Автоматизация видеопродакшна: инновации для компаний по продаже и монтажу видеороликов

В современном мире, где время - самый ценный ресурс, автоматизация становится неотъемлемой частью успешного бизнеса. Особенно в сфере продаж и монтажа видеороликов, где каждая минута и каждая деталь имеют значение, освобождение времени сотрудников от рутинных задач становится ключевым фактором для достижения успеха.

Автоматизация процессов в компаниях по продаже и монтажу видеороликов позволяет сократить рутину, упростить задачи и повысить эффективность работы. Освобождение времени сотрудников от монотонных и повторяющихся задач позволяет им сосредоточиться на более важных и творческих аспектах своей работы.

В этой статье мы рассмотрим важность автоматизации в сфере видеопродакшна, преимущества, которые она может принести вашей компании, и какие инструменты, включая Битрикс24, могут помочь вам в этом процессе. Готовы ли вы освободить время своих сотрудников и повысить эффективность вашего бизнеса? Давайте узнаем больше!

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

Компании в сфере видеопродакшна играют важную роль в создании качественного и привлекательного видеоконтента. Они предлагают широкий спектр услуг, включая съемку, монтаж и производство видеороликов для различных целей и аудиторий.

Видеопродакшн компании работают с разнообразными клиентами, включая бизнесы, рекламные агентства, медиа-компании, музыкантов, блогеров и многих других.

Они создают видеоролики для рекламы продуктов и услуг, корпоративных презентаций, музыкальных клипов, видеоблогов, обучающих материалов и многого другого. Эти компании могут предоставлять услуги по разработке концепции, сценария и съемочного плана, организации съемок, монтажа и пост-продакшна.

Команда видеопродакшн может включать режиссеров, операторов, монтажеров, звукорежиссеров, аниматоров и других специалистов, работающих в согласованном процессе для достижения высокого качества и эффективности.

Для выработки требований к автоматизации всегда нужно сначала изучить организационную структуру и процессы организации. Если в них нет порядка, то сначала, нужно его навести, а затем приступать к автоматизации. Иначе автоматизация лишь подчеркнет все шерохотости и недостатки системы.

Далее рассмотрим примерную структуру компании в сфере монтажа видеороликов.

Вы можете использовать описание должностей и KPI для оптимизации ваших внутренних процессов и внерения системы мотивации, чтобы повысить эффективность работы и конверсию продаж!

Процессы:
- Разработка стратегии развития компании
- Установление целей и планирование бизнес-процессов
- Управление финансами и бюджетирование
- Принятие стратегических решений и контроль выполнения задач

KPI:
- Достижение финансовых показателей и прибыли компании
- Реализация стратегических целей и планов развития
- Уровень удовлетворенности клиентов и сотрудников
- Эффективность управления и достижение ключевых результатов

Ценный продукт:
Устойчивое развитие компании, эффективное управление и достижение поставленных целей.

Процессы:
- Анализ рынка и конкурентов
- Сбор и анализ требований клиентов
- Разработка бизнес-требований и функциональных спецификаций
- Подготовка аналитических отчетов и рекомендаций

KPI:
- Количество проведенных анализов рынка и конкурентов в месяц
- Уровень удовлетворенности клиентов собранными требованиями
- Качество разработанных бизнес-требований и спецификаций
- Своевременность предоставления аналитических отчетов и рекомендаций

Ценный продукт:
Аналитические отчеты и рекомендации, которые помогают компании принимать обоснованные решения и оптимизировать бизнес-процессы.

Процессы:
- Поиск и привлечение потенциальных клиентов
- Проведение презентаций и переговоров с клиентами
- Подготовка коммерческих предложений и договоров
- Управление воронкой продаж и отслеживание сделок

KPI:
- Количество новых потенциальных клиентов в месяц
- Количество успешно проведенных презентаций и переговоров
- Количество подписанных договоров и сделок
- Уровень достижения целей по продажам

Ценный продукт:
Качественное обслуживание клиентов, предоставление решений, соответствующих их потребностям.

Процессы:
- Разработка концепции и сценария видеопроекта
- Организация съемок и режиссура на съемочной площадке
- Монтаж и пост-продакшн видеоматериалов
- Контроль качества и соблюдение сроков проектов

KPI:
- Уровень удовлетворенности клиентов качеством видеопроектов
- Соблюдение сроков выполнения проектов
- Количество успешно реализованных видеопроектов
- Оценка клиентов и коллег по качеству режиссуры и монтажа

Ценный продукт:
Качественные и эффективные видеопроекты, которые соответствуют требованиям клиентов и привлекают внимание аудитории.

