3 простых инструмента тайм-менеджмента для удалёнки и неудалёнки

В момент самоизоляции каждый оказывается сам по себе. Да, утренние совещания, daily, «летучки» никто не отменял. Но в некоторой степени люди краешком ощутили одиночество — а оно умеет сбивать с рабочего ритма.

Существуют три простых инструмента тайм-менеджмента, которые помогали людям в самых сложных ситуациях сохранить контроль над своей жизнью и временем. Эти инструменты настолько базовые, работают в любой среде, что наша эпоха самоизоляции и карантина — точно не исключение.

Сейчас основная сложность в том, что поток информации увеличился в несколько раз. Мы уже давно живём в цифровом мире. А в эпоху самоизоляции почти 100% людей заметили, что стали работать ещё больше.

Потоки информации стали еще объёмнее, количество информации стало еще больше, от компьютера мы не отходим примерно с утра до вечера, а вечером "пересаживаемся" на смартфон.

Потому первостепенная задача сейчас – научиться фильтровать информационный поток. Тайм-менеджмент, он не про то, как сделать больше за 8 часов, он про то, как сделать важное за 8 часов.

Но инструментов тайм-менеджмента великое множество. Если попытаться внедрить правильную по литературе структуру тайм-менеджмента, то на ее поддержку будет уходить больше сил, чем на продуктивную работу. Поэтому я для себя внедрил три простых правила тайм-менеджмента, которые помогают всегда, и особенно в эпоху самоизоляции.

Инструмент № 1. Есть такая очень известная матрица — она называется Матрица Эйзенхауэра. Да, она у всех уже набила оскомину, как buzzword. Но, в целом, многие люди не знают, что можно достаточно быстро фильтровать входящую тебе информацию, как важную и срочную. И, соответственно, это матрица «2 на 2»: «срочные важные», «срочные неважные», «не срочные важные», «не срочные не важные».

В зависимости от того, куда примерно попадает тот квант информации, который ты пытаешься сейчас потребить, его надо либо делать сразу, либо не делать вообще, или не срочно и не важно. Но человек часто продолжает уютное и обычное сидение в соцсетях. Вот только надо чётко понимать, что ты, условно говоря, сейчас прожигаешь время. Выбрасываешь жизнь в пустоту. Ты не делаешь ничего полезного ни для кого, и даже не отдыхаешь по-хорошему.

Все мы люди: любим посидеть в Инстаграме, полистать ленту Фейсбука, и достаточно быстро получить дофаминовую плюс окситоциновую дозу — получить радость, правда крайне недолговечную. Но надо понимать, что этого лучше не делать по-хорошему от слова вообще. Чтобы время, по крайней мере, эффективно использовать.

Дальше задачи не срочные, но важные. Это то, чем мы должны заниматься постоянно. Не срочно важные задачи – это задачи нашего здоровья, задача нашего развития, задача нашего обучения и так далее. Нужно перманентно этим заниматься, и заранее. Потому что в этот момент это не срочное, не важное может превратиться в срочное. Срочные проблемы со здоровьем, срочные проблемы с обучением того, что ты не знаешь, того, что должен знать в своей профессии, срочно ты вдруг понял, что у тебя плохие взаимоотношения с супругой, с супругом, с девушкой и так далее. Поэтому ими нужно заниматься до того, как они становятся срочными. Из этого должна состоять наша работа каждодневная, работа над не срочными, но важными задачами.

Потому что срочные, важные задачи – это задачи, это тот пожар, который мы тушим каждый день, который идёт у нас потоком, и мы пытаемся что-то с ним сделать.

Если правильно работать над не срочными, но важными задачами, срочных и важных задач просто не появится.

В идеале такого, наверное, не бывает никогда.

