Кейс: Как снизить затраты производственного предприятия за счёт скрытых резервов

Сегодня расскажу о ярком кейсе, который наглядно демонстрирует, как можно на более чем 85 % снизить ошибки, которые ведут к существенным затратам предприятия и угрозе потери репутации.

Отсутствие налаженной системы контроля за входящими материалами – боль большинства производственных предприятий.

Материалы, необходимые для выпуска основной продукции (различные детали, запчасти и комплектующие), приходят на склад, а дальше из-за отсутствия налаженной системы входного контроля начинаются негативные последствия:

❌ неисправные материалы своевременно не отбраковываются. А если отбраковываются, то не видно, по какой причине, и можно ли ее исправить;

❌ когда приходит время передавать их в производство, выясняется, что для срочного заказа нет нужного количества исправных деталей;

❌ приходится в авральном режиме дозаказывать необходимые детали (и часто по завышенным ценам!) или забирать их из производства других заказов;

❌ задержка зачастую приводит к нарушению сроков исполнения обязательств по договорам – оговоренный объем продукции не успевают произвести вовремя. Это приводит к неустойкам и другим санкциям по договорам. Отражается на репутации компании и даже может привести к разрыву отношений с покупателями;

❌ сотрудники вместо выполнения более важных задач тратят много времени на поиск изделий и отбраковку нерабочих материалов. Также у них зачастую у сотрудников нет понимания, что им нужно проверять, как и когда – потому что в системе этого нет, а есть только, например, в Excel, где информация не обновляется;

❌ из-за человеческого фактора происходит множество ошибок, нет прозрачного учета и ясной картины текущего состояния материалов;

❌ руководство тратит множество средств, времени и нервов на урегулирование ситуации.

У нашего клиента, крупного производителя дозировочных насосов, члена Российской ассоциации производителей насосов, Союза производителей нефтегазового оборудования и Европейской ассоциации Europump, были все вышеперечисленные проблемы.

Искажения в точности отображения наличия и состояния поступающих от поставщиков материалов доходили до 90%!😱

Для ведущего поставщика с огромным оборотом потери от таких искажений исчисляются сотнями тысяч рублей, а угроза, которой подвергается репутация в случае неисполнения сроков производства, огромна.

✅ Нам удалось снизить число искажений до 3-5%. Причем эти 3-5% видны сразу, и их можно оперативно исправить и избавить заказчика от лишних затрат, связанных с перезакупкой, уберечь от санкций за неисполнение договоров, потери клиентов и ухудшения репутации.

Расскажем об основных этапах, с помощью которых удалось создать надежную систему входного контроля материалов.

На момент обращения к нам у клиента уже была установлена программа 1С:ERP Управление предприятием 2 (2.4.9.70). Внедряли продукт не мы, и, к сожалению, при установке программы исполнителем не была продумана удобная схема прохождения входного контроля.

💡 На старте можно было бы предусмотреть адресное хранение материальных ценностей в ячейках – это схема, при которой учет остатков ведется по ячейкам.

При таком способе хранения бы поддерживался процесс автоматического размещения товаров в складские ячейки с учетом как особенностей самих материальных ценностей (условий, сроков хранения, размеров и т.д.), так и характеристик склада (количество ячеек, типоразмер ячеек и т. д.).

✅ Использование данного способа хранения позволяет:

При этой форме ведения складского учета можно назначить каждой ячейке определенные роли. Например, у клиента можно было бы создать такую систему ролей:

А1 – зона приемки материалов: сюда бы приходовались поступающие от поставщиков запчасти и комплектующие. И их нельзя переместить в производство из этой ячейки, так как они еще не прошли проверку. Благодаря этому можно было бы избежать неприятных «сюрпризов», когда для производства резервируются материалы, которые в реальности оказываются непригодными.

А2 – прошедшие контроль материалы, которые можно резервировать или переводить в производство и т. д.

Это типовая структура склада, которая проще настраивается и удобна в работе.

❌ Но ее нужно было устанавливать при начальном заведении склада. Заводить новые склады и перемещать на них материалы сейчас, увеличивая нагрузку на всех сотрудников, от руководителя до кладовщика, при активной работе предприятия не представляется возможным.

Мы доработали функционал системы для сотрудников технического контроля, что позволило:

При поступлении материалов на принятом приходном ордере автоматически проставляется статус «требуется входной контроль».

💡 Мы защитили эту «галочку» от случайного или намеренного снятия сотрудником, чтобы нужные материалы автоматически поступали на проверку. Физически такие материалы переносятся на отдельный стенд склада.

До автоматизации процесса на множестве материалов месяцами могло стоять назначение «входной контроль», было непонятно, сколько единиц на самом деле проверено физически, сколько из них можно передать в производство. О многих материалах забывали, и они продолжали лежать в недрах склада.

Мы создали пункт меню «Рабочее место ОТК», входя в который, сотрудник отдела технического контроля получал возможность быстро и удобно проводить проверку материалов:

Когда материалы поступают на склад, специалисты ОТК видят в системе приходные ордера со статусом «Требуется входной контроль» и начинают с ними работать.

«Рабочее место ОТК» имеет несколько зон, которые помогают наглядно отобразить, какие материалы уже проверены, какие еще не проверены, с каким складом идет работа и т.д.:

Зона настройки (выделено черным) – здесь сотрудник выбирает склад, с которым требуется поработать. Создает специальные регистры – чек-листы, которые помогают проверить материалы. На каждую позицию номенклатуры создается отдельный чек-лист (если серия и назначение материалов совпадают, на них для экономии времени может формироваться групповой чек-лист).

Зона ордеров к проверке (выделено красным) – те ордера, по которым чек-листы еще не созданы, с возможностью фильтрации по различным признакам.

Зона чек-листов (зеленый прямоугольник) – созданные чек-листы по ордерам, можно отобрать непроверенные и проверенные. Непроверенные ордера отображаются в цветной заливке, проверенные – в белой.

Функционал позволяет отдельно посмотреть нужные нам чек-листы, не переходя в общий список документов.

Далее сотрудник выбирает нужный чек-лист и идет проверять соответствующий тип номенклатуры материалов.

Расставляет при проверке галочки в нужных местах (с характеристиками материалов, которые нужно проверить), и статус чек-листа автоматически меняется, чтобы:

Проверенные материалы затем сотрудник физически распределяет по нужным отсекам склада.

✅ Чек-листы мы дополнили различными удобствами, например настроили автоматическую смену статусов, добавили вкладку «Дополнительно» с важными для учета параметрами (вроде назначения материала, ордера на перемещение в изолятор непригодных единиц и т. д.).

А также установили запрет на редактирование ключевых параметров вроде номенклатуры, характеристики, единицы, серии, что также исключает ошибки из-за человеческого фактора.

🔥 Материалы идентифицируются верно, их перемещения отображаются корректно.

Такая система не только снизила уровень ошибок в учете материалов, избавила компанию от лишних трат, помогла в срок исполнять договорные обязательства по производству продукции. Она также помогла сэкономить время сотрудников и избавила от необходимости оплачивать переработки.

Умение найти точки роста в компании, где могут скрываться ошибки и утечки финансов, и внедрить нужное программное обеспечение, помогает значительно снизить затраты и сэкономить время сотрудников, которое можно использовать на другие, более важные задачи.

Мы творчески подходим к решению задач бизнеса, глубоко анализируем особенности процессов в организации и находим красивое, функциональное решение!

Всем, кто не уснул на технических деталях и дочитал до конца — спасибо)