Процессы:
- Разработка концепции и дизайна для видеопроектов
- Создание графических элементов и анимации
- Работа с цветовыми схемами и типографикой
- Подготовка макетов и визуальных материалов

KPI:
- Качество дизайна и его соответствие требованиям клиентов
- Соблюдение сроков выполнения дизайнерских работ
- Оценка клиентов и коллег по качеству дизайна

Ценный продукт:
Привлекательный и эффективный дизайн, который подчеркивает уникальность видеопроектов и привлекает внимание аудитории.

Процессы:
- Обработка и монтаж видеоматериалов
- Добавление эффектов, графики и звукового сопровождения
- Цветокоррекция и финальная обработка видео
- Создание итогового видеофайла в нужном формате

KPI:
- Качество монтажа и соответствие требованиям клиентов
- Соблюдение сроков выполнения монтажных работ
- Оценка клиентов и коллег по качеству монтажа

Ценный продукт:
Профессионально смонтированные видеоматериалы, которые привлекают внимание и эффективно передают задуманное сообщение.

Каждый отдел и должность вносит свой вклад в процессы и достижение целей компании в сфере видеопродакшн. Оптимизация бизнес-процессов, установление KPI и создание ценных продуктов помогут компании повысить эффективность работы и достичь успеха на рынке.

Автоматизация в Битрикс24 запускается внутри воронок. На каждом этапе можно что-то автоматизировать. Либо можно запускать какие-то процессы вручную. Далее, в соответствие со структурой компании и бизнес-процессами предлагаем структуру воронку в Битрикс24.

Этап "Привлечение лидов":
Холодные звонки, переписка и другие маркетинговые мероприятия для привлечения потенциальных клиентов в компанию видеопродакшн.

Этап "Квалификация лидов":
Оценка и квалификация лидов по их потенциалу и соответствию требованиям компании.

Этап "Перевод в Сделки":
Перевод квалифицированных лидов в воронку Сделок для дальнейшей работы.

Этап "Уточнение ТЗ":
Уточнение требований клиента и составление технического задания для создания рекламного видео.

Этап "Составление КП и договора":
Разработка коммерческого предложения и заключение договора на оказание услуг видеопродакшн.

Этап "Контроль оплаты":
Контроль предоплаты и полной оплаты услуг перед началом проекта.

Этап "Подготовка сценария и съемочного плана":
Разработка сценария и плана для создания рекламного видео.

Этап "Съемка и монтаж":
Организация съемки и монтаж видеоматериалов.

Этап "Пост-продакшн и финальная обработка":
Пост-продакшн и финальная обработка видео перед передачей клиенту.

Смарт-процесс "Утверждение сценария":
Разработка и утверждение сценария рекламного видео.

Смарт-процесс "Контроль качества":
Проверка качества видеоматериалов перед публикацией.

Смарт-процесс "Подготовка к публикации":
Добавление графики, звукового сопровождения и форматирование видео перед публикацией.

Такая структура воронок в Битрикс24 позволит эффективно управлять процессами привлечения лидов, продажи услуг видеопродакшн, выполнения проектов и контроля качества. Каждая воронка имеет свои этапы, которые помогут сотрудникам компании следовать определенному процессу работы и достигать поставленных целей.

Для примера возьмем условную компанию "Creative Films", которая специализируется на создании рекламных видео для клиентов.

Перед внедрением Битрикс24, процессы в компании были ручными и требовали значительного времени и усилий от сотрудников.

Одна из воронок, которую можно было бы выбрать для автоматизации, это "Воронка в Сделках - Продажа услуг".

Раньше сотрудник отдела продаж, Алексей (допустим), тратил около 30 минут на составление коммерческого предложения (КП) и договора для каждого клиента. Это включало подготовку текста, вставку цен и условий, а также отправку документов на подпись клиенту.

Для автоматизации процесса с помощью Битрикс24, был создан умный сценарий в роботах "Автоматическое составление КП и договора". Робот получает информацию о клиенте и услугах из CRM, генерирует шаблонизированный КП и договор, заполняет их необходимыми данными и отправляет клиенту на подпись.

Время, затрачиваемое на составление КП и договора, сократилось до 5 минут.

