Контроль выполнения задач сотрудниками

Как быть требовательным, но не грубым, чтобы получить результат? В этой статье ниже вы получите понимание того, как нужно правильно осуществлять контроль выполнения задач сотрудниками . Также ниже представляем для вас два готовых для внедрения шаблона — «График плановых совещаний в компании» и «Регламент проведения эффективных планерок». Наглядно это вы увидите ниже.

В предыдущих статьях нашего блога мы рассмотрели, какие существуют системы мотивации — премии, поощрения и др., а еще санкции — эффективный метод мотивирования. Это также помогает контролировать процесс работы.

Ниже мы поговорим о самой неприятной работе в управлении — рутинной деятельности, которая осуществляется ежедневно и еженедельно, чтобы вся команда слаженно двигалась к достижению цели. Эту постоянную работу руководителя нельзя игнорировать или недооценивать — это важно. Читайте далее.

Рутинная деятельность руководителя ПРИНЦИПИАЛЬНО важна для эффективной работы всего коллектива. Правильность ее организации ПОЛНОСТЬЮ зависит ТОЛЬКО от руководителя. Вот простой признак хороших навыков и мастерства руководителя:

Если операционная работа по контролю выполнения задач осуществляется планомерно, без сбоев, с четкой периодичностью, то руководитель — ОПЫТНЫЙ.

Цель такой постоянной работы — это:

Точно знать, что происходит в команде
Отслеживать динамику движения к цели
Оперативно реагировать на критические отклонения

У предпринимателей часто возникает недоумение: неужели я должен заниматься всей этой рутиной? Ответ такой:

Если вы на позиции исполнительного директора, то «ДА, должны».
Хороший руководитель ОБЯЗАН делать эту рутину. В этом его роль и функция.

Поэтому, если вас напрягает рутинная операционная работа, подумайте о том, как нанять себе заместителя и делегировать ему задачи, о которых мы сейчас вам расскажем.

Для выстраивания правильного операционного процесса по контролю выполнения задач сотрудниками, вам необходимо определить:

Периодичность встреч
Структуру совещаний

Что должны подготовить сотрудники перед встречей

Давайте на примерах разберем каждый пункт.

С ТОП-менеджерами — 1 раз в неделю, в крайнем случае, 1 раз в 2 недели. Если периодичность реже, то вы теряете связь с подразделением и велика вероятность получить неожиданные «побочные эффекты» в будущем.
С линейными сотрудниками — лучший вариант — это летучка каждый день, в крайнем случае, встречи 2-3 раза в неделю.
С подрядчиками и сотрудниками на совмещении, периодичность — это 1 раз в неделю. Если реже — вы точно потеряете контроль.

Теперь давайте разберем пример графика совещаний, в котором определены даты встреч и эти совещания точно проводятся без пропусков. Вот наглядно файлы графиков совещаний:

В этом графике несколько колонок:

Название совещания
День недели
Время
Состав — кто из сотрудников должен присутствовать
Ссылка на гугл-мит — здесь будет указана платформа для встречи или номер переговорной комнаты
Задачи и решения

Первый блок посвящен общей информации. В нем прописан план совещаний и обсуждения об итогах месяца. Далее прописаны основные совещания, к примеру, планерки по таким направлениям:

Продажи
Планирование задач по всем подразделениям
Исполнение обязательств
Маркетинг
Развитие продуктов и запуска нового продукта

Такой график совещаний необходим любой компании, обязательно его сделайте.

Эффективное еженедельное совещание состоит всего из 3 этапов:

Обмен произошедшими изменениями, анонсы.
Обсуждение фактических цифр по сравнению с планом и генерация гипотез, как проще всего достичь плана.
Фиксация задач до следующей плановой встречи.

Если вы проводите летучки ежедневно, то их структура следующая:

Разбор результатов прошедшего дня
Работа с возникшими сложностями
Определение приоритетов на день

Ежедневные летучки необходимы для должностей, которые связаны со стрессом или жестким планом. К ним относятся должности:

По продажам
Ответственные за производство
Имеющие связь с жестким планом, который должен быть обязательно достигнут

СТОИТ ЗНАТЬ: Встреча с руководителем — это мотивация для сотрудников, вселение «обоснованной уверенности», что они смогут достичь поставленных целей и результатов. Также, когда необходимо, то такие совещания — это выделение необходимых ресурсов и решение всех возникших проблем сразу на месте.

Подробнее:

Это цифры по ключевым показателям сотрудника + % достижения плана.
Сотрудник должен продумать идеи, что можно было бы сделать, чтобы план был достигнут.
Запросы на дополнительные ресурсы, которые помогут быстрее достичь результата.

При проведении планерок не включайте негатив и не осуждайте своих работников. Вы, наверняка, знаете, как сложно работать в атмосфере негативных эмоций. Поэтому создание ПОДДЕРЖИВАЮЩЕЙ атмосферы — это ответственность РУКОВОДИТЕЛЯ. Именно в такой атмосфере результаты достигаются лучше всего, а контроль работы сотрудников не похож на сильное давление. В чем еще заключается роль руководителя? Читайте далее.

Теперь стоит поговорить про вашу роль, как руководителя. Кем вы являетесь для сотрудников? Вот ответ:

Вы — НАСТАВНИК, МОТИВАТОР, который хочет, чтобы сотрудник пришел к результату, от которого зависит его зарплата.
Поэтому вы делитесь своим опытом, обучаете, подсказываете возможные решения, задаете вопросы, чтобы сотрудник включал мозг и сам придумывал новые способы и методы для работы.

Например, это могут быть такие вопросы:

Что можно было бы попробовать еще сделать?
Как это сделать легче и быстрее всего?
Какие ресурсы могут ускорить процесс?
С какими сложностями сотрудник сталкивается и как их проще разрешить?

Руководитель — это и коуч, задающий вопросы, и психолог, понимающий страхи и другие эмоции человека. Вы не давите, а искренне помогаете, чтобы у человека все получилось.

ВАЖНО: В такой работе Наставника нельзя делать работу ЗА человека, нужно только помочь, чтобы У НЕГО все получилось. Тогда он будет вам по-настоящему благодарен.

Подведем итог, как организовать процесс по контролю выполнения задач сотрудниками:

Главное — это четкая и рутинная периодичность. В этом сила и проявление порядка.
Цель такой работы: ВСЕМИ доступными и экологичными средствами достичь поставленного плана.
Роль руководителя в этом случае — НАСТАВНИК и МОТИВАТОР, а не надзиратель или что-то подобное.

Также запомните, что не нужно делать работу за человека. Пусть он сам трудится, а вы будете помогать и наставлять, чтобы компания достигла поставленной цели.

У нас есть большая просьба к вам. Если эта статья стала для вас ПОЛЕЗНЫМ и информативным пособием в работе, то она также может пригодиться кому-то из ваших знакомых. Поделитесь с ними этой информацией. Они будут вам ИСКРЕННЕ признательны.

Этот и другие полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru

Контроль выполнения задач сотрудниками

Рутинная деятельность руководителя: слаженная работа всего коллектива

Какие задачи руководитель может делегировать?

Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ ПЕРИОДИЧНОСТЬ»:

Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ СТРУКТУРУ СОВЕЩАНИЯ»

Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ, ЧТО ДОЛЖНЫ ПОДГОТОВИТЬ СОТРУДНИКИ ПЕРЕД ВСТРЕЧЕЙ».

Роль руководителя: кто это для сотрудников?

Подведем итоги