Как управление запасами спасли бизнес от закрытия.

Я владею IT-компанией. За 14 лет работы понял, что масштабировать IT-бизнес сложно и дорого. Поэтому решил уйти в офлайн и купил маникюрный магазин на грани закрытия. В статье расскажу, какие проблемы топят маленький бизнес и что с этим можно сделать.

Я знал владельцев маникюрного магазина, которые уже закрыли 2 бизнеса и хотели продать третий. Я выкупил магазин с товаром и начал анализировать бизнес процессы: как заказывают и принимают товар, сколько продают в месяц и что думают о нас клиенты. И нашел несколько проблем.

Когда заказываешь товар нужно опираться на точные данные: сколько товаров уже есть, как быстро продаются, какие товары популярны, а какие — нет. Так в магазине всегда будет нужный товар для продажи, и не будет излишков.

Бывшие владельцы опирались на свой опыт. Когда первый магазин закрыли, поняли что метод не рабочий. Решили попробовать программу для управления запасами. Программа анализирует прошлые продажи, делает прогноз будущих продаж и указывает, на какую сумму надо купить товар.

Но у владельцев не получалось постоянно заказывать так, как предлагает система. К тому же, они ее плохо настроили — не указали сезонность, забывали вносить некоторые продажи. И программа показывала нереалистичный прогноз. В итоге, нужных товаров так и не оказывалось в наличии.

Чтобы понимать какие товары покупают часто, а какие редко, мы внедрили программу управления запасами NetStock. В программу загрузили информацию о продажах за все годы, настроили прогнозирование, указали минимальный и максимальный уровень запасов. Теперь популярные товары всегда в наличии, а товары, которые не покупают — убрали с полок.

Но настройка NetStock еще в процессе, потому что только пятый раз делаем заказы. Главная проблема сейчас — не получается у всех поставщиков делать заказ в одно и тоже время.

Система казалась простой: запустим и будем щелкать две кнопочки. Но оказалось, что за неделю у нас по поставщикам не формируется необходимая сумма для заказа, и пришлось что-то выдумывать. По каким-то поставщикам увеличили сроки, каких-то поставщиков убрали, а что-то начали заказывать у других.

Часто товара не было не только в магазине, но и на складе. Это ухудшало ситуацию. Потому что поставщики везут товар 3 — 4 дня, плюс день, чтобы довести до магазина. Клиент столько ждать не будет. Поэтому надо следить за наличием и заказывать заранее.

Раньше пользовались версией для розницы. Программа помогала учитывать, что продано, следить за наличием товара на складе и другие базовые задачи. Сейчас купили другую версию — управление торговлей. Теперь программа ещё анализирует продажи и помогает управлять закупками

Из-за большого объема данных за 7 лет процесс обновления занял около месяца, и мы потеряли часть данных по продажам. Старая база осталась только для статистики. Мы хотели, чтобы 1С работала двумя щелчками, но всё оказалось сложнее.

Я проанализировал клиентскую базу в 1С и выяснил, что постоянных клиентов за два года стало меньше. Это неудивительно. Постоянные клиенты — это мастера. Если они постоянно не находят нужную базу, они не возвращаются. А еще, у нас есть сезонность. В июне и августе продажи падают. Потому что мастера заказывают чуть больше материала, чтобы не пришлось покупать в последний момент. В таком случае лаков, баз и прочего им хватает на 1,5-2 месяца. Например, в мае мастера закупились и им хватило на 2 месяца. В июле опять пришлось закупиться и в августе продаж будет мало.

Чтобы понять, сколько активных клиентов, клиентов изучал по 3 критериям: как давно покупали, как часто покупают и на какую сумму.

Чтобы активных клиентов стало больше, ввели бонусную систему. Бонусы составляют 3% от суммы покупки, многие с удовольствием предоставляли номер телефона для занесения в базу. В мае мы уже заметили прирост на 20 постоянных клиентов.

Мы учли и то, что магазин переезжал. Кто-то из наших клиентов мог нас потерять или решить, что больше не работаем. Поэтому использовали данные о наших постоянных клиентах для таргетированной рекламы на ВКонтакте и Яндексе, чтобы напомнить о нашем магазине.

Раньше внесение новых товаров в систему магазина занимало много времени. Потому что все делалось вручную. Заказы поставщику делали по бумажным документам, которые ему отправляли. Затем поставщик присылал товар и накладную, где были перечислены все позиции товара.

Накладную заносили в 1С и начиналась проверка. Открывали коробку с товарами и сравнивали каждый товар с тем, что указано в накладной. Например, в накладной написано "товар 1", искали его в коробке и пересчитывали. Каждую позицию нужно было найти и проверить вручную.

Интеграцию Клеверенса в нашем магазине проводили сами, мы же айтишники. Тем более сами продавали раньше Клеверенс и никогда не сталкивались с проблемами в работе с ним.

Клеверенс в магазине используем только как ТСД — терминал сбора данных. Это упрощает оприходование товаров. Можно быстро загружать заказы и проверять поступления.

Не нужно делать обмены, выгружать и загружать данные. Сотрудник берет терминал, сканирует штрих-код и сразу видит учетное количество. Он может быстро пересчитать товар на витрине, проверить, совпадает ли фактическое количество с учетным, и убедиться, что цена на ценнике соответствует цене в системе.

Заказ создается в 1С. Оттуда данные загружаются в ТСД. ТСД сканирует товары и сразу же сверяет с заказом. После сканирования товаров, информация о них загружается обратно в 1С. В 1С автоматически создается накладная, где видно, какие товары пришли. В итоге, времени тратится в 2 раза меньше, чем руками.

Если есть расхождения с накладной — это тоже фиксируется в 1С. Бывает, поставщик привозит неправильно количество. В накладной написано 11 лаков, а они привозят 10. И в следующий раз нам привозят забытые товары.

ДИСКЛЕЙМЕР: Статья написана для блога Клеверенс на основе интервью с Потапенко Родионом Александровичем, руководителем компании Авторизованного внедренческого центра "НордИС"