Какие изменения в ЭДО нас ждут в 2024 году

Как продвигается законопроект об электронных архивах? Для чего ФНС внес в приказ ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 старый и новый формат УПД? Можно ли сдавать отчетность с МЧД по 003 формату и как проходит эксперимент по трансграничному документообороту? На эти и другие вопросы представители Управления ЭДО ФНС ответили на очередном стриме. Делимся с вами основными тезисами.

За последнее время существенно продвинулось согласование законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Долгожданный многими компаниями документ позволит переводить архив в цифровой вид и зафиксирует правила хранения. Его текст сильно изменился за 5 лет и сейчас он максимально близок к тому, чтобы его вынесли на рассмотрение в Государственную думу.

По словам ФНС осталось всего 3 разногласия между ведомствами по согласованию законопроекта, поэтому к марту 2024 года он может быть опубликован для ознакомления в том виде, в котором будет представлен в Госдуму.

ФНС постоянно развивает механизмы, связанные с электронным документооборотом, в том числе на основании обратной связи от бизнеса. Так получилось и с новым форматом универсального передаточного документа.

7 февраля 2024 года ФНС опубликовала приказ от 19 декабря 2023 года №ЕД-7-26/970@, который утверждает новый формат УПД. Кто ранее видел проект приказа, могли заметить, что в приложении № 1 описан новый формат УПД, а в приложении № 2 — формат, который полностью повторяет старый, утвержденный приказом № ММВ-7-15/820@.

Почему так? В Минюсте разъяснили, что не может быть одновременно два действующих приказа утверждающих разные форматы документов. При этом переходный период для использования старого формата действует до 1 апреля 2025 года. Исходя из этого ФНС были вынуждены взять формат по 820-ому приказу и поместить в приложение № 2, которое утратит силу и будет недействительным после 1 апреля 2025 года. Останется только новый формат из приложения № 1 970-го приказа. Какого-то отдельного приказа не будет.

В ближайшее время ФНС планирует опубликовать письмо, в котором расскажет об изменениях в новом формате, а именно про:

Также новый формат УПД ввели, чтобы контролировать оборот табачной продукции, так как с 1 марта 2024 года он должен сопровождаться универсальным передаточным документом, это отражено в 203-ФЗ от 13 июня 2023 года. Однако связки УПД+ТрН, по аналогии с алкогольной продукцией, для табака пока не предполагается.

Еще одно изменение касается использования УПД не только как первичного учетного документа, но и как документа для внутренних перемещений товара, что поможет при реализации алкогольной продукции.

Конечно же одна из самых горячих и обсуждаемых тем на стриме была машиночитаемая доверенность: «А зачем формат 5.02?», «Как работать с полномочиями?», «Что там с передоверием, когда нотариат сможет с ним работать?». Давайте попробуем разобраться с этими вопросами.

Сейчас есть два вида электронных доверенностей:

Для начала разберемся с первым видом — для взаимодействия с налоговой по сдаче отчетности.

С 1 марта 2024 налогоплательщики, которые обязаны сдавать отчетность только в электронном виде, должны прикладывать электронные доверенности. При этом с 1 марта 2024 года доверенности в формате электронного документа будут оформляться по формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.09.2023 №ЕД-7-26/648@ (формат 5.02), в котором появилась возможность указания уполномоченных.

При этом, если представить в ФНС отчётность, подписанную по МЧД в формате 003 вместо 5.01, то налоговая ее не примет, так как еще не поддерживает единый формат. Но ФНС включили в проработку прием такой доверенности и в сентябре–октябре 2024 года планируют завершить работы (сроки могут быть скорректированы).

Для налогоплательщиков, которые по каким-то причинам не могут сформировать электронную доверенность, ФНС оставляет возможность до 1 марта 2024 года принести доверенность на бумажном носителе. При этом советуем указать в ней максимально возможный срок действия, а именно до того момента, как вы сможете решить проблему с созданием электронной доверенности.

Если у вас не получается сформировать МЧД именно в форматах 5.01 или 5.02, то делимся лайфхаком: выпустите бумажную доверенность, например, на год и представьте ее в ФНС до 1 марта 2024 года (лучше заранее). После того, как налоговая реализует у себя возможность принимать отчетность, подписанную электронной подписью с МЧД по 003 формату — начните использовать ее. Представители ФНС подтвердили, что такая схема возможна.