Но, тем не менее, можно свести к нулю. Есть отдельный вид задач, который не срочные, но важные. Важные, но не срочные – это те, которые можно и нужно делегировать. Это те задачи, которые нужно трактовать очень широко. То есть, делегировать — не просто подчинённым дать. Допустим, чтобы убирать дома имеет смысл начать нанимать людей, которые убирают, а ты в это время продуктивно потратишь на какой-то свой продукт. Или не ходить в магазин, а заказать доставку. В современном мире возможностей для делегирования очень-очень много.

Инструмент №2. Он называется пустой Inbox. Это те задачи, которые важные, которые сыпятся тебе, которые нужно сделать здесь и сейчас. Есть такая рекомендация, Inbox – это хранилище всей входящей к тебе информации. Его нужно держать пустым, свободным, проработанным. Это просто психологически приятно — да и полезно иметь его пустым. Когда ты задачу, либо делаешь, либо планируешь на выполнение, получаешь такую галочку в голове, дофаминово-окситоциновую дозу, что ты сделал, молодец. Ты сделал это правильно, завершение принято, задача сделана, и мозг тебя за эту дофаминовую мотивационную конфетку и получает.Эта конфетка та же, что за листанием в Фейсбуке, но здесь ты реально за дело получаешь — и продвигаешься вперёд по своей жизни, а не бездумно пролистываешь километры чужих бесполезных тебе жизней. Поэтому, держать его, по возможности, надо пустым, руководствуясь третьим правилом.

Инструмент №3. Называется правилом 5 минут. То есть, на любую задачу, которая попадает в твой Inbox, у тебя есть 5 минут. Почему 5 минут? Потому что, как правило, ты какой-то задачей занимаешься, и ты можешь отвлечься от неё не больше, чем на 5 минут. Почему на 5 минут? Потому что за это время у тебя не успеет уйти контекст предыдущих задач, и ты успеешь к ним вернуться, не потеряв наработки.

В течение 5 минут что можно сделать? Если задача занимает меньше 5 минут, ты сразу её делаешь. Маленькую задачу за 5 минут нужно делать сразу и всегда. Потому что это заблуждение, что, если я сейчас ее не сделаю и отложу на потом, мол, как будто на балкон вынесу — и у тебя вдруг придёт в выходные озарение убрать там всё, что у тебя накопилось на балконе, вы не уберёте там никогда. А, если бы, грубо говоря, какая-то картонная коробка осталась, выкинь пойди лучше сразу, не перекладывай на балкон, чтобы потом думать, что с ней делать. Она всё равно будет торчать в памяти, как лом в голове — и дверные косяки будет задевать и бейсболка сидеть будет криво.

Второй момент, если задача за 5 минут не укладывается, такое реально бывает, что мы можем сделать? Мы можем запланировать её выполнение, примерно прикинуть, когда к ней можно прийти. То есть, таким образом все задачи, которые у тебя в Inbox поступают, ты их маркируешь, например, планируешь для выполнения, либо выполняешь. Таким образом, у тебя все задачи в твоем Inbox должны быть пустыми.

Эти три правила достаточно быстро и эффективно позволяют вылавливать из всего этого бешеного потока информации важные задачи и их обрабатывать.

Советами по тайм-менджменту в эпоху пандемии поделился Алексей Куксёнок, соавтор и ведущий онлайн-курса «Профессия SCRUM-мастер». Алексей проработал 15 лет в ИТ-индустрии в различных ролях, 12 из которых в иностранных компаниях, как продуктовых, так и сервисных. За время карьеры побывал и на стороне исполнителя, и на стороне заказчика. Руководитель проектов в компании DataArt, входящей в Inc. 500 I 5000 (самые быстрорастущие компании США), в список 1000 компаний «вдохновляющих Британию». Участвовал в трех десятках проектов с численностью сотрудников от 2 до 60 человек, реализованных, как и с использованием гибких методологий (Scrum, Kanban), так предиктивных (PMI-PmBoK). Спикер международных и российских конференций, организатор митапов, воркшопов, конференций и тренингов.