Бардак в расписании, отчеты вручную, никакой аналитики — примерно так выглядит обучение в компании. А может быть иначе

На первый взгляд, в онлайн-обучении сотрудников — ничего сложного. Планируешь вебинары, все как один ходят и внимательно слушают. Но в реальности придется придумать удобное для всех расписание, проводить десятки вебинаров, делать кучу отчетов, следить за посещаемостью. Если отдел обучения что-то упустил, ничего не получится.

Привет, меня зовут Евгений Чекушкин, я Product Owner в компании livedigital — делаем видеосвязь для онлайн-обучения, в том числе для крупных компаний. Наша практика показывает, что у HR-отделов специфические запросы. Например, нужно посмотреть, что делал сотрудник во время вебинара и насколько хорошо слушал.

А еще желательно упростить отчетность, чтобы после урока не заполнять километровые таблицы вручную. Не каждое решение поддерживает такие фишки, а если компания использует разные сервисы, приходится делать «костыли».

В итоге корпоративные курсы превращаются в ад для отдела обучения и руководителей. В статье расскажу, как этого избежать, какие технологии упрощают работу и экономят нервы. Ну и покажу, что придумали мы.

Можете прочитать всю статью целиком или сразу перейти в нужный раздел →

Часто встречаю убеждение, что для внутреннего обучения нужно разрабатывать свое решение. Потому что любой сторонний сервис обойдется гораздо дороже, еще и потребности не закроет. Но есть нюанс: компании недооценивают, сколько ресурсов «сжирает» собственное решение. Например, полгода над платформой трудились два разработчика с зарплатой 100 000 рублей у каждого — и вот уже вы потратили 1 200 000 рублей только на создание ВКС. Сервис нужно внедрить и настроить, и это еще пару месяцев и 400 000 рублей. Итого 1 600 000 рублей только на запуск.

Это все разовые траты, самое интересное начинается после внедрения: ВКС нужно поддерживать. Это минимум один разработчик на фул-тайме и 1 200 000 рублей в год. И вот вы тратите больше одного миллиона в год на поддержку видеосервиса — непрофильную деятельность, которая прибыли не приносит.

Если свою ВКС разрабатывать не вариант, что тогда делать? Искать подходящее решение у интеграторов. Давайте разберемся, что учесть, чтобы потом не пожалеть и не переделывать.

Важно добавить ВКС в инфраструктуру максимально безболезненно. Я рекомендую заранее подумать, как сервис встроится в экосистему — корпоративные порталы, веб-сайты, приложения. И еще прикинуть, какая степень интеграции нужна. Существует два популярных решения:

Как это работает в livedigital. Мы сопровождаем интеграцию и через iframe, и через API. Внедрение поэтапное — нет такого, что приходим, всё отключаем и подключаем свое. Сначала брифуем клиента и проводим аудит, составляем план, создаем общий чат с техническими спецами. А потом поэтапно тестируем, как ВКС встанет в экосистему — отдельно, по процессам. Так мы точно понимаем, что всё работает нормально.

Иногда приходят компании со специфическими запросами. Если такая технологическая фишка у нас запланирована, но позже, мы можем изменить план и передвинуть разработку вперед. А бывает, что запрос настолько уникальный, что больше на рынке никому не нужен. Этот случай сложнее, но мы уже разрабатывали персональные функции на заказ. В этом случае остальным компаниям они недоступны.

Заполнение отчетов вручную — тревожный звонок для отдела обучения. Даже если сейчас всё в порядке, вебинаров станет больше, эйчары утонут в отчетах. Представьте, сколько времени уходит на поименный перенос всех участников со скриншотов чата в таблицы.

Я рекомендую объединять LMS с сервисом видеосвязи. LMS — Learning Management System, система управления обучением, если переводить дословно. За счет интеграции с сервисом видеосвязи данные об участниках вебинаров автоматически подгружаются в систему. Не нужно ничего вручную заполнять, отчет формируется сам. Не придется даже заходить в личный кабинет в сервисе.

Как это работает в livedigital. LMS на рынке много, и все они разные. Мы уже интегрированы в популярные LMS вроде iSpring и Motivity. Если клиент использует свое кастомное решение, идет индивидуальная интеграция: проводим аудит, составляем план, поэтапно внедряем.

Кроме отчетов, мы работаем над автоматизацией обучения. Например, livedigital можно интегрировать с расписанием. Если появляется новый вебинар, сервис автоматически создает под него комнату и отправляет всем участникам приглашения.

В корпоративном обучении бывает, что технически вебинары идут, но люди на них не ходят. Или ходят, но не слушают: открывают вкладку, а сами листают Пикабу на соседней. Отдел обучения не знает об этом, поэтому по бумажкам курс идет хорошо, а по факту ни у кого знаний не остается.

Рекомендую заранее подумать, как будете отслеживать эффективность курсов. Отдел обучения должен понимать, сколько людей доходит до вебинаров, кто досидел до конца занятия, кто был в активной вкладке, кто писал в чат и отвечал на опросы. А в идеале — видеть, как менялся интерес аудитории в течение всего вебинара. Такая косвенная аналитика помогает понять, насколько сотрудникам интересно обучение.

Как это работает в livedigital. Мы сделали многоуровневую аналитику «Пульс» в реальном времени, ее можно смотреть прямо во время вебинара или оценить после. Визуально отчет выглядит как график из трех кривых:

Комплексный график помогает понять ситуацию на вебинаре. Например, вы видите, что в какой-то момент кривая с количеством людей в активной вкладке поползла вниз — значит, персоналу не очень интересна информация или лектор скучный. В будущем вебинар можно улучшить, чтобы сотрудники не отваливались.

Можно собирать информацию по каждому подразделению или человеку отдельно, достаточно просто заранее промаркировать ссылки-приглашения. Если мы говорим об отдельном сотруднике, тогда в отчетах будут видны контактные данные человека и данные о его поведении на вебинаре.

В крупных компаниях есть масштабное обучение по отделам — у каждого свой вебинар, в одно и то же время. Технически всё это — огромная нагрузка и головная боль. Кто-то должен сидеть и проверять, начался ли вебинар, как участники распределились по залам, правильно ли пришли преподаватели. Бывает, что у одного лектора сначала большой вебинар для нескольких групп, а потом для какой-то отдельно — отделу обучения приходится жонглировать слотами в расписании.

Здесь есть нюанс, который часто упускают, — количество лицензий. Обычно для каждого преподавателя компания покупает отдельную лицензию или, проще говоря, доступ к ВКС. В ней прописано, сколько человек может быть в вебинарной комнате. Отделу обучения придется проверять, у кого какая лицензия, чтобы не получилось так, что встреча запланирована на 20 человек, а в комнате может быть только 10 максимум.

Как это работает в livedigital. Мы полностью ушли от раздельных лицензий: компания покупает одну и по ней работают вообще все преподаватели. Оплата идет за фактически использованные минуты. Это как мобильная связь с постоплатой. Выговорили 100 минут, заплатили за 100 минут в конце месяца. И неважно, был один преподаватель, десять или пятьдесят.

Единая лицензия работает и для параллельных видеовстреч, когда несколько преподавателей ведут уроки в одно время. В Zoom, если у вас 10 лицензий, вы можете проводить только 10 видеовстреч одновременно. А у нас количество безлимитное — сразу может работать неограниченное количество преподавателей. Всё, ничего не нужно считать или планировать.

Если планируете создавать базу знаний, важно подумать, из чего вы ее соберете. Писать статьи и делать видео отдельно очень накладно. Эффективнее переиспользовать обучающие вебинары. А для этого нужно сохранить записи на корпоративном портале. Опять нужен отдельный человек, который дождется конвертации видео, скачает и перезаливает его.

Как это работает в livedigital. Мы сделали отдельное облачное хранилище — безлимитное, расширять можно до бесконечности. Каждая запись автоматически туда попадает сразу после вебинара — не через час-два, не через день. И уже оттуда запись можно скачать или расшарить напрямую через ссылку.

Еще у нас есть опция White label: при интеграции можно убрать любое упоминание о нас, например все логотипы. Выглядит как будто это собственное техническое решение компании. Опция пригодится, если вы планируете создавать собственные курсы и не хотите, чтобы в материалах мелькали чужие логотипы.

Техподдержка для крупных компаний критически важна. Если что-то ломается, нужно быстро решить проблему и собственный IT-отдел может сам не справиться — ВКС сейчас зачастую облачные. А еще у сотрудников постоянно возникают вопросы. Когда техподдержка отвечает раз в сутки, быстро решить проблемы невозможно и обучение стопорится.

Отечественные сервисы сейчас работают надежнее в плане поддержки, как ни крути. Например, из хранилища Zoom невозможно удалить персональные данные, даже если вы отправляете официальный запрос. Zoom просто игнорирует российское законодательство. Я уже писал об этом в другой статье.

Как это работает в livedigital. У нас есть период обучения персонала. После внедрения проводим вебинар, показываем, как пользоваться, отвечаем на вопросы. Одного раза, как правило, достаточно. И точно так же мы отвечаем на вопросы технических специалистов, в чате или во время видеовстреч.

Исходя из своей практики, могу сказать: самые частые проблемы у пользователей — неподдерживаемые браузеры, непонятный интерфейс. Мы сделали максимально простой юзерфрендли-интерфейс, чтобы разобраться могли даже технически неподкованные сотрудники. Понятно, куда жать, нет ничего лишнего.

Если подытожить всё, что я описал выше, основные требования к ВКС — возможность интеграции, объединение с LMS без «костылей», расширенная аналитика, проведение параллельных встреч, база знаний и адекватная техподдержка. Первые два, на мой взгляд, самые критичные. Хотя и без нормальной техподдержки сейчас сложно, особенно если у вас нет своего IT-отдела.

Поделитесь мнением, так ли всё это нужно для корпоративного обучения или можно обойтись? Расскажите, как обучение устроено у вас в компании и насколько оно вообще эффективное. А если ищете платформу для внутреннего онлайн-обучения, заходите на сайт livedigital — возможно, найдете полезные фишки для своей компании.