Заметки и задачи — нюансы пространств для мышления

Эта статья о том, как пространства для мышления (thinkspace) помогают нам разными способами управлять заметками и задачами, знаниями и планами, объединяя их в одном инструменте.

Занимаясь своим проектом RedForester, я постоянно вникаю в различные вопросы, например, какова цель нашего инструмента и каковы основные сценарии его использования. Я углубляюсь в понимание того, как люди взаимодействуют с информацией разных типов и мне очень интересно изучать различия сценариев использования заметок и задач у разных людей в различных ситуациях. Эта статья - небольшое эссе на тему того, как связан тип проекта и тип инструмента, в котором этот проект ведется.

Недавно у меня возник спор с Екатериной, нашим директором по продукту, о том, как правильно распределить баланс между управлением проектами и управлением знаниями в нашем стартапе. По итогу дискуссии выяснилось, что, похоже, я склоняюсь к идее уделения большего внимания управлению знаниями.

В отличие от Екатерины, во время мозговых штурмов я люблю делать заметки: о конкурентах, идеях на будущее, гипотезах, а также создавать задачи с подробными описаниями (в виде множества заметок) и тому подобное. Оказалось я не одинок, вот обсуждение на Reddit на эту тему.

Екатерина сказала мне, что такой подход замедляет нашу общую скорость принятия решений и отвлекает ее внимание. Она хочет использовать более строгие (шаблонные) структуры управления проектами, такие как списки дел или сроки выполнения задач. Для нее цель и польза ведения/создания заметок и их хранения не очевидны. Кроме того, новые заметки, добавленные мной или кем-то ещё в проект, приводят к тому, что она (по ее словам) теряет время, пытаясь решить, стоит ли ей обращать на них внимание или нет, и так далее.

Тем не менее, она согласна с тем, что задачи можно рассматривать как временные заметки. Однако, когда вы заняты выполнением целого списка задач (плана), другие заметки могут отвлечь вас и лишить вас концентрации.

Я провел небольшое исследование, изучая, как разные инструменты решают этот момент. И хочу поделиться своими мыслями о том, как можно классифицировать “мыслительные процессы”, исходя из различия между заметками и задачами.

Сначала давайте посмотрим на популярный способ классификации мыслительных пространств.

Классификация лаборатории Ness Labs

Рассмотрим классификацию способов ведения записей, предложенную Ness Labs (о ней Тьяго Форте рассказывает в своем видео на YouTube).

Ness Labs выделяет три основных подхода к ведению заметок:

Однако эта классификация фокусируется только на ведении записей и не учитывает другие аспекты мыслительной деятельности, связанные с планированием и управлением проектами.

Давайте вернемся к разделению заметок/задач и посмотрим на него через призму кейса «занимаемся стартапом», о котором я говорил с Екатериной ранее.

По мере того, как мы думаем о подходящем мыслительном пространстве для создания стартапов, мы быстро начинаем понимать, что стартапы сильно различаются по важности управления знаниями (заметками) и планами (задачами).

Когда вы занимаетесь стартапом, необходимо быстро определить подходящий рынок для вашего продукта, иначе вы рискуете потерять много энергии и времени и не добиться успеха.

Вот почему многие основатели стартапов рассматривают управление проектами как просто список дел с возможными сроками и целями, но не более.

Таким образом, они склонны думать об управлении проектами как о временной, а не постоянной задаче. Они не хотят сохранять списки дел для будущего анализа; они не тратят время на составление проектов/вариантов дорожной карты; они даже не хотят сохранять заметки о гипотезах/идеях, обратной связи от пользователей и так далее.

Мне кажется, этот подход звучит разумно, но подходит не для всех типов продуктов. Например, если ваш стартап использует или разрабатывает сложные технологии или ваш продукт горизонтален (например, Trello, Notion, Airtable и т.д.), то вам необходимо сосредоточиться не только на соответствии продукта рынку (= понимание целевой аудитории и ее болей), но и на вашем видении продукта (= новый способ делать что-то).

