А нужен ли архив электронных документов?
Этот вопрос порождает дополнительные вопросы, на которые я отвечу, опираясь на свой личный опыт и нормативную базу РФ. Итак, давайте разбираться!
В связи с повсеместным использованием электронного документооборота у меня появилось несколько вопросов.
- Как организовать электронный архив бухгалтерских документов?
- И вообще нужен ли подобный архив?
Давайте попытаемся ответить сначала на вопрос №2. Для этого мы обратимся к нормативной базе и узнаем, что же она нам говорит.
Обратимся к федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете", а точнее к статье №29. Вот что она гласит:
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
(в ред. Федерального закона от 23.07.2013 N 251-ФЗ)
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
(часть 4 введена Федеральным законом от 28.06.2013 N 134-ФЗ)
И если кратко, то ВЫВОД отсюда такой:
СОГЛАСНО СТАТЬИ №29 402-ФЗ ВЕСТИ АРХИВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЯЗАНА.
Теперь попробуем ответить на вопрос: «Как организовать электронный архив бухгалтерских документов?»
Давайте разберемся какие виды электронных архивов бывают.
Архив на съемном носителе – это архив на внешних источниках хранения информации (флешки, внешние диски и т.д.). Рекомендуется использовать только для хранения архивных копий реального архива (бекапы архива).
Локальный архив - это хранение документов на серверах компании. (как пример файловое хранилище или использование баз данных). Я считаю, что локальный архив — наиболее надежный и менее затратный способ хранения документов с прицелом на будущее.Но важно учитывать, что при этом на вас ложится ответственность за сохранность данного архива.
Облачное хранилище - это сервис, где можно хранить файлы на сервере провайдера, получая доступ к ним через интернет по заранее установленным условиям.
Главный плюс — ответственность за сохранность ваших данных и их доступность перекладывается на стороннюю компанию;
Главный минус — регулярная оплата за оказанные услуги, причем со временем она только растет, т.к. объем хранимых данных увеличивается. Так же провайдер обязан хранить и предоставлять доступ к вашим документам только на время ваших договорных отношений.
Архив в системе ЭДО – это когда провайдер ЭДО предоставляет услугу по хранению ваших электронных документов.
Архив в системе ЭДО — обладает всеми плюсами и минусами облачного хранилища.
К плюсам так же можно отнести:
Более дружественный интерфейс системы, т.к. мы можем производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды
А также более высокий уровень безопасности — т.к. системы ЭДО это системы с высоким уровнем защиты данных;
В качестве главного минуса системы хочу отметить тот факт, что: не каждый оператор ЭДО готов предоставлять доступ к вашим документам в случаи вашего перехода на другого провайдера. Этот момент очень важен, т.к. при переходе на другого оператора вы должны или перенести весь существующий архив документов к себе и организовать локальный архив или оплачивать хранение документов у старого и нового оператора одновременно, что сильно повышает стоимость хранения документов в компании.
В качестве вывода из вышеизложенного текста, мы теперь понимаем, что наиболее перспективными являются:
1. Архив в системе ЭДО – если вы выберете этот способ хранения документов, то вам не нужно беспокоиться об их доступности и сохранности, пока вы платите за доступ к нему. К сожалению суммы, за содержания такого архива могут быть довольно приличными.
2. Решения по организации локального архива – требуют чуть больших вложений сил и времени в начале организации такого хранилища.
- Вам необходимо найти то программное обеспечение, которое закроет ваши потребности.
- Возможны небольшие дополнительные расходы на техническую инфраструктуру.
Но все ваши усилия с лихвой окупятся в ближайшем будущем, экономя ваши деньги и нервы. Вам не нужно ни к кому обращаться за вашими документами при проверках контролирующими органами. Вы регулярно экономите приличные деньги на доп. услугах оператора ЭДО.
А теперь назревает вопрос, а какой же системой воспользоваться и какие потребности нам необходимо закрыть?
Лично мы выбрали решение на основании локального архива.
Ответы на вопрос: «Почему мы так решили?»:
У нас был негативный опыт при переходе на другого оператора ЭДО.
Стоимость хранения документов на стороннем сервисе сопоставима или больше, чем организация хранилища у себя в компании в долгосрочной перспективе.
Все документы хранятся локально, и мы сами несем ответственность за их сохранность и доступность.
Какие требования мы выдвигали к системе локального архива ЭДО?
Система должна быть недорогой.
Не должна выделяться отдельная штатная единица для работы с данной программой и ведения учета архивных электронных бухгалтерских документов.
- Система должна иметь максимально простой и удобный интерфейс.
- Система должна самостоятельно загружать в себя все документы из системы оператора ЭДО, по которым документооборот завершен.
- Обучение работе с новой системой не должно занимать более 5 минут времени у пользователя (желательно, чтобы пользователь мог сам спокойно разобраться как в ней работать).
- Мы сами должны определять, как хранить наши документы (файлы или как часть базы данных).
- Мы должны максимально просто и быстро выгружать требуемые документы из системы на отдельный носитель в случаи проверок контролирующих органов.
Прошерстив рынок мы не нашли подходящего нам решения исходя из наших требований, поэтому мы такое решение быстро сделали сами. Нашу систему мы назвали «Архив ЭДО». Эту системы мы планируем поддерживать и расширять, т.к. видим в ней потенциал для небольшого бизнеса, которому нужны не дорогие, надежные и удобные решения. Если кто-то считает, что мы зря сделали что-то свое, вместо того, чтобы воспользоваться решениями других компаний, то добро пожаловать в комментарии. Буду рад услышать ваше мнение.