Простая инвентаризация через QR-код: как вести учёт 36000 ТМЦ без бумажных журналов и Excel-таблиц
Для проведения инвентаризации современными инструментами обычно выбирают 1С, штрихкоды, ТСД. Но мы с командой предлагаем иной путь — QR-код и смартфон. В кейсе поэтапно расскажу, как внедрили простую систему, которая сэкономит время, избавит от бумажной работы и беспорядка в процессах.
Андрей, спасибо, в целом хорошее решение. Но возникают "?" на основании практического опыта и того, как я поняла вашу идею.
1. Сначала о терминах
Понятие ТМЦ объединяет сырье и материалы, товары, приобретенные для перепродажи, готовую продукцию, незавершенное производство.
Я правильно поняла, что принцип инвентаризации касается только основных средств?. В мобильном приложении указано "Имущество". Действительно, ваша технология логична для этой категории.
2. Что главнее? Курица или яйцо?
Инвентаризация проводится в определённые даты.
В период между инвентаризациями имущество может перемещаться, продаваться, списываться с оформлением документов в учётной системе.
Документ в системе учёта первичен.
До проведения новой инвентаризации логично привести остатки в мобильном приложении в соответствие с остатками в учётной системе (тогда не надо задним числом прикреплять PDF документы, искать вчерашний день).
Главная цель - сверка фактического количества с остатками в учётной системе на день инвентаризации. Не правда ли?
3. Злоупотребления
Классика жанра - проводить инвентаризацию, не имея на руках или в мобильном приложении списка имущества на остатках. Если ответственное лицо видит "нужное" количество в списке, возникает большое искушение его "найти".
Обычно, вердикт по недостачам и излишкам выносит бухгалтер после занесения данных инвентаризации в систему учёта (печать сравнительной ведомости).
Бывало, что этикетки с кодами размножали на принтере и продолжали "учитывать" без наличия имущества на складе. Но это крайность, касалось сговора нескольких лиц.
4. Ложка сомнения.
Сегодня самая распространённая система проведения инвентаризации - через ТСД, терминал сбора данных. ТСД применяется в учёте любых ТМЦ в компании, не только имущества.
Самое главное - есть интеграция с системой учёта в 1С.
Автоматическая загрузка остатков из 1 C в день инвентаризации, сканирование штрих-кода (вместо QR кода) с объектов учёта , автоматическая выгрузка результатов в 1С. Результат инвентаризации в 1С - считанные минуты. Ответственные лица в системе учитываются.
Склады хранения: в 1 С можно создать виртуальные склады "1 этаж столовая" или "2 этаж производство", хранить имущество по виртуальным складам и делать инвентаризации по каждому из них.
Другое дело, что часто имущество становится бесхозным, наклеить отдельную этикетку со штрих-кодом (инвентаризационным номером) некому.
Ввели приходную накладную со станком, поставили основное средство на учёт и начисляем амортизацию. Бухгалтеру этого достаточно.
Только управленец, хозяйственник может инициировать отдельный процесс учёта имущества на регулярной основе. Технология учёта зависит от специфики не только предприятия, но и личности руководителя.
QR код имеет право на реализацию. Но, как мне кажется, ему еще надо приобрести достоинства своих конкурентов.
Наталия, спасибо за развёрнутый комментарий! Очень ценю, когда читатели детально анализируют материал.
Хотел бы сразу отметить, что наше решение в первую очередь заточено под нужды административно-хозяйственных отделов (АХО). Зачастую для таких подразделений использование 1С, ТСД и штрихкодов может быть избыточным, а вот простота и доступность инвентаризации по QR-коду — как раз то, что нужно.
—-
“Я правильно поняла, что принцип инвентаризации касается только основных средств?”
—-
Вы правы, в этом кейсе речь идёт об инвентаризации именно основных средств, которые мы в системе называем "Имущество". К такой категории относим ТМЦ, за которые несут ответственность специалисты АХО.
—-
“Документ в системе учёта первичен”
—-
Полностью согласен! В системе есть возможность настроить интеграцию с учётными системами заказчика (например, с 1С) индивидуально в рамках проекта, если такая потребность есть.
А ещё, все процессы смены статуса ТМЦ (перемещения, списания, продажи, утилизации) в нашей системе проходят через заявку, в которой при необходимости можно сделать обязательным прикрепление соответствующих документов и актов.
—-
“Злоупотребления”
—-
Мы понимаем опасения клиентов, поэтому в системе предусмотрены механизмы контроля и разграничения доступа, чтобы минимизировать риски.
—-
“Сегодня самая распространённая система проведения инвентаризации - через ТСД, терминал сбора данных. ТСД применяется в учёте любых ТМЦ в компании, не только имущества”
—-
ТСД и штрихкоды — это точно проверенные временем инструменты, которые уже себя отлично показали. Однако и у QR-кодов есть преимущества: больший объём памяти (в сравнении со штрихкодами), устойчивость к повреждениям (можно отсканировать даже при частичном стирании), лёгкость считывания и быстрота (считали — и сразу в моменте получили доступ к карточке ТМЦ, отредактировали её, не возвращаясь к компьютеру).
В целом, считаю, что QR-коды могут быть достойной альтернативой ТСД в определённых случаях. Спасибо за ваши идеи, мы примем их к сведению при дальнейших доработках нашего модуля!