Кейс FriendWork: как перейти на удаленку и работать эффективнее офлайн-команд

Привет! Меня зовут Александр Красс, я основатель FriendWork — сервиса для автоматизации рекрутинга. Управляю удаленными командами уже десять лет и хочу рассказать, как организовать дистанционную работу.

Чтобы вынужденный переход на удаленку не превратился в пытку, нужно сразу взять в свои руки коммуникацию, мотивацию, контроль над продуктивностью и поддержание командного духа.

В офисе всегда можно подойти, похлопать по плечу и узнать статус задачи. На самом деле это не всегда эффективно — может отвлекать. Лучше получать информацию другим способом, например из таск-менеджера или CRM.

В любом случае, удаленного сотрудника не получится похлопать по плечу, поэтому нужны регламенты. Это внутренние документы, в которых расписаны правила общения. Например, в нашей компании заведено, что отвечать на сообщение в Скайпе можно не сразу, а за 2—3 часа, но если пишут в WhatsApp, то вопрос срочный. При этом сотрудники отправляют в WhatsApp только важные сообщения, а не те, на которые просто хочется побыстрее получить ответ. В итоге обычная служебная переписка не отвлекает от работы, а срочные вопросы решаются быстро.

Разработайте базовые регламенты коммуникации, которые подойдут вашей компании. Это занимает час—два, а в будущем экономит сотни рабочих часов.

Главная проблема вынужденной удаленки — далеко не всем удобно работать из дома. Становится сложнее концентрироваться, все время хочется куда-то отойти, плюс семья отвлекает, поэтому мотивация сотрудников снижается. Задача руководителя — сохранить ее на прежнем уровне.

Сама мотивация бывает внутренней и внешней.

В управлении командой на удаленке у вас два варианта: опираться на сильную внутреннюю мотивацию сотрудников или создать жесткую систему внешней мотивации.

Внутренняя мотивация. Определите, хочет сотрудник расти или нет, и что он для этого делает. Ставьте задачи так, чтобы они соответствовали личному плану развития каждого сотрудника. Тогда люди почувствуют, что им по пути с вашей компанией, и увидят, что вы даете возможность развиваться. Их личные цели будут соответствовать целям вашего бизнеса, и работа пойдет на ура.

Ещё коллеги могут просто хотеть чувствовать себя нужными, приносить пользу и это само по себе им нравится.

А кому-то хочется власти. Завяжите власть на выполнение нужных компании задач.

Внешняя мотивация. Внедрите удаленный контроль на основе IT-решений. Здесь есть из чего выбрать, но нам, конечно, проще использовать собственный сервис. Он помогает HR-отделам работать эффективнее, благодаря тому, что ранжирует задачи по важности и не дает ошибиться — менеджеру доступна всего одна кнопка «Получить задачу». Руководитель в это время видит, как выполняются задачи, и сколько реального времени потратил рекрутер.

Конечно, лучше всего, если у ваших сотрудников сильная внутренняя мотивация, тогда они часть вашей команды. Но все равно стоит подстраховаться внешней, чтобы не было серьёзных периодических сбоев в производительности. Да и не так легко найти сотрудника, у которого достаточно внутренней мотивации, чтобы пробиться через какой-нибудь временный поток тяжёлых и нужных задач.

Проще всего мотивировать и контролировать эффективность сотрудников, которые постоянно заняты операционкой. Тогда все решают бесконечный поток важных задач, коллеги чувствуют ответственность и понимают, что нужны компании. Операционка мотивирует сама по себе, при этом по KPI сразу понятно, кто из сотрудников не справляется.

Важно донести до сотрудников, что удаленка — это не гибкий график и не домашний отпуск за счет работодателя. Кроме формата работы, в компании ничего не меняется: график остается прежним — с обеденным перерывом и кофе-брейком. Если сотрудник начинает бродить по квартире, сидеть в соцсетях или листать книгу, продуктивность моментально теряется.

Чтобы такого не случилось, мы используем онлайн-инструменты, которые помогают расписать рабочий день сотрудника по часам:

Без простого и понятного сервиса следить за продуктивностью невозможно, поэтому попробуйте несколько платформ и подберите подходящую для вашей компании.

Каждому сотруднику нужно давать возможность высказаться. Для этого мы проводим ежедневные собрания отделами: scrum-митинги или пятиминутки. В начале рабочего дня команда рассказывает, какие задачи сделаны вчера и какие стоят на сегодня. Участвуют все сотрудники. Таким образом, все находятся в общем информационном поле и понимают, что происходит в компании, а руководитель каждый день получает актуальный статус задач.

Все хотим по пятницам ввести коллективные Zoom-вечеринки с вином, но слишком много работы :).

Мы понимаем, что не все в восторге от ежедневной отчетности, поэтому старались набирать близких по духу людей по рекомендациям знакомых. Если сотрудникам комфортно друг с другом, и они разделяют ценности вашей компании, работа будет продуктивна как в офисе, так на удаленке.