«Отказались от Confluence и ни о чем не жалеем!», или Как SPLAT Global мигрировал на TEAMLY
«Мы совершили прыжок веры». Крупный производитель FMCG-товаров мигрировал из Confluence на отечественную платформу для управления знаниями TEAMLY. Делимся подробностями: как переносили данные, преодолевали сопротивление команды и уложились в дедлайн.
Привет! На связи команда TEAMLY. В апреле мы провели конференцию, где одним из спикеров был Антон Ярмонов, руководитель отдела развития бизнес-приложений. Он рассказал, как безболезненно перевести команду из 1000 человек на новую платформу для совместной работы. Мы узнали, почему компания решила перейти на российский продукт и как прошла миграция.
И вы тоже это узнаете после важного объявления. Приглашаем эйчар-специалистов небольших и средних компаний на бесплатный вебинар 11 июля! Полезные лайфхаки экспертов помогут быстрее закрывать вакансии и увеличить eNPS.
👉 Регистрируйтесь, если хотите делать свою работу продуктивнее!
Почему отказались от продуктов Confluence
Раньше команда SPLAT Global использовала коробочную версию Confluence для совместной работы и управления знаниями. Для автоматизации бизнес-задач задействовали также другие продукты Atlassian: Jira и Jira Service Desk.
Как использовали возможности Confluence
- Строили системы менеджмента качества (СМК). Писали протоколы внутреннего аудита процессов или подразделений.
- Разрабатывали продукты. Проводили исследования в собственной лаборатории, создавали рецептуры и упаковку.
- Вели документацию по проектам. Сохраняли и систематизировали знания, которые команда создает во время работы с продуктом.
- Развивали базу знаний. Накапливали полезный опыт сотрудников ИТ-департамента.
Когда Atlassian перестал развивать коробочную версию Confluence и перешел на решение Data Center, платформа стала продуктом end-of-life. Обновления давно не выходят, а значит, у пользователей могут появиться трудности с использованием ПО. Команда SPLAT Global не стала ждать, когда начнутся критические проблемы, и мигрировала на российскую платформу.
Почему выбрали платформу TEAMLY
Компания искала гибкую систему для управления знаниями. Платформа должна адаптироваться под задачи департаментов, чтобы каждый менеджер мог удобно организовать хранение информации. Например, в отделе развития новых продуктов делают упор на MoM (Minutes of Meeting). Это протоколы встреч команды, которые фиксируют важные этапы работы и договоренности. До миграции MoM занимали 3 000 из 4 000 страниц рабочего пространства этого отдела.
«Мы не стремимся быть лидерами по производству регламентов и правил. Менеджеры ориентируются на свой опыт и бизнес-процессы, когда выстраивают совместную работу в отделах. Главное для нас — достигать высоких результатов».
В SPLAT Global сравнили и протестировали несколько отечественных решений в области управления знаниями. Команде было важно, чтобы миграция прошла быстро и не помешала сотрудникам в текущей работе. В итоге выбрали TEAMLY, и вот какие преимущества сыграли решающую роль.
- Функционал, близкий к Confluence. Платформа позволяет пользователям легко освоиться в новом интерфейсе. Сотрудники видят привычную организацию пространства, понятную логику инструментов и почти аналогичные возможности. Поэтому команда включается в работу без особых сложностей.
Автоматический перенос рабочих пространств. Эта функция помогает перейти на TEAMLY со всей структурой, вложениями и ссылками. Сотрудники не только работали в общих пространствах, но и вели личные базы знаний. Пользователи создавали ценные материалы, которые нужно было обязательно забрать на новую платформу.
В процессе аудита базы знаний выяснилось, что коллеги часто пользуется информацией из личных пространств уволившихся сотрудников. Это означало, что неактивные страницы тоже должны мигрировать. TEAMLY закрывает и такую потребность. Платформа позволяют целиком переносить рабочие пространства всей команды, а также отдельно материалы действующих и бывших сотрудников.
«Были случаи, когда коллеги начинали вести текущие задачи в тестовой версии рабочего пространства TEAMLY — настолько просто и удобно идет миграция. Приходилось напоминать, что переезд на новую платформу еще не завершился».
Функционал TEAMLY помог команде SPLAT Global добиться необходимой гибкости в управлении знаниями. Даже если некоторых привычных опций пока нет на платформе, всегда найдется альтернативный способ решить задачу.
Как проходила миграция на новую платформу
Команда SPLAT Global опробовала первую версию мигратора данных в июле-августе 2023 года. Полностью переехать на TEAMLY планировали до конца того же года. При переносе данных иногда возникали сложные моменты, но специалисты техподдержки оперативно устраняли проблемы. Поэтому в назначенные сроки удалось уложиться.
Один из способов соблюдать дедлайны — не делать лишнего. О том, как TEAMLY помогает в этом HR-отделу, и о других тонкостях экономии времени расскажем 11 июля. Будет бесплатный вебинар для эйчаров небольших компаний.
