Бардак в расписании, отчеты вручную, никакой аналитики — примерно так выглядит обучение в компании. А может быть иначе

На первый взгляд, в онлайн-обучении сотрудников — ничего сложного. Планируешь вебинары, все как один ходят и внимательно слушают. Но в реальности придется придумать удобное для всех расписание, проводить десятки вебинаров, делать кучу отчетов, следить за посещаемостью. Если отдел обучения что-то упустил, ничего не получится.

Бардак в расписании, отчеты вручную, никакой аналитики — примерно так выглядит обучение в компании. А может быть иначе

Привет, меня зовут Евгений Чекушкин, я Product Owner в компании livedigital — делаем видеосвязь для онлайн-обучения, в том числе для крупных компаний. Наша практика показывает, что у HR-отделов специфические запросы. Например, нужно посмотреть, что делал сотрудник во время вебинара и насколько хорошо слушал.

А еще желательно упростить отчетность, чтобы после урока не заполнять километровые таблицы вручную. Не каждое решение поддерживает такие фишки, а если компания использует разные сервисы, приходится делать «костыли».

В итоге корпоративные курсы превращаются в ад для отдела обучения и руководителей. В статье расскажу, как этого избежать, какие технологии упрощают работу и экономят нервы. Ну и покажу, что придумали мы.

Можете прочитать всю статью целиком или сразу перейти в нужный раздел →

Часто встречаю убеждение, что для внутреннего обучения нужно разрабатывать свое решение. Потому что любой сторонний сервис обойдется гораздо дороже, еще и потребности не закроет. Но есть нюанс: компании недооценивают, сколько ресурсов «сжирает» собственное решение. Например, полгода над платформой трудились два разработчика с зарплатой 100 000 рублей у каждого — и вот уже вы потратили 1 200 000 рублей только на создание ВКС. Сервис нужно внедрить и настроить, и это еще пару месяцев и 400 000 рублей. Итого 1 600 000 рублей только на запуск.

Это все разовые траты, самое интересное начинается после внедрения: ВКС нужно поддерживать. Это минимум один разработчик на фул-тайме и 1 200 000 рублей в год. И вот вы тратите больше одного миллиона в год на поддержку видеосервиса — непрофильную деятельность, которая прибыли не приносит.

Если свою ВКС разрабатывать не вариант, что тогда делать? Искать подходящее решение у интеграторов. Давайте разберемся, что учесть, чтобы потом не пожалеть и не переделывать.

Использование стороннего сервиса — зачастую нормальное рабочее решение. Потому что интегратор занимается этим профессионально и знает технические нюансы. Если все делаете сами, придется осваивать нишу с нуля
Использование стороннего сервиса — зачастую нормальное рабочее решение. Потому что интегратор занимается этим профессионально и знает технические нюансы. Если все делаете сами, придется осваивать нишу с нуля

Нормальная интеграция — чтобы в компании не сломалась текущая инфраструктура

Важно добавить ВКС в инфраструктуру максимально безболезненно. Я рекомендую заранее подумать, как сервис встроится в экосистему — корпоративные порталы, веб-сайты, приложения. И еще прикинуть, какая степень интеграции нужна. Существует два популярных решения:

  • Через API — автоматизация сотни процессов, начиная с управления учетными записями и заканчивая составлением подробных отчетов и выгрузкой аналитики на вашу платформу. С API можно сделать сквозную автоматизацию, когда не нужно каждый раз авторизоваться при входе — система запоминает пользователя. Интегрировать сложнее, зато все процессы автоматизируются.
  • Через iframe — чисто визуальное встраивание. Выглядит как встроенное видео с Ютуба: можно расширить на весь экран, свернуть, убрать звук. Но человек остается на вашем сайте. Добавить iframe легко, но без API-интеграции это не даст вам дополнительных бонусов, поэтому часто делают одновременно и то и другое.

Как это работает в livedigital. Мы сопровождаем интеграцию и через iframe, и через API. Внедрение поэтапное — нет такого, что приходим, всё отключаем и подключаем свое. Сначала брифуем клиента и проводим аудит, составляем план, создаем общий чат с техническими спецами. А потом поэтапно тестируем, как ВКС встанет в экосистему — отдельно, по процессам. Так мы точно понимаем, что всё работает нормально.

