Тайм-менеджмент чёрт его подери

Да-да, это именно она... очередная статья про управление временем и свою эффективность. Но я постаралась не просто раскрыть инструменты, а показать, как этот навык эволюционно развивается в тебе.
Мы обсудим инструменты для разных этапов развития этого навыка (только начал, уже что-то делал, давно в этой теме), а также обсудим, почему нельзя перескакивать с этапа на этап и почему иногда так сложно привить привычку планировать время.
Погнали...

Добро пожаловать в наши ряды :)
Первое, что нужно понимать: мозг очень боится изменений. Ему приходится тратить усилия на формирование новых нейронных связей, а ещё нет гарантий, что эти изменения не грозят выживанию. Поэтому действуем с малого.
Предлагаю тебе начать с простого: записывай задачи на день. Без каких-либо техник. Купи себе красивый блокнот или выбери программу с приятным для тебя интерфейсом. Просто каждое утро или вечер (как тебе нравится) формируй список задач.

И это всё?

Тебе может показаться это малым, но поверь, твоему мозгу нужно немного времени, чтобы свыкнуться с мыслью, что ты настроен решительно. Попробуй так месяцок и переходи к другим техникам.
Но даже на этом этапе есть несколько принципов, которые помогут быть более эффективным:

1) На первых порах не расписывай задачи по времени (если это не встреча или мероприятие). Оставь себе место для манёвра.
2) Задача — это действие. Формулировка всегда должна начинаться с глагола.
3) Чем меньше задача, тем легче её выполнить. Дроби задачи. Преврати задачу "уборка квартиры" в подзадачи: вытереть пыль, пропылесосить, помыть зеркало. Лучше три маленькие задачи, чем одна большая.
4) Отмечай выполненные задачи. Замечая свой прогресс, ты почувствуешь прилив сил (дофамина, если быть точнее) для дальнейшего планирования.

На следующем этапе могут возникнуть несколько ситуаций, которые снижают твою эффективность. Давай разберём некоторые из них.

Ситуация 1: берусь за множество задач одновременно, а по итогу ничего не выполняется.

Такая ситуация нередко возникает из-за недостаточно развитого навыка концентрации. Прыжки от задачи к задаче не приводят к их завершению. Это давит морально из-за постоянно накапливающегося перечня задач (а мы помним, что мозг сильно боится объёмов). Помимо этого, многозадачность очень изнурительна. Мозгу нужно потратить энергию на переключение от одного вида деятельности к другому. Поэтому давай развивать концентрацию.
Здесь хорошо подходят медитации. Но если ты не любишь подобное, используй популярный метод "Помидоро".

P. S. Если хочешь экономить ещё больше энергии, можешь группировать однотипные задачи. Например, сначала заниматься звонками, затем задачами, связанными с цифрами и статистикой, а завершать день творческими задачами. Переключение между разными, но однотипными задачами менее затратно.

Ситуация 2: задачи с прошлого дня ещё не закончились, а я набрал(-а) новые. В итоге ничего не успеваю

Это нормально, когда одна задача решается несколько дней. Здесь самое важное — отслеживать, сколько у тебя задач в данный момент, чтобы анализировать всю загрузку. Можно использовать диаграмму Ганта или часть механики от SCRUM. Распределяй задачи не по дням, а по статусу их выполнения: банк заданий, в процессе, выполненные. Тогда ты будешь видеть количество задач, которые у тебя в работе прямо сейчас.

Если механическое планирование тебе удалось, то пришло время реально управлять своей жизнью.
Планирование времени — это не только про качественную постановку задач и мотивацию себя к действию. Планирование — это про расстановку приоритетов и определение целей. Поэтому сейчас поговорим именно об этом.

Принцип №1. Работай во втором квадрате

Популярная методика — матрица Эйзенхауэра. Она предполагает классификацию задач по двум критериям: важности и срочности. Эту матрицу используют по-разному. Я же предлагаю тебе по ней проанализировать свои задачи и сформировать новое жизненное правило: работать во втором квадрате. Что это значит?

Посмотри свои задачи на день и проклассифицируй их по матрице. Сколько у тебя срочных и важных задач? Сколько важных и несрочных? Если у тебя 50 процентов задач в первом квадрате, т.е. важные и срочные (читай как «горим, сдать нужно было всё вчера»), то поздравляю тебя — совсем скоро ты выгоришь.
Старайся, чтобы 70 процентов задач на день относились к категории «важные, но несрочные». Это второй квадрат — квадрат спокойного и обдуманного выполнения задач заранее, а не в последний момент. Это сложно и требует большой силы воли. Понимаю. Но именно поэтому это продвинутые техники планирования.
Кстати, взять и проанализировать свои задачи на день — это тоже важная, но несрочная задача.

Принцип №2. Делай сначала то, что важно.

В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови приводит очень занимательный пример с картой.
Ты можешь быстро анализировать информацию, по SMART обозначить цель своего путешествия, очень реалистично визуализировать итоговую точку прибытия и мыслить при этом оптимистично. Но всё это тебе не поможет добраться до нужной точки, если у тебя в руках карта другого города.
Тебе не помогут никакие методы планирования, если ты делаешь то, что на самом деле для тебя не важно. Осталось только определить, что для тебя важно. А это не так просто, как кажется.
В этой же книге Кови предлагает такой метод:
1. Выпиши все роли, которые ты выполняешь в своей жизни (дочь/сын, ученик, друг/подруга, брат/сестра, лидер общественного объединения и т. д.).
2. Распиши, какие задачи тебе нужно выполнить, чтобы лучше выполнять свою роль.
3. Планируй. Распределяй эти задачи по своему графику.

Принцип №3. И кайф, и драйв.

Про этот принцип очень много рассказывает Катерина Ленгольд, и основан он на особенностях работы мозга. Не буду вдаваться в подробности (это тема отдельной статьи). В чём суть?
У нас есть «кайфовые» задачи, которые помогают нам расслабиться, насладиться жизнью, выдохнуть и наполниться энергией. «Драйвовые» же задачи — это задачи роста, развития и достижения результатов.
Кайф и драйв, как тормоз и газ в машине. Один замедляет, другой ускоряет. И, как в машине нельзя нажать на эти две педали сразу, так и в жизни нужно лавировать с этими задачами в своём графике.
Посмотри на свой план на день. Сколько там задач для драйва, а сколько для кайфа? Нет ли там перекоса? Может быть, стоит что-то добавить, а что-то убрать?
Такой метод "сэндвича" поможет тебе быть в гармонии и не перегружать себя, добиваясь результатов.

Надеюсь, ты нашёл для себя что-то полезное. Я знаю, у тебя всё получится.