Otto Group Russia: жизнь в компании после ослабления режима самоизоляции

О том, что изменилось во внутренней работе ритейл-гиганта рассказала Елизавета Двойных, директор по персоналу Otto Group Russia.

Компания Otto Group Russia ведет свой бизнес в сфере дистанционной торговли. Мы не прекращали деятельность во время карантина и продолжаем работу в прежнем режиме в Твери. Московская команда уже с конца марта работала из дома (за исключением точечных необходимых поездок в офис), в Твери мы оперативно перевели на Home office часть CRM команды и офиса, задачи которых позволяли работать из дома. К моменту снятия первых ограничений мы разработали план поэтапного возвращения сотрудников в офис до конца года, включающий весь ряд необходимых мер безопасности работы команды.

В Москве в головном офисе компании мы решили продлить режим удаленной работы, т.к. это по-прежнему самый безопасный вариант. Для первого этапа возвращения мы ввели ограничение на количество сотрудников: одновременно в офисе смогут находиться не более 20% от численности всей московской команды. Чтобы контролировать этот процесс, мы разработали систему бронирования возможности присутствовать в офисе на каждую конкретную дату. Система не позволяет сделать бронь, если план по количеству присутствующих в этот день превышает заданное значение.

Также мы ввели гибкий график работы в офисе, чтобы сократить личное взаимодействие сотрудников. Он позволяет выполнить необходимые рабочие задачи, требующие присутствия в офисе, и вернуться домой, продолжив свой рабочий день из дома.

Работа из дома не является новым форматом для нашей компании. Еще до пандемии у нас активно использовалась опция home office без потери эффективности работы команды.

Мы тщательно подготовили офис к первому этапу возвращения сотрудников 15 июня. Конечно, это касается в первую очередь санитарных мер. На территории всего офиса установлены бесконтактные санитайзеры и максимально увеличена частота уборки, дополнительная обработка поверхностей антисептическими средствами проводится несколько раз в день. В помещении осуществляется регулярная дезинфекция воздуха, для ковровых покрытий ведется специальная санитарная обработка. Мы также обеспечили необходимую дистанцию между рабочими местами, в кафетериях и в переговорных комнатах.

В помощь сотрудникам для адаптации к новым реалиям мы провели большую коммуникационную кампанию – разработали гайдлайн с основными рекомендациями, организовали дистанционную встречу для обсуждения всех новых правил организации работы в офисе, разместили все основные правила во всех возможных каналах коммуникации (от плакатов до скринсейверов). Гайдлайн включает в себя всю необходимую информацию: использование средств индивидуальной защиты и измерение температуры, ограничение очных встреч и количества присутствующих в переговорных, соблюдение дистанции в 1,5 - 2 метра, использование лифта только одним человеком, разделение лестниц по направлению движения (только вверх или только вниз), бронирование столиков в корпоративных кафетериях (для управления количеством присутствующих), и многое другое. Также мы регулярно напоминаем о персональной ответственности и просим коллег не стесняться и напоминать друг другу об этих правилах в случае, если кто-то забудет о мерах предосторожности, особенно это будет актуально на следующих этапах, при увеличении количества сотрудников в офисе.

В этот непростой период мы стараемся больше общаться с командой, регулярно проводя опросы, которые помогают понять настроение сотрудников, узнать их проблемы и пожелания, организуем общие встречи онлайн.

Мы адаптировались и научились работать в новом режиме, но возможность вернуться в офис, пусть даже постепенно, - это радостное событие, которое многие ждали, и мы решили его отметить: в середине июня сотрудников Otto Group Russia встретил украшенный офис с приятными сюрпризами на столах, символизирующими начало лета и нового этапа нашей совместной работы.

В Твери, где располагается логистический комплекс компании ООО «БИЗНЕС СЕРВИС», сотрудники продолжают работу без изменений в графике. На протяжении рабочего дня обязательным является соблюдение санитарных требований, социальной дистанции и использование средств индивидуальной защиты.

Мы внимательно следим за ситуацией в офисах и на производстве в Москве и Твери, регулярно измеряем температуру сотрудников на входе и в течение дня. Если температура даже минимально превышает норму, сотрудники направляются домой. Также в Москве мы проводим тестирование на коронавирусную инфекцию согласно рекомендациям на регулярной основе.

COVID-19 ускорил процесс воплощения идей о реновации нашего Московского офиса.

Мы обсуждаем возможность увеличения количества дней работы из дома в будущем, что может высвободить часть рабочих мест, и при введении дэскшэринга открывает новые возможности для организации дополнительных креативных пространств для общения и индивидуальной работы, а также для отдыха и смены обстановки в течение рабочего дня. И мы уверены, что дополнительное пространство, новые краски и креативная атмосфера будут вдохновлять нас на новые интересные проекты и достижения!