Чтобы сделать ваше видение более основательным и иметь возможность построить на его основе продукт, необходимо провести исследования, поэтому вам нужно работать со знаниями, а не только с задачами из списков дел.

Я решил поглубже изучить эту тему и нашел фреймворк Cynefin (“Кеневин”). Мне показалось интересным посмотреть на континуум задач и знаний в управлении инновационными проектами через призму этого фреймворка.

Классификация на основе системы Cynefin

Структура Cynefin

Чаще всего стартапы начинаются в хаотической зоне. Если ситуация (доменная зона / предметная область) достаточно проста, то основатели стартапов пытаются перейти непосредственно в область очевидности, исключая две другие области. Они быстро проверяют гипотезы и ищут способы установить очевидные правила бизнес-модели.

Однако в некоторых случаях это невозможно из-за сложности предметной области или рынка. В таких случаях основатели могут применять цикл Cynefin, и здесь им помогает управление знаниями. Поэтому им нужно соответствующее пространство для мышления.

Интересно и полезно определить текущую область для вашего проекта; по крайней мере, это даст вам понимание того, какой способ управления проектами и какой инструмент (пространство мышления) ему подойдут.

Давайте рассмотрим пример классификации пространств мышления на основе модели Cynefin. Следует учитывать, что это упрощенный подход, и некоторые пространств мышления могут находиться на границе доменов Cynefin.

Тем не менее, я попробую распределить согласно модели Cynefin всем знакомые инструменты:

Miro — один из лучших инструментов для работы с хаотичными системами. Вы можете просто набросать стикеры для областей знаний/задач, которые затем можно прояснить во время онлайн-обсуждений с командой. Однако многие пользователи Miro потом переходят на другие инструменты управления знаниями и задачами.

Roam – яркий представитель класса “заметочников”. Он хорошо подходит для более-менее стабильных, но сложных доменов. С помощью Roam удобно работать с неявными связями (парами причин-следствий) и разъяснять их.

Jira хорошо подходит для более-менее строгих бизнес-процессов и управления разработкой сложных систем с множеством задач, этапов, разработчиков и зависимостей. Однако связи между ними должны быть ясными уже на начальном этапе проекта.

Trello (или сама методика Канбан) отлично справляется с явной причинно-следственной связью и значительно повышает производительность команды, особенно если команда работает с детерминированными системами.

Мне было интересно, где разместится мой проект RedForester.

Мне кажется, что RedForester — это адаптируемое пространство мышления, которое может поддерживать команды, работающие в различных областях. Но его основной применяемая область — это комплексные проекты. Как и Roam, RedForester предлагает функцию связывания заметок в граф, кроме этого RedForester предоставляет возможность выделить главную иерархию в графе, которая поддерживает движение проекта к определенной цели.

В качестве визуального инструмента, RedForester может эффективно работать с хаотичными системами, однако он имеет свои ограничения, по сравнению с Miro. С одной стороны, эти ограничения могут помочь сделать переход от хаотичной системы к более сложной, но с другой стороны, они полезны только в том случае, если вы сами стремитесь к такому переходу).

RedForester может помочь вам перейти на сложную область, поскольку он имеет расширения и различные типы узлов, что позволяет формализовать бизнес-процессы с необходимым уровнем строгости.

В отношении более очевидных систем, RedForester напрямую может быть использован в качестве планировщика за счет наличия и интеллект-карт и канбан-досок.

Именно поэтому мне интересно развивать RedForester как платформу, где пользователи могли бы создавать свои собственные пространства мышления и приближать их к одному из доменов Cynefin.

#управлениезнаниями #личнаяпродуктивность #заметки #задачи #cynefin #принятиерешений #структурированиеинформации #менеджментпроектов #команднаяработа

✨ Мой telegram-канал о менеджменте проектов и знаний, инструментах для личной и командной продуктивности. Пишу редко, но полезно: