Виртуальный офис агентства в Discord: раньше играли, теперь ведем проекты
Начался карантин и компании по всей России вынуждены переводить людей на удалённую работу. Если у команды не было такого опыта, то, скорее всего, её продуктивность упадёт: люди дома чаще отвлекаются на сиюминутные дела, быт, уборку и готовку. Рабочего времени остаётся меньше, задачи делаются дольше.
Как предотвратить эту проблему и помочь команде создать рабочую атмосферу у себя дома? Мы нашли простой ответ — виртуальная копия офиса.
Мы решили сделать виртуальную копию офиса в Discord.
В статье мы расскажем о том, как это работает у нас, чтобы вы смогли так же настроить удалённую работу. Эффекта живого общения в офисе наверняка можно достичь по-другому, к тому же для некоторых компаний он не так критичен, как для нас. Но если ваш бизнес сосредоточен вокруг креативных проектов для клиентов — видео, графики, дизайна или текстов — этот метод отлично подойдёт.
1. Выбрали инструмент и с чатами, и с аудио
В нашем агентстве работа и до карантина была выстроена вокруг цифровых инструментов. Фундамент — это система управления Planfix: туда заводятся все сделки, документы, фиксируются контакты с клиентами и отмечаются внутренние задачи. Работа в Planfix дополняется чатами в Телеграм и программами для видеозвонков — Zoom или Skype. Ещё мы пользуемся комплектом Яндекс.Коннект, куда кроме Диска и Почты входят, например, Чаты. Это проверенная и привычная связка, которая помогает нам сдавать проекты в срок.
Когда стало ясно, что команду из 17+ человек пора отпустить на удалёнку ради безопасности, мы поняли, что в нашей системе управления проектами было ещё одно ключевое звено — офис. Мы уверены, что совместная работа креативной команды проходит гораздо эффективнее, когда все работают в одном помещении: лучше циркулирует информация, проще договориться или попросить совет, больше неформального общения и ощущения команды, дружеского плеча. На карантине нужно восполнить отсутствие такой атмосферы.
Мы знаем, как удобно чатиться в каналах в Slack и какое хорошее качество у видеосвязи в Zoom или Google Hangouts, но всего этого недостаточно, чтобы создать рабочую атмосферу офиса. Проблема в том, что в этих инструментах легко дистанцироваться от собеседника и команды в целом, проигнорировать вопрос: не ответить в чат или отключить звук во время звонка. Когда вы сидите в офисе рядом друг с другом, так легко выпасть из общего потока работы и общения не получится.
Чтобы воссоздать офис, мы выбрали мессенджер Discord. Там есть и голосовые каналы, и похожая на Slack система каналов-чатов, причём это программа абсолютно бесплатна.
Discord часто используют команды в онлайн-играх. Это неудивительно: им тоже важно координировать действия голосом в реальном времени, одновременно имея под рукой чат.
Discord внедрился в работу быстро и безболезненно. Некоторые уже были знакомы с ним, потому что использовали во время онлайн-игр, некоторые легко освоились, потому что у них был опыт в Slack. Для всех остальных мы провели короткий ликбез ещё до того, как окончательно перешли на удалёнку. Словом, Discord нативно внедряется в любой молодой коллектив за несколько дней.
2. Продублировали потоки работы и офисные пространства
Наш офис разделён на четыре пространства: есть опенспейс для сотрудников, две переговорки, кабинет менеджеров и кабинет партнёров. Трое партнёров сидят отдельно от сотрудников, но всегда можно обратиться друг к другу: подойти, спросить, по сути, выдернуть в любой момент. Переговорки тоже можно занять, когда удобно: если никого нет — переговорка ваша.
Над проектами мы работаем в небольших командах: в каждом проекте есть как минимум один менеджер и несколько специалистов. Бывает, что менеджер ведёт сразу 2-3 проекта. Сотрудники — сценаристы, иллюстраторы, дизайнеры, моушен-дизайнеры, съёмочные группы — тоже могут быть нужны в нескольких проектах сразу.
Все четыре пространства офиса, а еще потоки работы по каждому проекту виртуально воссозданы через Discord с помощью системы голосовых и текстовых каналов.
- Голосовой канал в Discord — это бесконечный скайп-колл, только без видео. Можно подключиться когда угодно, общаться со всеми, кто тоже подключён, и выйти, если вопрос исчерпан.
- Текстовый канал в Discord — это чат. Там можно общаться текстом, обмениваться файлами, отмечать участников канала, если нужно обратиться именно к ним.
У нас шесть голосовых каналов, не связанных с конкретными проектами:
- Основной — канал, в который все сотрудники подключаются в начале рабочего дня и остаются в нём до вечера, если не уходят в каналы по проектам, или в переговорки. В этом канале мы каждый день проводим летучки, озвучиваем общие объявления, обсуждаем проекты. Это наш виртуальный аналог опенспейса.
- Устный бар — это канал для неформального общения. Сюда может подключиться кто угодно и общаться на темы, не связанные с работой.
- Партнёры — это канал, в котором всегда сидят партнёры, виртуальная копия кабинета. Сотрудник может зайти туда и что-то спросить.
- Менеджеры — это канал менеджеров проектов, они сидят там весь рабочий день.
- Переговорка 1, Переговорка 2 — это виртуальные копии переговорок. Команды проектов или просто группы людей могут собраться там, чтобы не мешать общаться в Основном канале или в Устном баре.
Ещё мы завели четыре текстовых канала, не связанных с проектами. Они дублируют голосовые: Основной, Текстовый бар, Партнеры и Менеджеры.
Голосовые каналы приоритетнее, чем текстовые: если что-то надо спросить, ты сначала спрашиваешь голосом. Но в чатах удобно делиться файлами, записывать резюме звонков и переговоров, оставлять несрочные запросы.
Помимо основных, мы создали по одному текстовому каналу для каждого нашего проекта. В него вступают только те люди, которые занимаются этим клиентом. У некоторых проектов возникают и голосовые каналы: если команда большая, это становится необходимо.
Получается, что сотрудник в течение всего рабочего дня сидит как минимум в одном голосовом канале: в «Основном», в канале своего проекта или в переговорке. То есть, люди непрерывно поддерживают связь друг с другом, как будто за соседними столами в офисе. Во всех каналах большую часть времени тишина, но если кто-то все-же мешает всегда можно уйти в более тихий канал.
В итоге наш Discord выглядит примерно так:
3. Дали менеджерам и партнёрам особые роли
Как и в жизни, в виртуальном офисе важно дать менеджерам полномочия для работы. Они должны иметь возможность подойти к своим командам или к конкретным сотрудникам и узнать, как дела. Ещё они должны иметь прямой канал связи с партнёрами. Только так получится, например, быстро отработать правки и комментарии от клиента.
В Discord есть настраиваемые роли — в нашем случае, мы использовали роль «@администратор» для партнеров, создали роль «@менеджер», и добавили остальных как участников (роль «@everyone»).
Администраторы и менеджеры могут в любой момент перетащить участника в какой-то голосовой чат.
Для нашей команды такого уровня контроля вполне достаточно: троим партнёрам и ещё троим менеджерам мы дали права перетаскивать и заглушать участников и управлять сообщениями. То есть, партнёр может, например, добавить дизайнера в голосовой канал «Партнёры» и они сразу окажутся в групповом звонке. Не нужно договариваться, выбирать время и ждать, пока все подключатся: всё как в настоящем офисе.
4. Написали правила для общения
В Multiways и до карантина было больше 200 записей в базе знаний: коротких регламентов, ответов на частые вопросы, инструкций к приложениям. Мы системно подходили к проектному управлению, поэтому какие-то правила работы были в компании практически с самого начала.
Чтобы адаптироваться к работе из дома, мы добавили в нашу систему регламентов несколько правил для общения в Discord. Задача была простая: обеспечить эффективную работу на удалёнке и предотвратить балаган, не перегрузив людей контролем и бюрократией.
Ключевые правила общения в нашем виртуальном офисе Discord:
- В рабочее время сотрудник всегда подключён к одному из голосовых каналов с выключенным микрофоном, но с включёнными наушникам. Рабочее время такое же, как до карантина: если раньше вы начинали в 10 и заканчивали в 19, то и сейчас с 10 до 19 должны быть в Discord.
- Если сотрудник отошёл или отвлёкся на обед, он отражает это в статусе, никуда писать не надо. Если к сотруднику обращаются голосом в канале, к которому он подключен, а он не отвечает без видимых причин, считаем, что он отсутствует на рабочем месте.