Итак, после автоматизации процессов в компании "Creative Films", Алексей сэкономил 25 минут на составление КП и договора благодаря роботизированному сценраию "Автоматическое составление КП и договора".

Планирование и контроль проектов

Другая воронка, которую мы выбрали, это "Воронка в Сделках - Выполнение проектов". Раньше, сотрудник отдела производства, Мария (предположим), тратила около 60 минут на организацию и контроль съемки и монтажа видеоматериалов для каждого проекта. Это включало планирование, координацию съемочной группы, обработку материалов и контроль качества.

Для автоматизации процесса с помощью Битрикс24, был создан умный сценарий "Автоматическое планирование и контроль проекта". Робот получает информацию о проекте, распределяет задачи между сотрудниками, отправляет напоминания о сроках и контролирует выполнение задач. Время, затрачиваемое на организацию и контроль проекта, сократилось до 30 минут.

Мария сэкономила 30 минут на организацию и контроль проекта благодаря роботу "Автоматическое планирование и контроль проекта".В сумме, благодаря автоматизации процессов, компания "Creative Films" сэкономила 55 минут рабочего времени на каждый проект.

Автоматическое уведомление о статусе проекта

Предположим, что Мария ранее тратила время на ручную отправку уведомлений о статусе проекта каждому клиенту. Робот будет автоматически отправлять уведомления о статусе проекта, освобождая Марию от необходимости выполнять эту задачу вручную.

Предположим, что ранее Мария тратила примерно 5 минут на каждое уведомление о статусе проекта. Если в месяц будет отправлено 150 уведомлений (при запуске каждого нового проекта каждые 2 дня и смене статусов проектов каждые 3 дня, то есть суммарно Мария ведет по 10 проектов в месяц), то общее время, которое Мария ранее тратила на ручную отправку уведомлений, составляло примерно 5 минут * 150 уведомлений = 750 минут.

Теперь, с внедрением автоматического уведомления о статусе проекта, Мария больше не будет тратить время на ручную отправку уведомлений. Это означает, что она сэкономит все 750 минут, которые ранее тратились на эту задачу.

Таким образом, с помощью автоматического уведомления о статусе проекта Мария сэкономит примерно 750 минут в месяц.

Алексей сэкономил 25 минут на составление КП и договора, а каждый месяц он отправляет 40 коммерческих предложений и договоров. Таким образом, благодаря автоматизации в Битрикс24 он экономит 25 минут * 40 предложений = 1000 минут в месяц.
Мария сэкономила 30 минут на организацию и контроль проекта, а каждый месяц у нее запускается 10 проектов. Таким образом, она экономит 30 минут * 10 проектов = 300 минут в месяц. И еще 750 минут на автоматизации отправки уведомлений о статусе проектов.
С учетом экономии времени Алексея (1000 минут), Марии на автоматическом планировании (300 минут) и автоматической отправке уведомлений (750 минут), суммарная экономия времени в компании "Creative Films" составляет 1000 минут + 300 минут + 750 минут = 2050 минут в месяц.

Если бы в компании работало чуть больше человек

Если в компании работают 2 менеджера по продажам и 2 руководителя проектов, то исходя из предоставленных данных, суммарная экономия времени составляет:

- для менеджеров по продажам:
2 менеджера * 25 минут * 40 предложений = 2000 минут.

- для руководителей проектов на отправке уведомлений:
2 руководителя * 750 минут = 1500 минут.

- для руководителей проектов на планировании:
2 руководителя * 300 минут = 600 минут.

Общая экономия времени составляет
2000 минут + 1500 минут + 600 минут = 4100 минут.

Суммарная экономия времени в компании "Creative Films" с учетом 2 менеджеров по продажам и 2 руководителей проектов составляет 4100 минут в месяц благодаря автоматизации процессов в составлении КП и договора, организации и контроля проекта, а также отправке уведомлений о статусе проекта.

Для расчета экономии в деньгах в месяц на компанию, где работает 1 менеджер по продажам и 1 руководитель проектов, а также на компанию, где работают 2 менеджера по продажам и 2 руководителя проектов, учтем предоставленные данные о зарплате менеджера по продажам и руководителя проектов.

Предположим, что зарплата менеджера по продажам и руководителя проектов составляет 90 000 рублей в месяц.

1. Для компании с 1 менеджером по продажам и 1 руководителем проектов

Суммарная экономия времени составляет 2050 минут в месяц (согласно предыдущим расчетам), в компании, где работают Алексей и Мария.

