Как подготовить цветочный бизнес к 8 марта: возможно ли с помощью автоматизации принимать в 10 раз больше заказов?

В статье расскажем про особенности ведения цветочного бизнеса на примере нашего клиента, и про то, как автоматизация упрощает не только работу флористов, но и руководителей, и курьеров. Если у вас цветочный магазин и вы только оклемались от завалов на 8 марта, в этой статье есть решение вашей проблемы :)

Цветы всегда ассоциировались у людей с праздником и торжеством, а поскольку в такие даты принято дарить цветы, то бизнесмены полагают, что их товар стабильно будет пользоваться спросом у покупателей. И это дело действительно является довольно прибыльным (и очень конкурентным). Но для успешного развития, помимо качественного товара и толпы клиентов, важно грамотно автоматизировать все бизнес-процессы, а здесь без CRM-системы и виджетов никуда ;)

Всем привет! На связи Настя и команда Кэткод. Мы уже 4 года разрабатываем и поддерживаем виджеты (дополнения) для amoCRM. Сегодня поделимся опытом внедрения виджета Dokker одному из наших клиентов.

Dokker — это простой сервис для автоматической генерации типовых документов. Идеально подходит для составления договоров, актов, коммерческих предложений, напоминаний о задолженностях и других документов клиентам, партнёрам и коллегам. Никакого ручного ввода информации — все данные из полей сделок автоматически подтягиваются в документ.

Клиент — служба доставки цветов «цветофор.рф». Работает в двух городах: Улан-Удэ и Кяхта. Есть 4 магазина и служба доставки.

Средний чек в 2023 году — 2000 рублей. Ассортимент достаточно большой: от роз до эустом. На рынке уже более 8 лет.

Проблема

Первые 5-6 лет команда «цветофор.рф» вела учёт заказов на листочке, куда записывали данные от суммы заказа до адреса доставки. Эту информацию дублировали на отдельных листках для флориста, курьера и администратора. Всё это работало, пока заказов было не так много, и сам бизнес был крошечным.

Решение

Когда поток клиентов увеличился, «цветофор.рф» перешёл на CRM-систему. Подключили виджет Dokker в amoCRM, который позволил генерировать бланки на основе данных из сделок, а не делать это всё вручную как раньше.

Внедрили доработку — штрихкоды, благодаря которой администраторы легко контролируют выполнение и доставку заказов. Штрихкод формируется из номера сделки, поэтому сканируя его, администратор быстро подсчитывает, сколько и какие заказы выполнил тот или иной курьер/флорист.

Первые 5-6 лет заказы записывали в тетрадку, работали офлайн без каких-либо учётных систем. Клиентов было очень мало, поэтому что-то перепутать было сложно. Для каждого заказа мы вручную писали «бумажки» со всей информацией (состав заказа, адрес, номер телефона и т.д.), дублируя их для флористов и курьеров. Заказы были единичными, поэтому вручную записывать всё это было не так сложно.

А перед коронавирусом мы задумались об автоматизации и внедрили amoCRM. Когда ввели карантин в конце марта 2020 года и работала только доставка, наш бизнес активно начал расти, а благодаря CRM-системе мы ни одного клиента не пропускали и ни об одном заказе не забывали.

Когда мы внедрили CRM-систему и начался наш постепенный рост, мы поняли, что для комфортной работы нам нужны бланки. В систему данные по заказам мы заносим, а вот как работать флористам: они-то не работают в CRM, они работают за своим столом, с цветами, и им нужна какая-то «бумажка». Вручную писать все данные по сделкам уже было сложно, тратили на это слишком много времени. Мы начали искать решение и наткнулись на Dokker, виджет, который позволяет генерировать нам нужный бланк из полей CRM. Мы практически сразу его настроили и стали использовать.

Чтобы вручную вписать все данные о заказе, заполнить контактные данные, адрес, время доставки и тд., и продублировать эту информацию для флориста, курьера и администратора, мы тратили раньше около 6 минут. Десять заказов — это уже не меньше часа. Особенно было сложно в праздники — наступала настоящая катастрофа. Сейчас оформление заказа занимает 1-2 минуты, дублировать ничего не надо: достаточно создать сделку в amoCRM, а виджет дальше всю работу сделает за тебя.