✅ Регистрируйтесь сейчас, подключайтесь в четверг!
Сильные стороны TEAMLY
В процессе перехода отметили особенности платформы, которые упрощают саму миграцию и дальнейшую работу.
Чем Teamly выгодно отличается от Confluence
- Запуск миграции работает как self-service. Это значит, пользователь самостоятельно проводит перенос рабочих пространств, устанавливает приоритет и очередность миграции. Например, в SPLAT Global три из пятнадцати команд выразили желание быть первыми пользователями. Остальные прошли тот же путь, но уже учитывали опыт коллег.
- Управление доступами разгружает ИТ-отдел. В Confluence есть два уровня доступа: Permissions устанавливает права на действия в пространствах, а доступы к страницам регулируют работу с отдельными материалами. При этом сотрудник сможет получить доступ к странице, только если он уже есть в Permissions данного пространства. Это приводит к тому, что ИТ-отделу часто приходится открывать доступы в ручном режиме.
В TEAMLY все по-другому: сотрудники с правами самостоятельно открывают доступы к отдельным страницам для коллег и сторонних пользователей. Так удобнее работать командам, и нагрузка на ИТ-специалистов снижается.
Иерархия страниц подстраивается под права доступа. Это преимущество вытекает из предыдущего. Пользователь с ограниченным доступом сразу попадает на открытые для него страницы рабочего пространства. Сотрудник видит только нужные материалы.
Архивирование поддерживает порядок в рабочем пространстве. Неактуальные материалы можно сортировать по годам и добавить в архив, чтобы они не захламляли пространство. При этом информация остается в быстром доступе: можно легко восстановить весь архив или отдельные страницы.
Некоторые инструменты, которые в Confluence команда использовала постоянно, в TEAMLY работают по-другому. Лучше заранее рассказать об этом сотрудникам, чтобы коллеги не делали ошибок.
Сложности в процессе миграции
ИТ-отдел столкнулся с некоторыми техническими трудностями и сопротивлением команды. Обе проблемы решили: специалисты TEAMLY доработали мигратор, а сотрудники SPLAT Global помогли коллегам адаптироваться к новой платформе.
Какие технические проблемы появились при миграции
- Некоторые виджеты невозможно перенести из Confluence. Для визуализации данных команда использовала плагины, которые не работают в TEAMLY . На новой платформе нашли другие способы решения задач.
- Иногда терялись вложения, страницы или ссылки. В таких случаях повторно запускали миграцию пространства или добавляли часть данных вручную.
- Редко появлялись ошибки в переносимых таблицах. Количество сбоев было минимальным, и все неполадки легко устранялись.
Разработчики TEAMLY оперативно реагировали на обращения и решали проблемы за одну-две недели. В итоге миграция прошла без критичных задержек, и команда SPLAT пользуется новой платформой уже несколько месяцев.
«Поделюсь инсайтами, как преодолеть сопротивление команды. Прежде чем начинать работу в боевом режиме, дайте сотрудникам ознакомительный доступ. Пусть у ваших коллег будет возможность для постепенной адаптации. И самое главное: заряжайте коллектив уверенностью. Презентуйте свое решение с блеском в глазах, и все получится — команда пойдет за вами!»
Инсайты и лайфхаки от экспертов — для HR-менеджеров, занятых в среднем и малом бизнесе, — на бесплатном вебинаре 11 июля.
Отечественное решение для управления знаниями хорошо тем, что больше не придется зависеть от непредсказуемых обстоятельств. На платформу TEAMLY можно мигрировать быстро, без потери данных и ценных ресурсов. А после весеннего обновления 2024 года наши инструменты стали еще удобнее. Умные таблицы, AI-ассистент, трекер задач и библиотеки шаблонов помогут организовать совместную работу и сохранить опыт вашей команды.
ну вот. Я тоже хочу стоять у истоков миграции у себя в компании)
TEAMLY можно протестировать;) Выбирайте лучшее решение, и вперед!
Без сопротивления мало что случается)
Селяви:) Но мы стараемся это предусмотреть. А вы?
работают ли у вас текстовые гайды для обучения? мне просто кажется ,что это наихудших формат для новых сотрудников
Анатолий, для тех, кто лучше воспринимает видеоконтент, у нас на YouTube есть:
👉базовый курс по TEAMLY: https://www.youtube.com/playlist?list=PLPCX1vjGzef8lpw6AUyBTfKdvdSXddD0Q
👉 вебинары под задачи разных команд: https://www.youtube.com/playlist?list=PLPCX1vjGzef_HumSbDfk0vD_ThlguBymh
Но без текстовых инструкций по функционалу все же никуда: это самый точный и актуальный источник знаний
Статья супер, спасибо за подробности! Интересно узнать больше, как это повлияло на работу команды