Теперь что касается второго вида электронной доверенности — МЧД для взаимодействия с контрагентами в рамках ЭДО. Здесь основные сложности у бизнеса вызывает указание полномочий — «Какие полномочия использовать и как автоматизировать их проверку?». ФНС поделилась своими наблюдениями на этот счет и выделила 3 группы пользователей:

1 группа — те, кому удобно заполнять и проверять текстовые полномочия.

2 группа — те, которые уже начали использовать коды и им так удобнее. Например, в классификаторе сейчас больше 2000 полномочий.

3 группа — те, которые с появлением нового формата УПД хотят полностью использовать не монолитные полномочия, а составные — полномочия, которые включают глаголы: подписывать, составлять, заключать и сужаются ограничениями: «подписывать УПД с лимитом 100 тыс. рублей».

Ориентировочно в марте ФНС планирует реализовать в распределенном реестре функциональность для регистрации МЧД с составными полномочиями. После этого начнется разработка функциональности для проверки таких полномочий, чтобы они точь-в-точь совпадали с классификатором Минцифры. Завершить планируют к 1 сентября 2024 года.

Кроме того, сейчас существует формат 003, который можно использовать не только для документооборота в В2В секторе, но и для взаимодействия с контролирующими органами. На текущий момент с единым форматом МЧД уже работают Центробанк, Росстат, Федеральная таможенная служба. При этом, чтобы ФТС приняла МЧД по единому формату, обязательно нужно указать хотя бы одно полномочие таможенного органа из списка в классификаторе Минцифры.

По стриму можно судить, что вопрос с передоверием также сильно волнует бизнес, как и полномочия. При передоверии МЧД список полномочий можно только сужать, то есть нельзя включать ограничения полномочий с одинаковым кодом.

Представители ФНС также отметили, что выпустить через нотариуса доверенность на директора филиала можно будет не раньше апреля 2024 года, так как пока есть нюансы в интеграции с системой нотариата. При этом доверенности, выпущенные нотариатом, должны подгружаться в распределенный реестр ФНС России только нотариусом, сам пользователь сделать это не сможет.

Работы по развитию форматов ведутся и в сфере грузоперевозок. На вопрос: «Когда ждать обновленный формат ТрН и путевого листа?» — ФНС отвечает, что возможность обновить формат появится только после того, как Минтранс внесет правки в Постановление правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации».

Эксперимент по использованию путевого листа в электронном виде провели в Управлении по Липецкой области. По итогам пилота был составлен отчет и предложения по исправлениям, поэтому не стоит ожидать в скором времени повсеместный переход на электронные путевые листы, так как есть много бюрократических моментов.

На данный момент успешно завершился пилот в рамках трансграничного документооборота с Республикой Беларусь. На сайте ФНС есть практические рекомендации по его использованию. Право подписания межправительственного соглашения дано Минцифре со стороны РФ.

Совместные работы по трансграничному ЭДО с Арменией по разным причинам были приостановлены и пока сложно говорить, когда появятся рекомендации.

Движения в сторону электронного взаимодействия со странами ЕАЭС пока нет. ФНС говорят, что сейчас пытаются работать в рамках СНГ, так как в него входит больше стран. Но пока процесс находится в стадии проработки и вырабатываются подходы в общем понимании ЭДО в этих странах.

В целом в рамках законодательства Российской Федерации ничего не мешает выстроить трансграничный электронный документооборот — заключаете соглашение с контрагентом, в котором закрепляете информацию о том, каким образом у вас будет проверяться электронная подпись под документом. Далее на основании этого соглашения выбираете себе удостоверяющий центр и получаете от него квитанцию. Важно, чтобы у данного УЦ была возможность обратиться за рубеж и проверить эту ЭП. После этого используете эту квитанцию как подтверждающий документ. Соответствующие правки в 63-ФЗ «Об электронной подписи» были внесены в прошлом году. Несколько компаний уже заключили соглашения с одним УЦ, чтобы он предоставлял услуги доверенной третьей стороны.

Основными трендами 2024 года конечно же станут новый формат УПД и развитие машиночитаемой доверенности. Несмотря на то, что переходный период по новому формату УПД продлится до апреля 2025 года, операторы уже готовятся к проведению работ по его реализации, как и крупнейшие компании России начинают закладывать ресурсы для обновления своих информационных систем.

Многие компании также ждут продвижения по принятию законопроекта об электронных архивах — это бы значительно упростило и снизило затраты на хранение документов.