Как правильно приветствовать нового сотрудника. Гайд по онбордингу в компании — этапы, примеры и рекомендации.

Помню случай, когда в одном стартапе забыли предупредить команду о приходе нового маркетолога. Девушка пришла в офис, а никто не знал, кто она и зачем пришла. Неловкая ситуация, не правда ли?

Что касается организации встречи/офиса/документов, то, конечно, у HR отдела должен быть четко организован процесс, по сути, необходим чек-лист. Когда речь про онлайн формат работы (в SEOWORK много работают на удаленке), то в подготовку рабочего места в основном входит подготовка учеток в CRM-системах м прочим софте.

Со стороны руководителя важно взять на себя информирование о приходе нового коллеги, я обычно на регулярных планерках рассказываю кого мы ищем и если кто-то готов выходить предупреждаю с какой даты выйдет и за какой блок будет отвечать, тогда все готовы к новому сотруднику и ждут его.

Для онлайн формата работы экскурсию по офису заменяет знакомство в чатах, звонки в Zoom, предоставление материалов с информацией о структуре компании, профильных чатах, процессах и пр

Я всегда рекомендую руководителям находить время для личной встречи, даже если график очень плотный, но у самого, к сожалению, не всегда выходит и тогда приходит на помощь наставник и возможность общения в чате онборда (в telegram, там мы ведем всю коммуникацию в компании).

Чат онборда это ключевое место, где сотрудник ведет общение пока проходит онборд, в нем закреплен план адаптации по дням (о нем ниже детальнее расскажу), сотрудник должен двигаться по дням, задавать вопросы и получать ответы. Кроме этого с сотрудником запланированы регулярные звонки с наставником или с руководителем, где он может голосом задать свои вопросы и давать обратную связь.

Пока готовил статью узнал о практике "кофе-знакомств": в течение первой недели новичок проводил 15-минутные встречи с ключевыми коллегами, обязательно попробуем у себя внедрить это решение

Культура — это не то, что написано на стенах офиса. Это то, как люди ведут себя, когда никто не смотрит. Поэтому важно не просто рассказать о ценностях, но и показать, как они реализуются в повседневной работе.

У нас это происходит нативно, через рассказы про нашу корп культуру с разных сторон и наблюдение за этим сотрудником в чатах и на звонках.

Коротко — у нас открытое, доброжелательное и, с большим желанием помочь, общение в команде.

Погружение в культуру происходит поэтапно: Сначала про культуру в компании говорит HR и руководитель на собеседовании, потом добавляется наставник и в процессе онбординга все материалы об этом говорят. Потом при взаимодействии с отделом замечает и наблюдая за общением в чатах/звонками с другими отделами… и финально на корпоративе 😅

Конечно это не отменяет фильтра кандидатов подходящих нашим ценностям до выхода к нам.

Это самый важный пункт и самое сложное, что есть в процессе онбординга — план.

С этой информацией новый сотрудник будет взаимодействовать/работать 99% времени. В зависимости от того, насколько эта информация структурирована/понятна/открыта, сотрудник сложит свое представление о компании.

По сути план онборда — это не только сокращение времени на адаптацию сотрудника, но и точка для удержания сотрудника, контроль уровня квалификации в отделе после онборда, экономия времени/денег на тех кто не готов/не способен пройти онборд (такие тоже бывают), единое восприятие корп. культуры и базы знаний.

Что входит в план онборда для отдела аккаунтинга по блокам:

1. SEO — базовые знания про работу с SEO, за основу взяли курс от Rush Agency

2. Платформа — обучающий курс платформы SEOWORK и дополнительные видео по работе с платформой для аккаунтов

3. Звонки с клиентами — много записанных видео с клиентами, где разбираются разные запросы/ситуации

4. Процессная информация по работе в отделе — видео и документы по работе с CRM, тикетами, отчетами, коммуникация между отделами, ценностями платформы и пр.

5. О компании и структуре — общая информация про отделы, кто чем занимается и за что отвечает

6. Про SaaS бизнес — курс про то как устроен SaaS бизнес, чем он отличается от других, юнитэкономика, маркетинг и почему в нем так важны аккаунты

Эти материалы подаются асинхронно, т.е. в один день смотришь видео про SEO и про платформу, на другой день звонки с клиентами и процесс и т.д., чтобы с разных сторон усваивалась информация

Целью прохождения онборда является успешная «сдача» знаний про платформу сначала коллегам в отделе, потом руководителю. Перед отправкой «в бой» аккаунта нужно быть уверенным, что он знает детально все про платформу, ее ценности и как необходимо работать с клиентами.

Итого — 62 видео, 20+ рабочих дней, срок зависит от скилов сотрудника, но +/- совпадает

У нас социализация встроена в план онборда, т.е с первого дня появляются регулярные встречи внутри отдела, между отделами и 1-1 с руководителем.

Для всех новичков задается вопрос рассказать 3 забавный факта о себе, что сразу создает теплую атмосферу.

При «сдаче» знаний про платформу другим коллегам в отделе отводится время рассказать свой опыт/лайфхаки по работе на задачами, коммуникации в компании

Конечно, всегда помогает и на связи наставник, к кому можно прийти за советом и кто поделится всей картинкой из жизни в компании, это очень важная точка по социализации

Мы регулярно запрашиваем обратную связь от тех кто только прошел онборд и улучшаем те материалы, которые будут смотреть новые сотрудники. Свежий взгляд со стороны и фокус на проблемных моментах упрощает механику улучшения материалов.

Если говорить обратную связь от того кто онбордится, то эта обратная связь встроена в формат общения (он открытый и регулярно спрашиваем фидбэк как есть), кроме этого есть процесс с 1-1 для каждого. Когда руководитель отдельно обсуждает трек развития сотрудника, дает обратную связь и получает развернутую оценку по процессам в компании, тут подробнее писал про 1-1.