Онлайн-ивент на коленке: миф или реальность?

Офлайн-мероприятия отменились — к такому не был готов никто: ни агентства, ни заказчики, ни подрядчики типа кейтеринга. И только онлайн-площадкам, на которые перешли ивенты, это на руку. За последний месяц число пользователей Zoom увеличилось с 10 миллионов до 300 миллионов: акции компании по сравнению с январем 2020 года подорожали на 163%.

Некоторые компании до сих пор боятся онлайн-мероприятий, другие адаптировались, приняли ситуацию такой, какая она есть. Как организовать онлайн-ивент и подготовить спикеров? Читайте в материале Инны Анисимовой, генерального директора коммуникационного агентства PR Partner и вице-президента IPRN.

Возможности проведения офлайн-ивентов дублируются в онлайн. Но есть отличие — бюджет на мероприятие ниже. Важно понимать, как много участников вы хотите собрать и какие функции потребуются. Многими площадками можно воспользоваться бесплатно, но с ограничениями. Например, без платной подписки в Zoom можно провести эфир на 100 человек и длительностью не более 40 минут, потом нужно перезапускаться — будет ли это удобно вам, с пониманием ли отнесутся зрители? Сомнительно, но если эфир не будет долгим, то таким образом можно сэкономить. Ниже рассмотрим форматы ивентов и сервисы, с помощью которых их можно реализовать.

1. Онлайн-марафон. Это последовательные эфиры одного или нескольких экспертов и выполнение заданий участниками. Для общения организаторы чаще всего создают чаты в Telegram или WhatsApp, а эфиры проходят в закрытом аккаунте Instagram, Zoom или там же — в мессенджере. Например, Елена Блиновская за базовый марафон получает от 4000 с участника, а таких набирается немало — 200 и более.

Это распространённый вариант онлайн-ивента, когда один спикер проводит (чаще всего) эфир самостоятельно. Для него требуется функция демонстрации экрана (и то не всегда) и диалог со зрителями. Поэтому можно использовать Бизон 365, Instagram, Zoom, YouTube

Наше агентство уже провело 3 интенсива этой весной, четвертый — стартовал 8 июня. Для участников мы создаём чаты в Telegram, а эфиры проводим в Zoom. Каждый спикер получает помощь кураторов, которые модерируют выступления и отвечают на вопросы в чате во время трансляции.

2. Вебинар. Это распространённый вариант онлайн-ивента, когда один спикер проводит (чаще всего) эфир самостоятельно. Для него требуется функция демонстрации экрана (и то не всегда) и диалог со зрителями. Поэтому можно использовать Бизон 365, Instagram, Zoom, YouTube.

3. Онлайн-конференция. Когда спикеров больше, а модератор не просто ассистирует выступающему, но и участвует в дискуссии. Zoom подходит, но только не для крупных онлайн-конференций. Например, мы проводили кейсориумы в Zoom — это ежемесячные ивенты PR Partner, где 3-4 профи в течение часа делятся свежими кейсами. Каждый выступает по 15 минут, а после отвечает на вопросы. Например, недавний прошёл под названием «Коронный real-time маркетинг и адаптация бизнеса» и собрал 50 участников, среди которых были собственники МСБ, а также инхаус маркетологи и пиарщики.

Если планируется масштабная конференция, то и инструменты нужны посерьёзнее. Например, Facecast. Там мы проводили ивент для компании ESTIMA на 1300 участников в течение 3 часов. В Facecast есть возможность брендирования фона мероприятия, продажи билетов, интеграции с amoCRM и т.д.

4. Онлайн-тимбилдинг. Клиенты сейчас остро нуждаются в сплочении команд. Хотя первый подобный кейс ивент-команды PR Partner состоялся ещё до вселенской паники (с ноября по февраль) — онлайн-квест для партнеров «Путешествие с Madanes». В течение трёх месяцев 150 директоров по маркетингу ведущих российских страховых компаний боролись за приз — поездку на Средиземное море на двоих — и погружались в историю бренда и стран его присутствия. Подарок, конечно, теперь стоит выбирать иного характера, но без мотивации никак. Для реализации квеста были задействованы несколько каналов: электронная почта, группа в Facebook и WhatsApp.

В результате вовлеченность партнёров увеличилась на 55% (85% активно участвующих игроков в сравнении с указанной клиентом вовлеченностью в 30% в ранее проводимых проектах), а рост продаж составил 27%.

Определились с площадкой. Что ещё нужно сделать до старта ивента?

Хотя ивент и проводится онлайн, не рассчитывайте, что его качественно соберете за пару дней. Исключение: для вас его организует команда ивент-пчёлок. Для начала — сценарий. А после — репетиция, чтобы мероприятие прошло без заминок во время самой трансляции. В частности, спикер должен себя чувствовать уверенно — если офлайн он прекрасный оратор, онлайн — непривычная среда и могут случаться факапы, легко растеряться. Такие проблемы решаются с помощью медиатренинга для спикеров, проведенного заранее

Мы выходим из самоизоляции, но не все сразу будут готовы к массовым мероприятиям. Даже если на ивенты снимут ограничения, страх не исчезнет мгновенно. Некоторые компании, вроде Mail.ru, продлили сроки самоизоляции для сотрудников до начала осени. Поэтому в лучшем случае рынок ивентов восстановится к Новому году.