Наше решение основано на open-source-движке WebRTC. Он популярный, на нём работает, например, Google Meet. Движок дружит с самыми разными браузерами — Google Chrome, Opera, «Яндекс Браузер», Microsoft Edge Browser, Safary. Практически любое устройство с веб-браузером может совершать видеозвонки через стандарт связи WebRTC.

Иногда приходят компании со специфическими запросами. Если такая технологическая фишка у нас запланирована, но позже, мы можем изменить план и передвинуть разработку вперед. А бывает, что запрос настолько уникальный, что больше на рынке никому не нужен. Этот случай сложнее, но мы уже разрабатывали персональные функции на заказ. В этом случае остальным компаниям они недоступны.

Вот так выглядит создание урока, когда наш сервис встроен как стороннее приложение по iframe
Вот так выглядит создание урока, когда наш сервис встроен как стороннее приложение по iframe

Объединение с LMS — чтобы отдел обучения не стрессовал из-за отчетности

Заполнение отчетов вручную — тревожный звонок для отдела обучения. Даже если сейчас всё в порядке, вебинаров станет больше, эйчары утонут в отчетах. Представьте, сколько времени уходит на поименный перенос всех участников со скриншотов чата в таблицы.

Я рекомендую объединять LMS с сервисом видеосвязи. LMS — Learning Management System, система управления обучением, если переводить дословно. За счет интеграции с сервисом видеосвязи данные об участниках вебинаров автоматически подгружаются в систему. Не нужно ничего вручную заполнять, отчет формируется сам. Не придется даже заходить в личный кабинет в сервисе.

Интеграция с LMS решает еще одну задачу, которая съедает много ресурсов, — организацию обучения. Например, можно создать мероприятие в календаре, а ссылка на видеовстречу в livedigital сформируется автоматически. Без LMS этим занимается администратор, которому компания платит зарплату каждый месяц.

Как это работает в livedigital. LMS на рынке много, и все они разные. Мы уже интегрированы в популярные LMS вроде iSpring и Motivity. Если клиент использует свое кастомное решение, идет индивидуальная интеграция: проводим аудит, составляем план, поэтапно внедряем.

Кроме отчетов, мы работаем над автоматизацией обучения. Например, livedigital можно интегрировать с расписанием. Если появляется новый вебинар, сервис автоматически создает под него комнату и отправляет всем участникам приглашения.

Если есть интеграция с LMS, то отдел обучения может собирать отчеты по активностям — например, прямо во время вебинара сделать опрос, а потом проанализировать, кто как отвечал
Если есть интеграция с LMS, то отдел обучения может собирать отчеты по активностям — например, прямо во время вебинара сделать опрос, а потом проанализировать, кто как отвечал

Нормальная аналитика — поможет понять, интересны ли ваши вебинары персоналу

В корпоративном обучении бывает, что технически вебинары идут, но люди на них не ходят. Или ходят, но не слушают: открывают вкладку, а сами листают Пикабу на соседней. Отдел обучения не знает об этом, поэтому по бумажкам курс идет хорошо, а по факту ни у кого знаний не остается.

Рекомендую заранее подумать, как будете отслеживать эффективность курсов. Отдел обучения должен понимать, сколько людей доходит до вебинаров, кто досидел до конца занятия, кто был в активной вкладке, кто писал в чат и отвечал на опросы. А в идеале — видеть, как менялся интерес аудитории в течение всего вебинара. Такая косвенная аналитика помогает понять, насколько сотрудникам интересно обучение.

Распространенная проблема в обучении сотрудников — онбординг. Новому работнику дают материалы, через какое-то время он говорит, что всё посмотрел. Ему верят на слово, потому что опросы и тесты проводить времени нет. Сотрудник приступает к работе, и выясняется, что он пропустил целый блок информации. Приходится возвращать его к материалам и снова тратить время на обучение.