Одна из доработок, которую мы решили сделать в виджете — внедрить штрихкоды. Связались с командой CatCode, всё согласовали. Ребята нам очень сильно помогли в настройке, поддержке и доработке виджета!

При обычном режиме работы — всё окей, никаких завалов, мы всё успеваем. Но в цветочном бизнесе есть такие ключевые праздники (8 марта, День Матери, 1 сентября), когда количество заказов за 3-4 дня составляет месячную выручку. Соответственно, объём заказов увеличивается практически в десятки раз, здесь нам важна скорость. На помощь нам пришла генерация штрихкодов.

К обычному бланку, который генерирует Dokker, мы добавили штрихкод, который формируется из номера сделки в amoCRM. В бланке всего 3 части: одна идёт флористу на создание букета, вторая — курьеру на доставку, третья — администратору для контроля:

Курьеры и флористы никак не работают со штрихкодами. Эта доработка необходима для администратора (у нас это управляющий службы доставки), чтобы номера сделок не вручную вводить и искать в amoCRM, а просто сканировать штрихкоды (которые как раз содержат информацию о номере сделки).

Штрихкод в бланке в нашем случае необходим для контроля количества заказов, без него бы пришлось писать номера сделок на каждой отрывной части вручную, а потом искать сделку в системе по этому номеру. Это всё долго и муторно.

1. Создаём сделку. Когда клиент делает заказ на букет, в amoCRM мы создаём соответствующую сделку, которая содержит всю необходимую информацию о заказе, включая данные о клиенте, адрес доставки, состав заказа и т. д. Получается, мы один раз вносим всю нужную информацию о заказе в момент создания сделки и всё!

2. Генерируем документ. На основе данных из сделки виджет автоматически генерирует бланк по нашему шаблону:

3. Печатаем бланк. После генерации документа администратор распечатывает его и передаёт в работу сначала флористу, потом курьеру:

Плюс ко всему мы создали идеальную для нас воронку в amoCRM, где все сделки удобно контролировать:

4. Отдаём бланк в работу. Флорист получает свою часть распечатанного бланка со штрихкодом. По информации из бланка (состав заказа) флорист собирает букет, получается, что каждый сотрудник знает свои задачи и сфокусирован только на них. Это очень ускоряет работу. После того, как флорист собрал букет, он оставляет свою часть бланка у себя, чтобы в конце рабочего дня администратор считал по штрихкоду, сколько и какие заказы выполнил данный сотрудник.

По такому же принципу строится работа с доставкой заказов: отрывные части по всем выполненным заказам курьер оставляет у себя, чтобы администратору потом было легче отследить, сколько и какие заказы он выполнил. Информация о заказах в бланках (адрес, время и т.д.) также помогает не путаться курьерам в доставке того или иного букета (особенно при доставке нескольких заказов сразу).

Из количества выполненных заказов формируется заработная плата флористов и курьеров. А благодаря контролю со стороны администратора нет путаницы и пропусков заказов.

После внедрения CRM-системы мы выросли в доходе за 3 года почти в 10 раз. Конечно, здесь карантин во многом сдвинул сферу доставки с мёртвой точки. Наши результаты обусловлены работой во всех направлениях, но без автоматизации это было бы невозможно. Мы продолжаем расти и активно развиваем не только офлайн-точки, но и доставку.

В идеале нам хочется, чтобы бланк генерировался сразу с картинкой букета, у флористов перед глазами сразу было бы представление о заказе. Это будет не только удобно, но и красиво, что очень важно в цветочном бизнесе ;)

8 марта или 1 сентября каждая лишняя минута в работе цветочного магазина — это очереди и начало путаницы, суеты. Это влияет не только на медленное обслуживание клиентов, но и на снижении лояльности гостей, а в будущем — и выручки.

Чтобы флористы, руководители и курьеры экономили время, а в магазине не скапливались очереди из клиентов, внедрить систему генерации документов — решение проблемы. Вручную вводить ничего не нужно, достаточно настроить шаблон под свой бизнес, вводить данные в сделке и всё — дальше виджет всё сделает за вас.

Настройка Dokker занимает всего пару минут, а обучение — 15 минут (при возникновении вопросов всегда можно обратиться к документации или написать в тех.поддержку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал, куда мы постим статьи, видео и другие полезности про amoCRM и продажи 🐱

P.S. Всегда можем сделать доработку под ваш бизнес 😉