Обмениваться кадровой документацией в “цифре” и не залететь на штрафы

Привет, всем!

Я – Павел Патрикеев, сооснователь юридического сервиса для предпринимателей в сфере IT и электронной коммерции «Патрикеев и партнеры», расскажу, как наладить кадровый документооборот онлайн и не нажить себе неприятностей.

Отказ от формализма уже практически тренд в сфере трудовых взаимоотношений. Работодатели решают вопросы с сотрудниками по e-mail, смс, WhatsАpp и другим мессенджерам. Удобно, быстро и просто – говорят они. Но чем на самом деле грозит нанимателю небрежность в электронном документообороте с сотрудниками?

Если коротко, то проблемами! Даже целым набором проблем: нарушением ТК, длительными судебными тяжбами, финансовыми и репутационными потерями. Но достаточно юридически правильно перейти на электронное кадровое делопроизводство (ЭКДП), отстроить все процессы и дублирование на бумаге в большинстве случаев не понадобится.

Минтруд активно продвигает электронный кадровый документооборот (ЭКДО), но не обязывает работодателя переходить на него. В первую очередь это интересно крупным компаниям, готовым к перестройкам кадровых процессов и сопутствующим расходам, хотя малый и средний бизнес тоже стремится к цифровизации, упрощающей большую часть текучки.

Вопросы перехода на ЭКДО и работы в онлайн регулируются ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК. Для самих электронных документов введены Единые требования (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).

Сам электронный документ состоит из нескольких блоков:

Кстати, не забываем, что у XML-схемы периодически выходят обновленные версии. Предыдущая остается актуальной еще в течение 12 месяцев с даты выхода новой.

Однако стоит помнить, что не все документы могут быть оформлены в «цифре». Например, не допускается электронное оформление:

Процесс перехода на ЭКДО в среднем занимает около 2 месяцев. Если вы не знаете, с чего начать, воспользуйтесь пошаговыми рекомендациями:

1. Создание рабочей группы и выбор провайдера

Один ответственный сотрудник – это высокие риски ошибок, поэтому введите в рабочую группу разных специалистов (кадровики, юристы, эксперты по инфобезопасности и др).

Работодатель не ограничен в выборе сервиса для ЭКДП и может воспользоваться:

2. Разработка и утверждение регламента работы с электронными документами

В нем отображаются основные моменты кадровой цифровизации:

Последнее возможно только с согласия сотрудника. Если он не желает е-взаимодействия с кадрами, то работодатель не имеет права его уволить и будет обязан вести с этим сотрудником или группой отказавшихся бумажный документооборот. Исключение - те, кто впервые устраиваются на работу, их согласия не спрашивают.

Регламент утверждается приказом, где прописываются сроки уведомления работников и дата введения ЭКДО.

3. Сбор согласий на переход к кадровой цифровизации

Вот здесь нужно быть очень внимательными, ведь этот документ может сыграть решающую роль в трудовых спорах! К тому же он ляжет в основу определения юридической значимости электронной подписи и доставки е-документов.

Не упускайте и метод подписания – юр. значимость ПЭП и УНЭП определяется предварительными договоренностями, а вот УКЭП принимается по умолчанию. Собственноручная подпись на бумажном носителе – тоже норм.

При формировании согласия внесите в него пункт о разрешении передачи персональных данных в сервис работы с электронными документами, так как после регистрации в ЭДО произойдет выгрузка сведений в систему.

4. Регистрация в кадровом ЭДО

Простейший шаг – по приглашению работодателя сотрудник проходит регистрацию. При этом в систему уходят персональные данные только работников, пожелавших перейти на «цифру»!

5. Выпуск цифровых подписей

Как бы ни было грустно, но все финансовые расходы на этом этапе ложатся на плечи работодателя. Существует 3 вида е-подписей:

Спросите вы и будете абсолютно правы, ведь с ними документооборот и так преимущественно ведется в онлайн. Стоит ли официально переходить на ЭКДО?

Здесь все зависит от работодателя. Закон не требует от него перевода удаленщика на ЭДО (отношения регламентируются ст. 312.3 ТК). Более того у работодателя в этом случае даже есть некоторые «плюшки» - он имеет право подписывать в онлайн документы, которые с сотрудниками на местах могут быть только в бумажном виде (акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по ОТ).

Также для удаленщиков диапазон использования ПЭП шире (договор на получение образования, согласие на перевод, заявление на увольнение (либо его отзыв), приказ на дисциплинарное взыскание и др).

Какой бы вариант вы ни выбрали, он должен быть отражен в договоре с сотрудником:

В погоне за удобством главное с ходу не влететь в ситуации, которые обернутся в конечном итоге против вас.

Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Согласно ст.22 ТК, работодатель обязан ознакомить сотрудника с действующими и принимаемыми документами, регламентирующими его трудовую деятельность и каким-либо образом затрагивающими ее, под роспись. Поэтому иные способы для суда – просто пшик.

Например, работодатель направил сотруднику для ознакомления политику безопасности компании, пункты которой были вскоре нарушены. Работник получил дисциплинарное взыскание с последующим увольнением и… пошел в суд. Будьте уверены, суд встанет на его сторону, ведь работодатель поленился провести ознакомление под роспись.

Для своего спокойствия и соблюдения законодательных норм запомните, что ЛНА должны быть подписаны собственноручно или в рамках введенного ЭКДО.

Исключение составляют дистанционные сотрудники. Ознакомление с ЛНА проводится до подписания трудового договора под личную подпись или в электронной форме, в том числе путем обмена электронными документами.

Заявление об увольнении в виде скана

Ловите ситуацию, которая легко поставит вас в тупик. Предположим, что сотрудник прислал скан заявления на увольнение на почту, запросил все документы в положенный срок и перестал появляться на рабочем месте, а потом взял и в судебном порядке оспорил факт увольнения. Не буду держать интригу – суд вполне может признать трудовые отношения не прекратившимися!

Более того, парадоксальным образом сотрудника могут восстановить на работе, а в нагрузку выплатить ему компенсацию за дни вынужденных прогулов. Такая себе история!

Согласно ст.80 ТК, увольнение по инициативе работника по email или с помощью электронных документов не предусмотрено. Исключая, опять же, дистанционных сотрудников.

Если вы не задумываетесь о последствиях и небрежно относитесь к электронному взаимодействию с сотрудниками, проблемы будут. Как правило, они начинают сыпаться на голову, когда их совсем не ждешь. И здесь без вариантов - экономия на юристе уже не покажется верной стратегией. А ведь даже одна консультация у грамотного специалиста способна защитить вас и дать безопасную модель решения рабочих вопросов.

Уже попали в сложную ситуацию из-за электронной переписки? Или просто хотите подстраховаться? Пишите – проконсультирую и дам дельный совет. БЕСПЛАТНО.