Как это работает в livedigital. Мы сделали многоуровневую аналитику «Пульс» в реальном времени, ее можно смотреть прямо во время вебинара или оценить после. Визуально отчет выглядит как график из трех кривых:

  • Первая — общее количество людей онлайн на встрече. Это не просто цифра, а именно график с изменением по времени. Например, вы видите сильную просадку в первые полчаса, потому что многие сотрудники опоздали. И делаете вывод, что время вебинара не очень удачное.
  • Вторая — количество людей в активной вкладке. Здесь видно, сколько человек сейчас реально смотрят вебинар. Если кто-то пришел на занятие, но потом открыл в браузере новую вкладку и ушел на Пикабу, система это учтет.
  • Третья — участие в интерактивах. У нас во время вебинара можно проводить опросы и сразу смотреть, насколько активно люди в них участвуют. По аналогии можно оценить количество реакций и активность в чате. После занятия отдел обучения проверяет, кто именно отвечал и как часто.

Комплексный график помогает понять ситуацию на вебинаре. Например, вы видите, что в какой-то момент кривая с количеством людей в активной вкладке поползла вниз — значит, персоналу не очень интересна информация или лектор скучный. В будущем вебинар можно улучшить, чтобы сотрудники не отваливались.

Можно собирать информацию по каждому подразделению или человеку отдельно, достаточно просто заранее промаркировать ссылки-приглашения. Если мы говорим об отдельном сотруднике, тогда в отчетах будут видны контактные данные человека и данные о его поведении на вебинаре.

В Пульсе — наглядная аналитика: вы видите три графика и сразу понимаете, как изменяется ситуация во время вебинара. Не нужно ничего высчитывать, чтобы обнаружить просадку
В Пульсе — наглядная аналитика: вы видите три графика и сразу понимаете, как изменяется ситуация во время вебинара. Не нужно ничего высчитывать, чтобы обнаружить просадку

Параллельные вебинары без головной боли и огромных переплат за лицензии

В крупных компаниях есть масштабное обучение по отделам — у каждого свой вебинар, в одно и то же время. Технически всё это — огромная нагрузка и головная боль. Кто-то должен сидеть и проверять, начался ли вебинар, как участники распределились по залам, правильно ли пришли преподаватели. Бывает, что у одного лектора сначала большой вебинар для нескольких групп, а потом для какой-то отдельно — отделу обучения приходится жонглировать слотами в расписании.

Здесь есть нюанс, который часто упускают, — количество лицензий. Обычно для каждого преподавателя компания покупает отдельную лицензию или, проще говоря, доступ к ВКС. В ней прописано, сколько человек может быть в вебинарной комнате. Отделу обучения придется проверять, у кого какая лицензия, чтобы не получилось так, что встреча запланирована на 20 человек, а в комнате может быть только 10 максимум.

Как это работает в livedigital. Мы полностью ушли от раздельных лицензий: компания покупает одну и по ней работают вообще все преподаватели. Оплата идет за фактически использованные минуты. Это как мобильная связь с постоплатой. Выговорили 100 минут, заплатили за 100 минут в конце месяца. И неважно, был один преподаватель, десять или пятьдесят.

Единая лицензия работает и для параллельных видеовстреч, когда несколько преподавателей ведут уроки в одно время. В Zoom, если у вас 10 лицензий, вы можете проводить только 10 видеовстреч одновременно. А у нас количество безлимитное — сразу может работать неограниченное количество преподавателей. Всё, ничего не нужно считать или планировать.

Аналитику можно собирать по разным комнатам отдельно. Например, сравнить, насколько активнее вели себя люди из бухгалтерии, чем из продаж. Для этого не нужен администратор, всё выгружается в подробных отчетах
Аналитику можно собирать по разным комнатам отдельно. Например, сравнить, насколько активнее вели себя люди из бухгалтерии, чем из продаж. Для этого не нужен администратор, всё выгружается в подробных отчетах

Записи — чтобы не мучиться с созданием собственной базы знаний

Если планируете создавать базу знаний, важно подумать, из чего вы ее соберете. Писать статьи и делать видео отдельно очень накладно. Эффективнее переиспользовать обучающие вебинары. А для этого нужно сохранить записи на корпоративном портале. Опять нужен отдельный человек, который дождется конвертации видео, скачает и перезаливает его.

Как это работает в livedigital. Мы сделали отдельное облачное хранилище — безлимитное, расширять можно до бесконечности. Каждая запись автоматически туда попадает сразу после вебинара — не через час-два, не через день. И уже оттуда запись можно скачать или расшарить напрямую через ссылку.

Еще у нас есть опция White label: при интеграции можно убрать любое упоминание о нас, например все логотипы. Выглядит как будто это собственное техническое решение компании. Опция пригодится, если вы планируете создавать собственные курсы и не хотите, чтобы в материалах мелькали чужие логотипы.

Преподаватель может сразу скачать запись в том же окне, в котором прошел вебинар — не придется искать его по папкам или давать ему доступы к гугл-диску
Преподаватель может сразу скачать запись в том же окне, в котором прошел вебинар — не придется искать его по папкам или давать ему доступы к гугл-диску

Адекватная техподдержка — потому что проблемы нужно устранять быстро

Техподдержка для крупных компаний критически важна. Если что-то ломается, нужно быстро решить проблему и собственный IT-отдел может сам не справиться — ВКС сейчас зачастую облачные. А еще у сотрудников постоянно возникают вопросы. Когда техподдержка отвечает раз в сутки, быстро решить проблемы невозможно и обучение стопорится.

Отечественные сервисы сейчас работают надежнее в плане поддержки, как ни крути. Например, из хранилища Zoom невозможно удалить персональные данные, даже если вы отправляете официальный запрос. Zoom просто игнорирует российское законодательство. Я уже писал об этом в другой статье.

Как это работает в livedigital. У нас есть период обучения персонала. После внедрения проводим вебинар, показываем, как пользоваться, отвечаем на вопросы. Одного раза, как правило, достаточно. И точно так же мы отвечаем на вопросы технических специалистов, в чате или во время видеовстреч.

Исходя из своей практики, могу сказать: самые частые проблемы у пользователей — неподдерживаемые браузеры, непонятный интерфейс. Мы сделали максимально простой юзерфрендли-интерфейс, чтобы разобраться могли даже технически неподкованные сотрудники. Понятно, куда жать, нет ничего лишнего.

Поддержка работает с 09:00 до 22:00 по Москве, без перерывов и выходных. Мы проанализировали поток обращений от пользователей и пришли к такому графику — ночью обращений почти нет. У нас полноценная служба поддержки, то есть люди занимаются только проблемами пользователей, а не совмещают эту работу с основной. Поэтому отвечают за одну-две минуты. И отвечают на вопросы рядовых сотрудников, а не только директоров, которые заплатили деньги.

Если подытожить всё, что я описал выше, основные требования к ВКС — возможность интеграции, объединение с LMS без «костылей», расширенная аналитика, проведение параллельных встреч, база знаний и адекватная техподдержка. Первые два, на мой взгляд, самые критичные. Хотя и без нормальной техподдержки сейчас сложно, особенно если у вас нет своего IT-отдела.

Поделитесь мнением, так ли всё это нужно для корпоративного обучения или можно обойтись? Расскажите, как обучение устроено у вас в компании и насколько оно вообще эффективное. А если ищете платформу для внутреннего онлайн-обучения, заходите на сайт livedigital — возможно, найдете полезные фишки для своей компании.

1414
36 комментариев

Работала как-то в крупном производственно холдинге. Там обучение шло по стандарту ISO (ну нам так говорили, по крайней мере). Оно было не онлайн - после рабочего дня сотрудников загоняли на уроки (у каждого отдела свое занятие). А после занятия тест. Если не ходишь - атата от руководителя. Курсы вообще бесполезные, там информация из разряда "как хорошо работать". Никто конечно и не слушал.

1
Ответить

После работы ещё и за парту садиться из-под палки...

Ответить

Ирина, опыт, конечно, грустный. Скажите, а как-то вас "после" обучения проверяли?

Ответить

А по-моему всё равно нужно делать собственный ВКС. Вот если у подрядчика вдруг что-то отвалится, что делать? Или он вообще решит с рынка уйти

Ответить

С одной стороны вы правы, с другой - это слишком дорогостоящее занятие + подрядчик, который разрабатывает всё равно будет означать те же риски :)

1
Ответить

Изящное и простое решение для хранения базы знаний!

Ответить

Благодарю за высокую оценку, Елена)

Ответить