Что такое кадровый электронный документооборот и почему он кардинально влияет на развитие бизнеса?

Привет! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по цифровой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса.

Я занимаюсь реализацией разных по масштабу и отраслевой специфике проектов, нацеленных на стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов путем внедрения программ 1С, на повышение прибыльности и управляемости бизнеса.

В этой статье я как бизнес-архитектор расскажу о том, какую роль кадровый электронный документооборот играет в развитии компании.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это технология кадрового делопроизводства, которая предполагает создание, оформление, согласование и подписание практически всех кадровых документов полностью в электронном виде без дублирования информации на бумаге.

Кадровые документы — это документы кадрового характера (т.е. связанные с персоналом организации), исходящие:

- как от кадровой службы: всевозможные приказы на отпуск, командировку, кадровый перевод, премирование, различные положения, правила и инструкции;

- так и сотрудников: заявления на отпуск, предоставление справок, командировку и т.д.

По законодательству РФ в рамках КЭДО все эти документы создаются, обрабатываются и хранятся в электронном виде, распечатывать их на бумаге не нужно (за исключением небольшого списка документов, установленного законом). Важно отметить, что КЭДО предусматривает электронный архив документов, в котором они могут храниться в течение требуемого законом времени (от 1 года до 75 лет).

Подписываются документы всеми участниками документооборота (кадровик, директор, сотрудник) электронными подписями.

Почему в настоящее время КЭДО может кардинально повлиять на развитие и масштабирование бизнеса? Подробнее о ряде очень важных преимуществах КЭДО читайте ниже.

Если вы хотите понять, как развитию и росту вашей компании поспособствует КЭДО, присоединяйтесь к моему телеграм-каналу Артемий Про Бизнес и записывайтесь на мою бесплатную экспресс-диагностику “Какую пользу принесет КЭДО вам и вашему бизнесу?” (для записи нужно написать мне в личные сообщения в телеграм-канале). В формате видеоконференции мы с вами в течение 30-45 мин обсудим преимущества перехода на КЭДО именно для вашей компании!

У КЭДО есть ряд очень важных преимуществ:

1. Экономия времени

Для специалистов по кадрам:

Без КЭДО: кадровики вынуждены постоянно распечатывать документы, напоминать сотрудникам о необходимости подписания этих документов, иногда буквально бегать за сотрудниками, искать документы в больших стопках бумаг и еще куча других неудобств.

С КЭДО: кадровики с легкостью могут за несколько минут создать и отправить по маршруту (директор и сотрудник) любые приказы, в режиме онлайн контролировать их подписание и архивировать после подписания, в разы ускоряется трудоустройство новых сотрудников.

Для сотрудников:

Без КЭДО: сотрудникам приходится постоянно ходить ногами в отдел кадров или на почту (для удаленщиков), чтобы отдать и подписать документы, это занимает кучу времени и энергии, отвлекает от выполнения рабочих обязанностей.

С КЭДО: сотрудники, находясь в любой точке мира, могут отправить и подписать документы за несколько минут с любого цифрового устройства (телефон, планшет, ноутбук, компьютер).

Для руководителей:

Без КЭДО: руководители тратят огромное время на личное согласование и подписание горы кадровых бумаг.

С КЭДО: руководители могут согласовать и подписать заявления и приказы со своего цифрового устройства в любом месте за несколько кликов в формате массового подписания.

2. Сокращение непроизводственных расходов

Без КЭДО: постоянные расходы на бумагу, краску для принтера, почтовые отправления, курьера, архива. Эти расходы фактически уменьшают прибыль компании, в некоторых случаях - на очень значительную сумму. Достаточно будет посчитать, во сколько, к примеру, в год обходится компании отправка документов удаленщикам.

С КЭДО: полное сокращение вышеперечисленных расходов, повышение прибыли компании, освобождение времени кадровиков для решения других важных задач.

3. Повышение престижности HR-бренда

Переход КЭДО как современный инструмент взаимодействия работника и работодателя позволит повысить привлекательность HR-бренда компании. КЭДО демонстрирует то, что компания идет в ногу со временем, активно внедряет улучшающие изменения и уверенно двигается вперед.

4. Обеспечение безопасности

КЭДО поможет усилить контроль за доступом к кадровым документам и сведет к минимуму вероятность потери или порчи документов: если документ бумажный, то его можно потерять или повредить, с электронным документом этого сделать точно не удастся. В результате компания будет защищена от штрафов государственных органов.

5. Стандартизация работы

Это преимущество особенно значимо для владельцев бизнеса!

Внедрение КЭДО — это не автоматизации кадровых процессов ради автоматизации. Внедрение КЭДО — это стандартизация и регламентация кадровых процессов на базе автоматизации.

Такой подход к переходу на КЭДО означает то, что кадровые бизнес-процессы будут максимально эффективно и минимально затратными для бизнеса.