Для перевода экономии времени в экономию в деньгах, мы можем использовать зарплату менеджера по продажам и руководителя проектов. Если предположить, что они работают 8 часов в день и 22 рабочих дня в месяц, то их почасовая ставка составляет 90 000 рублей / (8 часов * 22 дня) = 511 рублей в час.

Таким образом, экономия в деньгах в месяц составляет 2050 минут * (511 рублей / 60 минут) = 17 508 рублей.

2. Для компании с 2 менеджерами по продажам и 2 руководителями проектов

Суммарная экономия времени составляет 4100 минут в месяц (согласно предыдущим расчетам).

По аналогии с предыдущим расчетом, экономия в деньгах в месяц составляет 4100 минут * (511 рублей / 60 минут) = 35 016 рублей.

Пожалуйста, обратите внимание, что это предварительные, прогнозные расчеты, и фактичная экономия в деньгах может варьироваться в зависимости от конкретных условий и ставок оплаты труда в компании.

Предположим, что стоимость внедрения Битрикс24 составляет 384 280 рублей (134 280 рублей за лицензию по тарифу "Профессиональный" на год + 2500 00 рублей за настройку, интеграции и обучение).

Для компании с 1 менеджером по продажам и 1 руководителем проектов:
Время окупаемости = 384,280 рублей / 17,508 рублей в месяц ≈ 21.95 месяцев
Для компании с 2 менеджерами по продажам и 2 руководителями проектов:
Время окупаемости = 384,280 рублей / 35,016 рублей в месяц ≈ 10.97 месяцев

Благодаря ведению клиентской базы в CRM и автоматизации процессов, менеджеры и руководитель компании получают не только экономию времени, но и другие преимущества, которые способствуют улучшению качества общения с клиентами и повышению конверсии продаж.

В CRM можно отслеживать историю коммуникаций с клиентами, что позволяет менеджерам и руководителю быть в курсе всех предыдущих взаимодействий с клиентом. Это помогает создать более персонализированный и целенаправленный подход при общении с клиентом, учитывая его предпочтения и потребности.

Благодаря этому, качество общения с клиентом повышается, что может привести к улучшению отношений и увеличению вероятности успешной сделки.

Анализируя конверсию на каждом этапе воронки продаж в CRM, менеджеры и руководитель могут идентифицировать слабые места и проблемные этапы в процессе продаж. Это позволяет разрабатывать и применять стратегии и решения, направленные на улучшение конверсии. Например, если на определенном этапе конверсия низкая, можно провести анализ и определить причины этого, а затем принять меры для устранения этих проблем и повышения конверсии.

Таким образом, помимо экономии времени, ведение клиентской базы в CRM позволяет менеджерам и руководителю улучшать качество общения с клиентами, повышать конверсию продаж и разрабатывать эффективные стратегии для роста конверсии. Это важные факторы, способствующие успеху и развитию компании.

Аналитика, доступная в CRM, позволяет контролировать работу сотрудников, устанавливать ключевые показатели эффективности (KPI) и повышать их мотивацию.

С помощью аналитических инструментов CRM можно отслеживать производительность каждого сотрудника, анализировать его результаты и сравнивать их с установленными KPI. Это позволяет руководителю оценить эффективность работы каждого сотрудника и выявить сильные и слабые стороны. На основе этих данных можно предоставить обратную связь и поддержку сотрудникам, помочь им развиваться и достигать поставленных целей.

Установка KPI также способствует повышению мотивации сотрудников. Четкие и измеримые цели помогают сотрудникам понять, что от них ожидается, и дает им ясное представление о том, как их работа влияет на общие результаты компании. Когда сотрудники видят, что их усилия отражаются в достижении KPI и приводят к положительным результатам, это мотивирует их работать более эффективно и стремиться к лучшим результатам.

Таким образом, аналитика в CRM позволяет контролировать работу сотрудников, устанавливать KPI и повышать их мотивацию. Это важные инструменты для эффективного управления командой и достижения успеха в бизнесе.

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#видеопродакшн #монтажвидео #видеомонтаж #созданиевидео #видеореклама #срм #автоматизация #CRM #bitrix24 #bitrix24crm #bitrixcrm #bitrix #crmbitrix #Битрикс24 #битрикс24crm #автоматизациявидеопродакшн #эффективность #аналитика #рекламноеагентство #автоматизациярекламногоагентства #crmдлярекламногоагентства #экономиявремени #безрутины #бизнес #bussines #business #automatization