Офисы с открытой планировкой: убрать нельзя оставить. Результаты научных исследований

Сейчас все больше компаний переходят на открытую планировку офиса, увеличивая количество сотрудников на каждый квадратный метр. Это делают как для экономии на аренде, так и для обеспечения взаимодействия сотрудников.

Мы в Deynekina HR&BA изучили существующие научные исследования о влиянии open space на производительность и командное взаимодействие сотрудников. Посмотрим, что говорят ученые на этот счет и как мы можем использовать их выводы.

Ученые Ethan S. Bernstein and Stephen Turban взяли для своего эксперимента 52 сотрудника одной компании из отделов: технологического, продаж и ценообразования, HR, финансового, развития продукта, также в группу включили уровень топ-менеджмента. Сотрудники до эксперимента работали в кабинетах.

На них надели датчики, отслеживающие, с кем и как часто они общаются, сколько электронных писем отправляют и получают каждый день. Информацию собирали в течение трех недель. Далее пересадили сотрудников этих отделов на такую же площадь, но в условиях open space. Через три месяца ученые снова надели на них датчики и замерили все те же показатели общения и электронных писем. И снова исследование длилось три недели.

Результаты показали, что эти 52 участника сократили живое общение на 72% после переезда на новое рабочее место. До эксперимента на одного сотрудника приходилось около 6 часов общения ежедневно, после эксперимента каждый сотрудник общался около двух часов ежедневно. Несмотря на то, что каждый сотрудник мог видеть своих коллег на рабочем месте, акцент с живого общения сместился на общение по электронной почте. Участники суммарно отправили на 56% больше электронных писем, чем до эксперимента. Переписываться в мессенджерах стали на 67% больше.

Руководители этой компании после эксперимента подтвердили, что производительность сотрудников снизилась. Как именно – в исследовании не написано.

Также открытое офисное пространство провоцирует постоянное отвлечение сотрудников от работы.

При этом профессор Университета Каролины Gloria Mark выяснила, что каждый сотрудник отвлекается на различные факторы, сообщение, звонок или личное общение, каждые три минуты и пять секунд. А если выполняет рабочие задачи на компьютере или телефоне, то отвлекается каждые две минуты и 11 секунд, что если отвлечь человека, выполняющего вдумчивую и сосредоточенную работу, ему требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы снова погрузиться в умственную деятельность. Добавьте к этому еще наше стремление к многозадачности, вот и получится, что мы постоянно прерываемся и снова загружаемся в процесс в течение 23 минут.

Michel Brill и компания BOSTI Associates провели исследование «Опровержение распространенных мифов о дизайне рабочего места». В течение 6 лет они изучали мнение 13 тысяч респондентов из 40 компаний.

Так, они изучили и оцифровали влияние офисной среды на следующие факторы:

· Удовлетворенность работой – 24% влияния

· Индивидуальный результат работы – 5% влияния

· Командный результат работы – 11% влияния.

В ходе исследования была изучена проблема влияния отвлекающих факторов на способность людей выполнять работу сосредоточенно в зависимости от типа офиса. С увеличением числа сотрудников в офисе растет процент респондентов, отмечающих негативное влияние разговоров коллег на их сосредоточенность и фокусировку внимания.

Результаты показали, что чем более открыто рабочее пространство, тем больше людей отвлекают разговоры других, причем 65% всех респондентов, находящихся в открытом пространстве, «часто отвлекаются».

Психолог Nick Perham изучал влияние офисного шума на когнитивные способности человека и обнаружил, что офисный шум ухудшает способность работников запоминать информацию и выполнять элементарные арифметические действия. Прослушивание музыки как попытка абстрагироваться от шума, не помогает: даже усугубляет проблему.

Мы в Deynekina HR&BA недавно проводили исследование по удовлетворенности и вовлеченности персонала и добавили среди факторов удовлетворенности в опроснике оценку рабочего места. Гипотеза была проверить различия между уровнем удовлетворенности и организацией рабочего места: кабинет или открытая планировка. Как и следовало ожидать, уровень удовлетворенности сотрудников рабочим местом в кабинете значительно выше, чем в открытом офисном пространстве. Различия были статистически значимы. Но это был не совсем чистый эксперимент, контрольной группы у нас не было.

Но есть и положительное влияние совместного пространства на решение командных задач. Так, например, так же Gloria Mark провела исследование по сотрудничеству инженеров NASA. Они поместили группу из 17 инженеров в одну комнату для проектирования космического корабля, и они смогли сократить время работы с шести месяцев до девяти часов. Одна из причин заключается в том, что они могли сразу же отслеживать ошибки, и им не нужно было переделывать дизайн.

Учитывая все исследования, компаниям необходимо создавать более уединенные условия работы для сотрудников, занимающихся умственной деятельностью: юристов, финансистов, бухгалтеров, специалистов по компенсациям и льготам, аналитиков, разработчиков и тд. Не нужно их объединять с сотрудниками отдела продаж, клиентского сервиса, маркетинга, подбора персонала и другими «шумными» отделами. А такое мы часто видели в офисах крупных компаний.

Если какие-то отделы или проектные команды должны работать сообща над командными задачами, для них необходимо сделать общие рабочие зоны, где они могут собираться и работать. Но нужно предоставить сотрудникам "тихие комнаты" для работы.

Можно выработать правила нахождения в "тихих комнатах". Например, находясь в них, сотрудникам нельзя разговаривать по телефону. Как в бибилиотеке. Или если сотрудник находится в такой комнате, то нельзя заходить и задавать ему вопросы. Нужно подождать, пока он оттуда выйдет. Для этого, конечно, требуется некая осознанность и ответственность, чтобы сотрудники просто не прятались от коллег и рабочих задач в "тихих комнатах".

Конечно, офисы с открытой планировкой скорее всего никуда не денутся, но компаниям нужно помнить данные исследования о негативном влиянии на работоспособность сотрудников и учитывать это в проектировании офисного пространства.