мы упростили все повторяющиеся процессы, которые можно перевести в систему работы с задачами. В нашем случае система включает Yandex Tracker, Yandex Forms и другие сервисы, которые ускоряют процесс принятия решений и снижают риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Важно отметить, что за кадровые процессы — приём сотрудников, контроль на испытательном сроке, оформление отпусков и увольнение — в Yandex Cloud отвечает единая кадровая служба Яндекса. Поэтому об оптимизации этих задач в статье расскажут кадровые специалисты.

Основной рабочий инструмент отдела рекрутинга — сервис Фемида, специально разработанный для рекрутеров всех подразделений Яндекса. Эта платформа закрывает весь процесс ведения кандидата — начиная с поиска и заканчивая выводом сотрудника на работу. Фемида интегрирована с сервисом для управления проектами и процессами Tracker, поэтому может автоматически создавать в нём связанную задачу за пару кликов. Подключить к Tracker можно и другие CRM для рекрутинга через API. Процесс будет устроен немного иначе, но выстраивать его можно по тому же принципу.

После того как кандидат прошел все интервью, нам надо согласовать найм внутри команды HR. Для этого создаём офер в Фемиде.

Задача на согласование условий автоматически формируется в Tracker. В неё переносятся все необходимые данные из офера в Фемиде

В Tracker можно настроить триггер — функцию, которая помогает автоматизировать действия по задаче в определённых сценариях.

Мы настроили триггер для автоматического призыва руководителя отдела рекрутинга в задачу на согласование кандидата. Функция срабатывает сразу после создания задачи. Получив уведомление, руководитель проверяет данные о кандидате и одобряет или отклоняет условия офера. Без автоматизации уведомления пришлось бы отправлять вручную. Учитывая количество кандидатов, суммарно этот процесс занимал бы много времени и требовал бы найма ещё одного HR-специалиста или координатора.

Затем предложение о работе должны утвердить руководители будущего сотрудника. Для этого после согласования в команде HR офер из Фемиды «пушается» в задачу в Tracker, куда автоматически выгружаются результаты интервью с кандидатом и согласованные условия.

С помощью триггера в задачу призываются руководители. В согласовании участвуют 2–4 человека в зависимости от вакансии: чем выше грейд должности, тем больше руководителей вовлечены.

После утверждения офера в Tracker меняется статус задачи — автоматически он сменится и в Фемиде. Рекрутеру остаётся пригласить кандидата на встречу для презентации условий офера, а после одним кликом отправить офер из Фемиды ему на почту.

Ежемесячно кадровые специалисты Яндекса принимают на работу несколько тысяч новых сотрудников. Для упрощения процесса мы тоже используем Tracker: сервис автоматически создаёт нужную задачу, когда человек получает офер.

Мы стараемся использовать автоматизацию по максимуму — это помогает оптимизировать ресурсы кадровых специалистов. Например, у нас настроен триггер для автоматического призыва руководителя в задачу на приём нового сотрудника. Tracker автоматически уведомляет руководителя о выходе человека на работу при изменении статуса задачи.

Кроме триггеров, мы используем шаблоны — их можно наполнить любым текстом и создать для разных типов задач и любой очереди. С помощью шаблонов мы автоматически отправляем электронные письма сотрудникам прямо из задачи.

У нас есть стандартный шаблон приветственного письма с организационными деталями, которое мы отправляем кандидату всего одним кликом. Так HR-специалист не тратит время на создание нового письма, ввод данных или поиск адреса электронной почты: вся информация автоматически переносится из задачи.

Чтобы создать шаблон, не нужно привлекать программистов или проходить дополнительное обучение. Интерфейс платформы интуитивно понятен, поэтому все настройки мы легко выставляем самостоятельно.

После оформления сотрудника мы назначаем ему задачи на время испытательного срока — они помогают организовать процесс знакомства с внутренними стандартами и особенностями работы. Руководителям и HR-специалистам важно отслеживать прогресс и видеть статус по каждой задаче — для этого мы активно используем чек-листы в задачах в Tracker.

За месяц наш отдел получает более 100 запросов на внутренние курсы и более 30 — на внешние. Заявки на внешнее обучение, как правило, нестандартные: включают в себя этап заполнения брифа клиентом, поиск и выбор провайдеров, организацию всего процесса. Каждый запрос нам нужно обработать и утвердить силами двух HR-специалистов.

Для автоматизации процесса мы используем интегрированные между собой Tracker и Квант — платформу Яндекса для внутреннего обучения. Через API можно подключить и другие системы обучения.

Чтобы записаться на курс, сотруднику нужно зайти в каталог Кванта и подать заявку:

Прежде чем отправить сотрудника на обучение, нам нужно получить одобрение руководителя. Как только заявка попадает в Квант, Tracker автоматически создаёт две задачи: основную — для решения организационных вопросов по обучению и вспомогательную — для согласования заявки. Во вторую задачу с помощью настроенного триггера призывается руководитель — он одобряет или отклоняет запрос сотрудника, после чего информация о статусе согласования переносится в основную задачу.

