Может ли SaaS-сервис упр. учета решить проблему с отчетами и в каких случаях?

Бизнес занимается сборкой и эксплуатацией вендинговых аппаратов (конкретнее не могу - NDA, но ситуация свежая и реальная)

ДАНО:
1.по отчётам в Excel - есть прибыль и деньги, по факту - кассовые разрывы;
2. идёт активное строительство новых аппаратов и непонятно, где брать деньги, есть страх привлекать инвестиции на развитие, учитывая текущую стоимость заемных средств;
3. в компании несколько учредителей, а есть ещё и соинвесторы, у которых разные доли и базы для расчётов;
полноценного бухгалтерского учёта нет, только для целей налогового;
банковские выписки загружаются нерегулярно;
4. много расходов за наличный расчёт: что-то покупается в Китае, что-то на Авито, чтобы сэкономить. Деньги перечисляются на эти цели сотрудникам, сотрудники закупают что-то на свои, потом просят вернуть долг.
Задача номер один - оценить достоверность текущей отчетности и посмотреть где "живут" первичные данные.

Отчёты в Excel представляли собой смесь начисления и оплат, сбитых формул, различных логик распределения затрат и переделывались до 26 раз за месяц. Данные заносились вручную, каждый отчет был на отдельном листочке, причем в компании довольно часто менялись финансисты и о преемственности и непрерывности отчетности речь не шла. Несколько раз собственники заказывали аудит отчетности, приходили аудиторы и говорили - все плохо, но дальше работа не велась.

Решили восстановить отчёты за предыдущий год из первичных данных и несколько месяцев текущего года с одновременной проверкой старых отчетов, так как на их основе рассчитывали инвесторов и соинвесторов, что всегда очень узкое место: чревато конфликтами интересов.

Ранее отчёты создавались на основе данных из чата, где все, кто что-то тратил, делали пометку ну или не делали. Например, снимали деньги, часть тратили на нужды бизнеса, а часть на личные. Вот такая мешанина цифр и данных...

Большой соблазн был начать автоматизацию с чистого листа, но это было абсолютно исключено. Так как данные — это слишком большая ценность для принятия решения. Своя накопленная статистика скажет о бизнесе гораздо больше, чем любой бизнес-консультант.

Проанализировав все доступные источники данных, приняла решение восстанавливать учет и вести его дальше в Saas -сервисе "Финансист" , использую его 4 года, расскажу про плюсы и минусы, но именно для этой задачи он подходил оптимально.
1. Выгрузили данные из чата в Excel, привели их в табличную форму, добавили источник платежа (касса, расчётный счёт), статью.

2. Параллельно в сервисе провели прямую интеграцию с расчётными счетами и также разобрали по источникам платежей и статьям, удалили дубликаты платежей по расчётным счетам из чата, тем самым получив информацию: кто и на что тратил наличные. В совокупности - более 10 тыс. операций. Но так мы поняли, у кого зависли деньги на руках, а кому компания была должна.

3. Приличное время ушло на схлопывание внутригрупповых оборотов, когда деньги по личным картам кидались от сотрудника сотруднику, если мы не видели встречного подтверждения, то просили подтверждающий скрин перечисления. В итоге после серии очных ставок и видеозвонков истина была установлена.

Оставшиеся на личных счетах учредителей средства были объявлены их дивидендами, в силу чего несогласные пошли искать куда они их тратили и выявили ещё приличную сумму расходов на нужды бизнеса, неучтенную ранее.
Результат: выяснилось у кого на руках денежные средства бизнеса, и кто из инвесторов сколько денег вывел. Далее предстояло определить, а сколько они имели право забрать.
Из платежей в сервисе создали документы и распределили их по времени и проектам. Каждый аппарат был заведён как проект, прямые затраты были распределены по проектам, а косвенные распределены по объёму продаж.— Сервис «Финансист» помог провести трендовый анализ, сравнить данные в статьях по периодам и проанализировать причины отклонений. Поэтому сразу видно, где забыли внести данные. В системе уже есть шаблоны для сравнения данных по периодам, см СКРИН 1

Стала понятна общая прибыль и по проектам, выявлены были автоматы, требующие перемещения в другие локации для увеличения прибыли. Наконец-то верно рассчитали дивиденды, естественно, они оказались меньше.
Редко встречаю ошибки, которые занижают прибыль, обычно много неучтенных затрат. А выведено было из бизнеса больше, чем заработано, что в совокупности с ростом бизнеса и дало кассовый разрыв в несколько миллионов.
Что теперь: данные можно крутить в любых аналитических срезах, выборки не занимают много времени, можно посмотреть, сколько затрат за какой-то период времени пошло на проект.— После занесения всех данных в «Финансист» их можно сравнивать в любом необходимом вам разрезе. Сервис позволяет выстроить «Сводный отчёт», благодаря которому можно анализировать финансы по периодам и проектам. Это позволяет увидеть полную картину и сопоставлять данные в динамике.

Любую цифру можно проверить, в любую статью «провалиться» и расшифровать, не нужно просить финансистов, любой расход в ПиУ связать с оплатой в ДДС, понять, что начислено, но пока не оплачено. Отчетность понятная и проверяема самими собственниками, а, следовательно, ей доверяют. Читать, анализировать и проверять свои цифры МОЖНО и НУЖНО научиться быстро с нашей помощью, даже если Вы не владеете знаниями финансов и программирования.— Пользователь может детализировать данные в том масштабе, в котором ему необходимо. «Финансист» позволяет «провалиться» внутрь каждой операции и понять, когда и куда ушли деньги, — см СКРИН 2

Расходы по наличным заносятся через чат-бот, а по картам физлиц – через интеграцию с Дзен мани, ДДС актуален на утро следующего дня, конечно с нашей помощью. Реакция собственников: это какая-то магия…

За кадром: выверки, сверки, интеграции, звонки и переговоры, выяснения и описания процессов, финансисты как уколы - полезные, но бывает неприятно

В работе сейчас: создание плана в сервисе, тем более сейчас, когда вся накопленная статистика есть, данная финмодель будет максимально точной, внедрение согласования платежей. Кстати, прямо сейчас «Финансист» позволяет бесплатно и навсегда автоматизировать согласование.
ВЫВОД:

ПЛЮСЫ: сервис как база данных подойдет компаниям, занимающимся арендой, услугами, образованием, торговлей (для торговых есть интеграция с маркетплейсами). Цена входа в рынке, возможность использовать не весь функционал, а потом подключать его "на вырост", для финансиста он вообще прост и понятен.
МИНУСЫ: возможность использовать сервис и в производстве, строительстве, есть НО как BI-систему, которая точно не исчезнет с российского рынка, но только в совокупности с другим ПО, т. к. складского учета в сервисе нет. Баланс нужно будет собирать управленческий в Excel. Хотя с учетом того, что ДДС и ПиУ будут - все равно проще. О таких кейсах расскажу позже.

Сервис "Финансист" согласился дать бесплатный пробный месяц клиентам, которых я зарегистрирую в сервисе. Напишите мне, если вы готовы внедрять учет, можем предварительно пообщаться для оценки целесообразности использования сервиса