- Если сотруднику нужно подключиться позже или отключиться раньше, он предупреждает менеджера и свою команду.
- Если сотрудник больше часа не реагирует на обращение в текстовом канале в Discord без видимых причин, считаем, что он ушёл с работы, не предупредив.
- В «Основном» могут говорить все и в любое время, но там мы обсуждаем только общую работу. Для неформального общения есть «Устный бар», а если нужно обсудить точечную задачу — сотрудники общаются в любой из двух свободных «Переговорок» или в каналах проектов.
- Менеджеры и партнёры не пишут «пожалуйста, зайдите в такой-то канал». В рабочее время они могут перетащить любого сотрудника в канал и начать общение.
- По рабочим дням мы собираемся в 12:00 в «Основном» и проводим летучку. Если сотрудника нет на летучке без видимых причин, считаем, что он он ушёл с работы, не предупредив.
Правила помогают нам сохранять контроль над командой и точно знать, когда сотрудник присутствует на рабочем месте, а когда — отошёл. В нашем виртуальном офисе сотрудник никогда не пропадёт на полдня, не предупредив, и не перестанет вдруг отвечать на сообщения.
Мы работаем в Discord уже три недели. По ощущениям, просадка в продуктивности всё равно есть, но небольшая: 10-15% процентов. Но, с другой стороны, коммуникация не прерывается ни на минуту: в рабочее время люди общаются во всех каналах, отвечают на текстовые сообщения, вовремя выполняют задачи.
Кажется, что, когда карантин снимут и мы вернёмся к мирной жизни, то о Discord останутся приятные воспоминания. Уж очень он похож на офис.
Подытожим: как создать виртуальную копию офиса
- Выберите инструмент, в котором есть и чаты, и возможность общаться голосом в реальном времени. Всё это есть в Discord, а ещё он бесплатный и нативно зайдёт в любой молодой коллектив, потому что популярен среди геймеров.
- Создайте в Discord голосовые каналы, которые дублируют все пространства в вашем офисе. У нас был опенспейс, две переговорки и кабинет партнёров: для каждого пространства есть свой голосовой канал в Discord.
- Создайте голосовой канал для руководства. Там общаются менеджеры и партнёры.
- Создайте для голосовых каналов дублирующие текстовые каналы. Там будет обмен файлами и несрочные вопросы.
- Создайте текстовый канал для каждого проекта, клиента или отдела. Мы работаем проектами, так что создали по одному текстовому каналу на проект.
- Дайте менеджерам права администраторов: так они смогут обратиться к любому сотруднику, переместив его к себе в канал.
- Напишите правила для общения в Discord. Правила должны помочь избежать балагана, и быстро понять, если сотрудника нет на месте. Главное правило у нас: в рабочее время сотрудники всегда подключены к общему голосовому каналу.
Спасибо, что дочитали до конца. 😉
У нас есть еще много внутренних правил, инструкций и полезной информации, которой мы будем рады поделиться с вами.
Напишите в комментариях, какие вопросы организации работы в малом бизнесе вас беспокоят, и если ответ на вопрос найдется в нашей базе знаний или в нашем опыте, мы им поделимся.
На сегодня уже третья статья о дискорде, у нас вторая :D
Мы вот школу собрали в дисе, сумели комфортно упаковать 250 учеников и 20+ учителей, все предметы и структуру ДЗ, задач и ресурсов.
У вас тоже классно расписано, мне нравится.
Да, нам ваша тоже понравилась :) Видели ее и статью Владимира Золотарева, судя по всему Discord активно врывается в рабочие процессы на фоне карантина.
Вы такой типа новый умный бизнес, а совок всё равно прёт) В идее "босс взял и докопался в любой момент" нет ничего хорошего, также как и сидеть всем дышать в одном канале, чтобы начальник видел что типа все трудятся) Хохма, короче, но пишите красиво.
Добавьте в ваш цифровой опенспейс шум МФУ, телефоных звонков и стучания по клавишам. Органзицая работы по каналам + чаты = хорошо, сидеть всем в одном канале с 9 до 18 = безумие.
Было бы безумием, если бы все было так как вы описали, но есть один нюанс:
Во всех каналах большую часть времени тишина, но если кто-то все-же мешает всегда можно уйти в более тихий канал.😀
И как, работает в итоге?
Да, конечно, все супер.
Если бы не работало, писали бы о чем-то другом)