На этом этапе подключается менеджер по обучению: он проверяет выделенный бюджет и, если средств достаточно, одобряет заявку. Затем сотрудник автоматически получает приглашение в рабочем календаре. Это особенно удобно для тех, кто записывается на программу за несколько недель: шанс забыть об обучении снижается 🙂

После согласования в основную задачу призываются сотрудник и организаторы обучения, то есть здесь ведётся вся организационная работа. Это удобнее, чем отправка десятков писем на почту для оповещения и переписки. К тому же в будущем сотруднику может понадобиться информация об обучении — её проще найти в задаче, чем в почте.

После завершения курса в задачу добавляются сертификаты, дипломы и другие документы, а также форма обратной связи по пройденному обучению. Этот канал помогает нам автоматически собирать NPS (Net Promoter Score, индекс потребительской лояльности) по обучению и переносить данные в наши внутренние дашборды — их мы, кстати, тоже строим в Tracker. В конце задача закрывается и остаётся в истории.

Мы оформляем и согласовываем более 16 000 отпусков в месяц. Для нас было важно упростить этот процесс, чтобы сократить рутину и по максимуму отказаться от бумажного документооборота.

Для автоматизации оформления отпуска мы используем связку Tracker и Forms. При помощи конструктора в Forms можно легко создавать формы для любых целей: для опросов, анкет, обратной связи, образовательных тестов.

Когда сотрудник решает пойти в отпуск — он заполняет соответствующую форму, после чего автоматически создаётся задача в Tracker.

Процесс согласования настраивается с помощью того же триггера. При изменении статуса задачи руководитель получает уведомление, переходит в задачу и утверждает отпуск. Или нажимает «отказать», если его, например, не устраивают выбранные даты.

Утверждённые заявки попадают в отдел кадров: Tracker интегрирован с внутренней CRM, в которую автоматически отправляются данные из задачи, и на их основе оформляется отпуск.

В итоге мы получаем совершенно прозрачный процесс: сотруднику не надо узнавать у коллег статус его заявления — достаточно заглянуть в задачу. А заявление на отпуск подаётся всего за несколько кликов, без бумажной волокиты.

Чтобы упростить процесс увольнения, мы используем связку Tracker с Forms и интеграцию с CRM. Сотруднику не надо искать шаблон или писать заявление от руки — достаточно заполнить поля в форме на увольнение. После этого в Tracker автоматически создаётся задача, куда с помощью триггера призывается руководитель для согласования и подтверждения даты увольнения.

После согласования заявление на увольнение формируется автоматически благодаря интеграции CRM с Яндекс Подписью — сервисом для обмена цифровыми документами. Сотрудник заходит в личный кабинет и подписывает заявление электронной подписью.

После этого в Tracker формируется задача на подготовку трудовой книжки сотрудника, в котором выбирается форма — бумажная или электронная — и место её хранения. Триггерами настроена и автоматическая передача нужной информации о трудовой книжке в задачу на увольнение.

Когда нам нужно отправить трудовую книжку дистанционному работнику, автоматически формируется реестр на почтовую отправку.

HR-процессы в Yandex Cloud автоматизированы на всех этапах взаимодействия с сотрудником:

1. Утверждение и наём. Создаём офер → согласовываем его с руководителем отдела рекрутинга и руководителями будущего сотрудника → приглашаем кандидата на работу.

Инструменты: Фемида + Tracker + почта.

2. Приём на работу. Создаём задачу на выход сотрудника на работу → призываем руководителя → отправляем сотруднику письмо с организационными деталями.

Инструменты: Tracker + почта.

3. Контроль на испытательном сроке (ИС). Создаём задачу на прохождение ИС → добавляем в неё чек-лист с заданиями для сотрудника → отслеживаем прогресс.

Инструменты: Tracker.

4. Обучение. Получаем заявку на прохождение курса → согласовываем запрос с руководителем сотрудника и менеджером по обучению → обсуждаем организационные моменты в задаче на обучение → добавляем в задачу сертификаты и документы после окончания курса.

Инструменты: Квант + Tracker.

5. Оформление отпусков. Получаем заявку на отпуск от сотрудника через форму → согласовываем с руководителем → оформляем отпуск во внутренней кадровой системе.

Инструменты: Forms + Tracker + CRM.

6. Увольнение. Получаем заявку на увольнение через форму → согласовываем запрос с руководителем → создаём электронное заявление и подписываем его с сотрудником → передаём сотруднику трудовую книжку.

Инструменты: Forms + Tracker + CRM + Яндекс Подпись.

Подписывайтесь на Telegram-канал Yandex Cloud, чтобы узнавать ещё больше новостей и историй о команде.

Другие истории наших партнёров и клиентов, которые активно читают наши подписчики: