Удаленная работа и кадровые процессы в электронном виде - как это делает компания с 80 офисными сотрудниками

Банковские, страховые и другие финансовые организации практически не останавливают работу в текущей ситуации карантина и новых внешних условий. Но всем приходится приспосабливаться. На наши вопросы об организации удаленной работы и, в целом, о задачах автоматизации отвечает ведущий инженер-программист негосударственного пенсионного фонда «Сургутнефтегаз» Андрей Жуков.

С 2011 года в НПФ «Сургутнефтегаз» электронный документооборот реализован с помощью системы Directum. СЭД используется всеми сотрудниками фонда для обмена документами и заданиями. В системе ведется делопроизводство, управление совещаниями и договорами. Руководители применяют мобильное приложение DIRECTUM Solo.

Сейчас на удаленку перешла вся организация, а это 80 человек и все используют Directum.

Сразу почувствовали нехватку клиентских лицензий и докупили еще пакет из 20 штук, то есть интенсивность использования возросла.

Главной проблемой было, на чем сотрудники будут работать из дома. Прямо в системе мы провели опрос о наличии дома ПК, операционной системы, антивируса, наличии интернета и т.д.

Докупили нужное количество ноутбуков, настроили в соответствии с требованиями регулятора ЦБ и службы информационной безопасности. Выпустили сопутствующие приказы и соглашения, написали инструкции по подключению к сети Фонда.

Сотрудникам, которым необходимо печатать и сканировать, выдали МФУ. Для корпоративной связи всем сотрудникам установили MS Teams.

До удаленной работы в электронном виде у нас согласовывались только докладные, служебные записки и договоры. Остальные виды документов согласовывались на бумаге. В этом году в планах было перевести на согласование большинство оставшихся документов в Directum. Пришлось активно за это взяться.

Главным вопросом было, как согласовывать различные документы в Directum. Был разработан типовой маршрут «Согласование любых документов», в котором после подписания генеральным директором в зависимости от выбранных параметров документ передается ответственным.

Отлично показал себя модуль «Канцелярия», отправить на рассмотрение в электронном виде – теперь это норма. А раньше Генеральный директор выносил резолюции на бумажных документах.

Так как некоторые предприятия работают, к нам поступает входящая корреспонденция на бумаге и Почта России присылает документы, требующие регистрации, поэтому каждый день дежурный сотрудник появляется на 2 часа в офисе для регистрации этой корреспонденции.

Недостает живого общения 😊

Зато стали меньше «дергать» с вопросами, появилось больше времени заниматься разработкой в Directum.

В 2018 году руководство поставило задачу автоматизировать кадровое делопроизводство, раньше вся кадровая документация велась без использования специализированных программ. Поскольку Фонд активно использует в своей работе СЭД Directum, и системе уже регистрировались все приказы по персоналу, то решили кадровые процессы реализовать здесь же.

Необходимо было сделать прозрачным взаимодействие между кадровой службой, бухгалтерией и сотрудниками. Упростить и снизить трудозатраты инспектора по кадрам.

В результате проекта мы собственными силами разработали и реализовали с помощью Directum основные HR-процессы: прием на работу, контроль испытательного срока, формирование кадровых приказов. Отслеживается квалификационный уровень сотрудников, информация о прохождении курсов повышения квалификации, обучений, об участии в конференциях. Создана электронная картотека сведений о сотрудниках, по которой можно готовить различные отчеты (стажу, уровню образования, квалификации и т.д.). Создан удобный интерфейс, через который можно получить доступ к кадровым сервисам.

В системе удобно формировать и согласовывать все виды кадровых приказов: о работе в выходной день, об увольнении, переводе на другую работу, возложении должностных обязанностей и прочих.

Инспектор теперь автоматически получает уведомления и напоминания, например, об окончании отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, до 3-х лет, отпуска по беременности и родам, срока действия трудового договора, о необходимости подготовки отчетов.

Пожалуй, это были процессы, связанные с табелем рабочего времени, где необходимо проставлять отсутствие работника, отпусками и командировкам.

До автоматизации время подготовки табеля учета рабочего времени составляло около 4-х часов, табель оформлялся в Excel. Сейчас информация об отсутствии удобно заполняется и, главное, учитывается в других процессах. При том, что у нас есть сотрудники с разными графиками работы: полной занятостью, совместители с почасовым графиком работы в определенные дни, и есть иногородние со своим графиком работы.

Стало значительно проще планировать график отпусков. Благодаря калькулятору сотрудники теперь могут самостоятельно рассчитывать сколько дней отпуска они заработали к конкретной дате, и исходя из этого правильно планировать отпуск на следующий год.

У инспектора по кадрам сократились затраты времени на перепроверку за всеми сотрудниками количества дней отпуска, пропорционально отработанному времени. Уменьшилось количество ошибок при составлении графика отпусков. До автоматизации сотрудники считали сами, в итоге допускали ошибки, и инспектор по кадрам пересчитывал за них все отпуска. И затем, при возникновении недочетов в расчетах, сотрудники переделывали свои отпуска.

Для отправления в командировку вместо людей теперь ходят электронные задания между сотрудником, делопроизводителем, инспектором по кадрам и бухгалтерией. В итоге бухгалтерия получает уведомление со служебным заданием и проектом приказа. Командированный получает готовое служебное задание и приказ, согласовывает его и передает на подпись генеральному директору, после чего выполняет задание в Directum. А в напоминание сотрудник получает задание отчитаться о результатах командировки со сроком плюс один день от даты возвращения.

Итого поставленные задачи по оптимизации были выполнены, уменьшилось число ошибок. По нашим подсчётам трудоемкость инспекторов по кадрам на рутинные процессы снизилась в 4-6 раз. В результате высвобождается время на другие задачи!

За 2019 год мы автоматизировали еще один процесс -- связанный с инструктажами. Заказчиком выступила группа экономической безопасности. Наша организация обязана следовать указаниям Банка России от 05.12.2014 №3471-У «О требованиях к подготовке и обучению кадров в некредитных финансовых организациях», проводить инструктажи и предоставлять отчетность по ним.

В итоге на данный момент в СЭД Directum сотрудники получают персональные задания на изучение требуемого материала в электронном виде. В системе фиксируется факт проведения инструктажей, формируются журналы отчетности. Инструктирующий сотрудник ГЭБ подтверждает прохождение обучения в акте своей электронной подписью. Автоматически оформляются личные дела сотрудников, регламентированные указанием Банка России. Процесс стал полностью электронным, что удобно и сотрудникам, и контролирующим. Сократились трудозатраты на оформление актов для отчета.

Анализ рабочих процессов показал, что в ряде других подразделений тоже проводят инструктажи с аналогичными действиями. Отличаются они периодичностью и формами отчетности. Теперь мы планируем перенести в Directum и другие виды инструктажей: по охране труда, пожарной безопасности, гражданской обороне и чрезвычайных ситуациях и т.д. Можно легко перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи ознакомление с правилами внутреннего контроля, с условиями возникновения конфликта интересов, по информационной безопасности.

Кроме того, мы планируем автоматизировать проведения проверки знаний и аттестаций по темам, соответствующим инструктажам.

От автора: Остальных приглашаем 22 апреля в 11:00 мск на zoom-вебинар "Легитимные HR-процессы на дому".