Как покончить с хаосом в рабочих приложениях: опыт продакт-менеджера, который СМОГ

Когда-то вместо того, чтобы заниматься важными делами, я тратил время на операционку: вечно объяснял сотрудникам задачи и пинговал коллег в чате. В итоге чувствовал бессмысленность своей работы. Но я всё же вырвался из замкнутого круга. Рассказываю, что изменилось в процессах, и делюсь парочкой приёмов, которые легко внедрить в любой компании.

Привет! Меня зовут Андрей, и я продакт-менеджер в VK Teams — это корпоративное приложение для совместной работы команд. Я проработал в четырех IT-стартапах в течение шести лет и видел, как в компаниях устроена операционка, которую они считают нормальной и продуктивной. Вот что с ней было не так.

Я успел заметить четыре проблемы. Возможно, их больше, но именно эти моменты сильнее всего сказывались на продуктивности команды.

Рабочее и личное в одном месте, поэтому нужную информацию было трудно найти. В одной из компаний мы общались в основном в публичных мессенджерах. Это неудобно: смешивались личные чаты с друзьями и родственниками, каналы с мемами и рабочие папки. А теперь появились еще и сторис, в которых можно зависнуть. Всё это отвлекало от работы, а нужная информация терялась. Например, если сотрудник писал мне впервые, я мог пропустить его сообщение. Оно уходило вниз и растворялось среди каналов с новостями и мемами.

В другой компании все общались через Slack. Это было приемлемо, потому что пространство предназначалось только для работы. Но был и неприятный момент. Например, все сообщения старше 90 дней в этом сервисе удалялись. Вернуть их и вспомнить, о чем там вообще говорилось, было нельзя.

Коммуникации через несколько мессенджеров. Если нужно было пообщаться со специалистом из другого отдела, я искал его контакт через коллег. В итоге часто оказывалось, что у сотрудника, например, нет Telegram — и нужно писать в WhatsApp. А затем мониторить сразу несколько мессенджеров — это размывало фокус на задачах, а еще я мог легко потерять важное сообщение.

Подготовка созвона занимала больше времени, чем сам созвон. Чтобы запланировать групповой видеозвонок для людей из разных отделов, приходилось спрашивать каждого коллегу, во сколько и на какой платформе ему будет удобно, а затем искать время, которое устроит всех.

Когда наконец-то удавалось утвердить слот, начинался марафон по чатам, чтобы сообщить коллегам, в какое время будет звонок. Пока всем пишешь и ждешь ответы, можно и без обеда остаться!

Неавтоматизированные рутинные процессы. Например, приходилось вручную уведомлять коллег о статусах задач или тех же daily.

Хуже всего, что у меня, как у руководителя отдела, все эти мелочи отнимали много времени. Я держал в голове кучу ненужного, контролировал каждый шаг команды и чувствовал, что занимаюсь мартышкиным трудом, который не помогает команде расти.

Конечно, я старался изменить ситуацию. Например, просил сотрудников сразу добавлять ссылку на созвон и закреплять это сообщение в чате. Но не все соблюдали новые правила, и я снова играл роль Цербера, который всех контролирует.

Сегодня я работаю в VK в команде корпоративного приложения VK Teams. Сотрудники компании тестируют и докручивают сервис так, чтобы им самим было удобно. Здесь я по-настоящему ощутил, как можно нормально работать, не отвлекаясь на организационные мелочи. Вот какие фишки в процессе моей работы нравятся мне особенно.

Наш основной трекер — Jira. Там я могу смотреть свои таски и задачи коллег, а еще следить, как продвигается разработка. Мне видно, над чем сейчас работает команда, и это помогает планировать нагрузку.

Личные таски я отслеживаю через VK Teams. Там тоже есть функционал задач, но работает он, скорее, как to-do-лист, который помогает ничего не забыть. Мои задачи вижу только я и те, кто поручил мне что-то сделать.

Расскажу на примере, как обычно работаю с задачами. Например, я общаюсь с коллегой в чате, и он просит что-то сделать. Чтобы добавить задачу, я выделяю нужную фразу в сообщении, щелкаю правой кнопкой мыши и нажимаю «Создать задачу». Если нужно, назначаю дедлайн и указываю себя исполнителем. Уведомление тут же уходит в чат, и коллега видит, что я уже работаю над его просьбой. Еще в задачу всегда можно добавить любого сотрудника, и он будет наблюдать за процессом.

Чтобы в задачах было легче ориентироваться, мы используем теги. Например, если я работаю над пятью проектами, то создам пять тегов и назову их по направлениям. Так у меня есть быстрый доступ к задачам: я могу их отфильтровать и увидеть, например, только карточки по конкретным проектам.

Когда появляется новая задача, под нее сразу создают чат внутри VK Teams. В его названии обязательно должен быть номер таска в Jira — это помогает сотрудникам не путаться в большом количестве диалогов.

В каждом чате делаем закреп, куда собираем всю важную информацию по фиче. Так любой сотрудник, которого только что добавили в чат, может войти в курс дела. Например, если мы создаем закреп для задачи по разработке новой функциональности, в нем будут ссылки на таск в Jira, макеты, продуктовую и техническую документацию.

Чтобы не тонуть в чатах и легко находить нужные, мы используем папки. У каждого сотрудника эта система устроена по-своему.

Например, у меня есть папка, которая называется «Задачи», — я отправляю туда всё, над чем работаю. Еще я создал папки «Дизайнеры» и «Команды разработки» — там находятся диалоги с коллегами из смежных отделов.

Знаю, что многие коллеги создают папку «Мемы» и добавляют туда развлекательные чаты. Это помогает не отвлекаться во время работы, а отвечать, когда есть время.

У моей команды бывает по 5–7 созвонов в день, и не запутаться в них помогает единый календарь. Как только у сотрудника намечается звонок или задача, которая запланирована на конкретное время, он бронирует свое время в календаре. Это видят все коллеги — так проще найти «свободные окна» и запланировать встречу.

Если я знаю, что какой-то день у меня полностью занят, ставлю в календаре созвон от начала и до конца рабочего дня. Так коллеги понимают, что меня в это время нельзя дергать, и не ставят видеозвонки.

В VK Teams можно добавлять ботов. У нас их несколько. Одни из самых популярных — два бота, которые напоминают о встречах. Первый просто отправляет сотруднику уведомления через мессенджер. Второго можно добавить в чат, и он будет напоминать всем участникам о регулярных активностях вроде дэйли.

Еще мы настроили интеграцию с Jira и создали бота, который присылает уведомления по задачам. Если в тасках происходят изменения, сотрудник получает оповещение и может следить за всеми проектами, даже не заходя в трекер. Похожий бот есть для задач внутри VK Teams. Например, он напоминает, когда близится дедлайн.

Конечно, каждый руководитель в компании строит процессы так, как удобно его команде. Я рассказал, как сделано у меня. Возможно, вы сможете применить мои советы в своем бизнесе.

В конце скажу, что все эти инструменты помогли навести порядок в рабочих процессах и освободить несколько часов в неделю. И если в IT-стартапах я чувствовал себя плохим руководителем, то теперь понимаю, что не я плохой — у меня просто не было велосипеда!

Больше о том, что такое VK Teams и как он помогает командам в рабочих процессах, можно узнать на нашем сайте.

Расскажите, что бесит в процессах вас? Если есть лайфхаки, которые делают из рабочего хаоса понятную систему, делитесь в комментариях.